Indkøbsgruppemøde 30. juli 2012

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	mandag den 30. juli kl 18
Hvor:	hos Mogens på Julius Bloms Gade 3, 3.tv
Kommer:	Bente, Nina, Ane, Carsten, Erik, Tommy, Charlotte
Afbud:	Alexander, Nynne(min fødselsdag)Jette (ferie)
Snacks/Mad:	Mogens laver aftensmad, mums :)
Ordstyrer:	Erik
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Mogens

Dagsorden:

(Prioritering af dagsorden)

1. Godkendelse af referat
Charlotte havde et par spørgsmål til referatet:

• Vi gennemgik hvordan wiki-link til ugens pose fungerer.
• Vi besluttede at skrive opsamling af spørgsmål fra medlemmer på hjemmesiden.

2. Nyt fra kollektivgruppen
Vi skal finde ud af hvordan kommunikationen mellem Gladsaxe, afdelingerne og økonomigruppen fungerer, så vi bliver bedre til at håndtere fejlleverancer. Poul fra Amager er i gang med at udvikle et bedre system.
Vi foreslår, at der er en afkrydsningskolonne til både Gladsaxe-vagten og butikkernes modtagevagt.

3. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
Vi skal holde øje med om der er et mønster i hvilke avlere, der sender forkert / mangelfulde leverancer og hvilke afdelinger, det går galt i (kan vøre et spørgsmål om rutine). Vi kan bede økonomigruppen om et overblik over hvor mange fejlleverancer, der har været.
Vi foreslår, at der laves en beskrivelse af det, man skal gøre i afdelingerne, hvis der er for lidt af en vare / mangler en vare. Vi skal have en tekst om det, der skal gøres. Carsten formulerer.
Afdelingerne skal have ansvaret for kvalitetskontrollen (især når det gælder varer, der kan blive fordærvede under transporten til afdelingerne).
Vi kan evt. anmode om at der laves en ekstra "vejevagt" i Gladsaxe i en periode. Gladsaxe-vagten har ansvaret for en "grovvurdering" af om det er de rigtige mængder, der er kommet.
Vi kan bruge lidt mere tid på at lege "detektiv" for at finde ud af hvor det er gået galt. Men det er meget svært.
Hver afdeling kan få en farvekode, så kasser og sække kan mærkes.
Vi foreslår, at der laves en tredelt model for medlemsundersøgelser, i form af

• Et spørgeskema, så vi kan følge med i hvor tilfredse medlemmerne er med ugens pose
• Medllemmer af indkøbsgruppen sidder med jævne mellemrum i deres afdeling og taler med folk om ugens pose
• Næste års sæsonplan gøres synlig for medlemmerne

Til næste møde laves et oplæg til opgavebørsen, der omhandler udformning af spørgeskema og behandling af data. Nina og Mogens laver et oplæg. Carsten lægger det på opgavebørsen.

4. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Charlotte gennemgår bestillingsmanualen for dobbeltkonfekt og laver unummerede bullet lists om til nummererede, så det er nemmere at referere mellem de enkelte punkter.
Linket til ugens pose blev gennemgået under punkt 1.

sidste punkt: opdatering af vagtplan og næste møde
Næste møde afholdes i MultiTaske, Nørrebrogade 41 den 27. august kl. 18.00.