Møde i kommunikationsgruppen 26. maj, 2014

Hvornår:	Mandag d. 26/05-2014 kl. 17-19 (sidste mandag i måneden)
Hvor:	The Hub, Nørrebrogade 52C, 2.tv, 2200 København N (inde i den bagerste baggård hvor også Meyers Madhus ligger)
Overstyrer:	Line
Referant:	Thomas

Deltagere:	Kommer:	Afbud:
Amager	Thomas	Lisbeth
Christiania	Intet udmeldt	Ikke til stede
Frederiksberg	Jamie	Susanne
Islands Brygge	Intet udmeldt	Katinka
Nørrebro	Irene, Line, Jonas
Ydre Nørrebro	Intet udmeldt	Ikke til stede
Nordvest	Intet udmeldt	Ikke til stede
Vanløse	Intet udmeldt	Ikke til stede
Vesterbro	Intet udmeldt	Torsten
Østerbro	Niels-Simon	Renata, Esther

Dagsorden:
Da der ikke var nogen af de drivende kræfter fra tidligere møder til stede under dagens møde var vi lidt tvunget til selv at komme frem til en dagsorden. Det kom vi ikke, men vi har stadig lavet et referat der efterfølgende har udløst nogle problemstillinger som vi i fremtiden kan tage hul på, dog kræver dette at både Nyhedbrevsgruppen og Programming Group er til stede til næste møde!

Umiddelbart er der kommet følgende problemstillinger frem efter dagens arbejde:
Kommunikation til nye medlemmer i de enkelte afdelinger
Generel strømliniet kommunikation i KBHFF (intern)
Mangel på repræsentation fra de enkelte afdelinger til det fælles kommunikationgruppe
Hvilke værktøjer bruger de enkelte afdelinger og grupper i fællesgruppen til kommunikation grupper imellem

Disse vil også fremgå af referattet.

Her er referatet fra dagens møde, samt en kort opsamling efter et lille møde jeg (Thomas, Amager-afdelingen) deltog i omkring den interne kommunikation mellem indkøbsgruppen og de indkøbsansvarlige i lokal afdelingerne.

Referat fra Kommunikationsmøde d. 26 maj, 2014, 17-19

Dagsorden:

Ikke eksisterende

Dagen:

Den første halve time er gået med at tale om vores oprindelse i KBHFF samt individuel introduktion iblandt.

Vi kiggede på sidste mødes referat og har gennemgået det med henblik på at få gang i mødet.

Det nye overordnede IT-system bliver diskuteret, men da ingen er tilknyttede er der ingen der ved hvordan det hele hænger sammen.

Nyhedsbrev/intromail til nye medlemmer:
Medlemshåndbogen bliver diskuteret og det bekræftes at den skal opdateres både grafisk og litterært. Samt nemmere adgang til denne fil for nye medlemmer.
- Tore kan muligvis henvise til hvem der skal stå for teksten, den grafiske gruppe ser på medlemshåndbogen, grafisk set og tager muligvis kontakt til Tore.
- tage kontakt til infovagterne i de forskellige afdelinger og forhøre sig om de oftest stillede spørgsmål blandt medlemmer, nye som gamle. (agenter: Jonas, Line, Thomas) (denne post er ikke blevet oprettet umiddelbart, men vi vil se på det til næste møde)

Niels-Simon eftersøger et dagsorden-skema og referat-skema (templates) til alle møder.

døff.dk bliver fremvist. Generelt var der ikke mange der vidste at der var så mange forskellige fødevarefællesskaber. Odenses Fødevare Fællesskab har åbenbart vundet Vores Omstilling, Kommunikationsprisen. Derfor giver det god mening at danne en fælles infobank: døff.dk

Alle lokalafdelingers wiki-side er forskellige, derved kan der være et problem ved at løse kommunikationsproblemerne i de lokale afdelinger. Derimod skal der muligvis findes en løsning i form af en guide til lokalafdelingerne som de kan anvende når de skal kommunikere til deres medlemmer, lokalt. Guidelines til hvordan man nemmest/bedst introducerer nye medlemmer til afdelingen. Tage kontakt til de enkelte afdelinger for at finde ud af om der er et reelt problem for afdelingerne i deres kommunikation via Wiki-siden til deres medlemmer. (denne post blev ikke oprettet men bliver efterset til næste møde

Næste møde skal både IT og Nyhedbrevsgruppen deltage for at høre om deres fremskridt førend vi kan arbejde videre med de reelle problemer.

