kommunikationsgruppemøde tirsdag d. 30. september
Hvornår:
|
Tirsdag d. [[tel:30/09-2014|30/09-2014]] kl. 19.30-21.30
|
Hvor:
|
KBHFFs fælleslager
Kastanie Allé 16 (ind i gården og til venstre)
|
Ordstyrer:
|
Koordinationsgruppen
|
Referent:
|
Cecilie
|
Deltagere:
|
Kommer:
|
Afbud:
|
Amager
|
|
Esther, Lisbeth
|
Christiania
|
|
Line
|
Frederiksberg
|
Susanne
|
Louise, Julia
|
Islands Brygge
|
|
|
Nørrebro
|
Mia
|
Kirstine
, Line Rom (Grafik)
Emma - er blevet syg :(
|
Ydre Nørrebro
|
Anja, Cecilie
|
|
Nordvest
|
|
|
Sydhavnen
|
|
|
Vanløse
|
Julie Tollund
Cecilie Holmgaard Petersen
|
|
Vesterbro
|
Sara
Angela
|
Torsten
|
Østerbro
|
Kasper
Antoine
|
Renata
Marie
|
Referat
1. Velkomst og intro-runde for nye og gamle
2. Præsentation af kommunikationsgruppen og de forskellige arbejdsgrupper
Kommunikationsgruppen:
Kommunikationsgruppen er èn stor fælles gruppe. Alle medlemmer er registreret på teamoversigten. Det er vigtigt, at vi holder oversigtet opdateret.
For at gøre vores arbejde nemt og overskueligt har hvert medlem tilmeldt sig en arbejdsgruppe. Det giver os alle et overblik over, hvem der er ansvarlig for de forskellige arbejdsopgaver, der er i kommunikationsgruppen.
Der er valgt en kontaktperson til hver arbejdsgruppe.
Arbejdsgrupper:
- Opskrifter og råvarebeskrivelser: Gruppen har været aktiv siden sidste møde og lagt opskrifter på hjemmesiden. Gruppen ønsker at arbejde på at opskrifter bliver mere synlige, fx på Facebook.
- Redaktion af hjemmeside: Medlemmer af gruppen satte fokus på behovet for at omstrukturere og opdatere hjemmesiden og wiki, så de bliver mere brugervenlige og nemme at navigere rundt på og bedre integreret med hinanden.
- Portrætter: Gruppen har siden sidste møde arbejdet på at brainstorme på spændende projekter. Gruppen efterlyser retning om, hvilken vej kommunikationsgruppen skal bevæge sig i og hvilke historier vi ønsker at have fokus på.
- Sociale medier: Gruppen har siden sidste møde arbejdet på at brainstorme på en strategi for de sociale medier. Gruppen til starte med Facebook for at gøre det overskueligt. Et medlem planlægger også at starte en Instagram takeover, hvor fx medlemmer og avlere skal vil skiftes til at uploade billeder.
- Fotos/billeder: Gruppen har været aktiv siden sidste møde, men var ikke repræsenteret til mødet.
- Grafikgruppen. Susanne var tilstedet for grafikgruppen og fortalte, at der allerede eksisterer en grafikgruppe. Gruppen har indtil videre arbejdet på individuelle projekter og ønsker at finde en afklaring om, hvordan gruppen skal fungere fremadrettet.
- Analytics: Jacob er ny i kommunikationsgruppen og undersøger til næste møde, hvilke muligheder der er for analytics på de forskellige platforme.
- Arrangementsgruppen: Antoine var repræsentant for arrangementsgruppen. Der var enighed om, om det vil give god mening at lægge de to grupper sammen. Cecilie vil sende en mail til arrangementsgruppen og aftale et møde, så vi kan tale om, hvordan sammenlægningen skal foregå bedst muligt og få et godt samarbejde fremover.
Hvordan vil vi arbejde fremadrettet?
- Kommunikationsgruppen har fået mange nye medlemmer og har behov for at strukturerer sig på ny. Cecilie foreslog, at vi i fællesskab definerer ét fælles projekt og mål, som vi ønsker at arbejde hen i mod. Vi kan fx vælge et team, som vi alle ønsker at fokusere på de næste 6 måneder. Der var umiddelbart opbakning til, at vi vælger et fælles team, som vi alle arbejder under med det formål at fokuserer vores kommunikaiton og tale med en fælles stemme. Forslag til temaer: Fastholdelse af eksisterende medlemmer, tiltrækning af nye medlemmer, intern kommunikation. Vi tager diskussionen op om temaer igen til næste møde.
- Der blev udtrykt et stort ønske om, at vi tager en diskussion om, hvordan vi kan forbedre hjemmesiden. Det blev kort drøftet, at forbedring af hjemmesiden kan være et fællesprojekt for alle grupper. Vi tager diskussionen op om hjemmesiden som fælles projekt igen til næste møde.
- Vi holder møde den sidste mandag i hver måned. Vi vil gerne have en kultur i kommunikationsgruppen, hvor alle arbejdsgrupper møder op til mødet. Alle arbejdsgrupper skal til hvert møde udfylde en kort beskrivelse af, hvad de arbejder på og medbringe til mødet.
Opgave til alle arbejdsgrupper til næste møde d. 27 oktober:
- Alle arbejdsgrupper formulerer en kort beskrivelse af gruppens formål og arbejdsopgaver.
- Grupperne skal også tale om, hvor mange medlemmer de ønsker at være i hver gruppe. Det vil gøre det nemmere i forhold til at rekruttere nye medlemmer og så vi undgår, at nogle grupper i perioder bliver oversvømmet af nye medlemmer.
Punkter til næste møde:
- Hvordan skal vi holde nem og hurtigt kontakt fremadrettet? Der blev foreslået en Facebookgruppe, som der var opbakning til. Koordinationsgruppen undersøger de forskellige muligheder, fx Samba.
- VI mangler et overblik og medier/programmer i kommunikationsgruppen.
- Mere og bedre kommunikation på engelsk blev foreslået - fx på de sociale medier
- Skal vi have en fælles dokumentmappe?