Info der skal videregives til koordineringsmødet:

Problemstillinger:
Kommunikation til nye medlemmer i de enkelte afdelinger
Generel strømliniet kommunikation i KBHFF (intern)
Mangel på repræsentation fra de enkelte afdelinger til det fælles kommunikationgruppe
Programming Group og Nyhedbrevsgruppen er ikke til stede, grafikgruppen: præsentation ved Line til koordineringsmødet.

_

Referat fra intern kommunikations møde d. 26 maj 2014, et gruppemøde der blev oprettet til koordineringsmødet.

Når der bliver sendt mails til butiksgrupperne er der ikke noget svar. Umiddelbart er det dog det bedste sted at sende mails hen.
Kommentar: Mere målrettede mails i fremtiden.

Muligt arbejde i fremtiden:
Hvilke værktøjer bruger de enkelte afdelinger og grupper i fællesgruppen til kommunikation grupper imellem.
Information til afdelingerne omkring samba og hvordan det skal bruges.

Problem:
De løssalgs ansvarlige er ikke aktive/til stede på SAMBA'en.

Faste punkter

1. Status på kommunikationsgruppens opgaver og medlemmer

2. Nyt fra koordineringsmødet

Nye punkter

Nr.	Overskrift	Beskrivelse	Person
3.	Programming Group	Status: Grundet den lille aktivitet forespurgte jeg gruppens medlemmer om status, og kun 5 (incl. mig) betragtede sig som aktiv - ud af 19. Der er heldigvis tre nye der har meldt sig. Det er et stort problem. Der er indtil nu kun een der har arbejdet på medlems-systemet udover mig. Nyheder: Jeg har tilføjet flere ting i systemet siden sidste koordineringsmøde, mest synligt er, at der nu er mulighed for fiskeposer, aspargesposer - og flere typer poser i det hele taget. Som tidligere aftalt, ændres proceduren for oprettelse af afhentningsdage snarest til Indkøb, da det forenkler kommunikationen og minimerer risiko for fejl. Jeg har tilføjet lister over medlemmer i Fælles Arbejdsgrupper, Projektgrupper m.m (nøglepersoner ses på "Min side"). Alle afdelinger opfordres til at sikre, at disse vedligeholdes (det er afdelingens Administratorer der har ansvaret). Snart overgår disse lister til at være den "officielle" liste, dvs. basis for at se hvem der er medlem af grupper i stedet for at tage vagter, til brug som maillister m.m. Ordresystemet kører som det plejer. Problemer: Der har været situationer hvor der er blevet oprettet dublet medlemmer, f.eks. hvis der er stavefejl eller rettelse til mail: Administrator skal i stedet rette og evt genfremsende login-mail ved hjælp af "glemt kodeord"-funktionen. Det tager lidt længere tid, men dubletter giver flere problemer: udover statistik medfører det fejlagtig kasserapportering til Økonomi (100 kr. bliver indtægtsført pr. dublet). Prioritering: Gruppens prioriteriner er 1: flere aktive. 2: Ibrugtage vor egen server. 3: Mailsystem: Gruppemails, integration med Samba. 4: Økonomirapporter. 5: Indkøbssystem. 6: Vagtplaner m.m. 7 ff - andre ting...	Torsten (ikke til stede)
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

xx. Evt.
xx. Valg af repræsentant til næste koordineringsmøde