Møde i Kommunikationsgruppen 4. juni 2012

Hvornår: Mandag d. 4. juni kl. 19-21
Hvor: Overdosseringen, Helgesensgade 7, st. (kontakt: Bue 61 70 53 90)
Kommer:	Tore, Andreas, Kim, Bjørn, Mia, Bue
Afbud:
Snacks:
Ordstyrer:	Tore
Referent:	Bjørn

Dagsorden:

1. IT spørgsmål (Bjørn)

• Privacy
  • Bør vi sætte nogle mål eller retningslinjer for privacy og persondata? På den ene side er det fint at være åbne og transparente i organisationen, plus at undgå alt for mange login til forskellige it-services. På den anden bør vi også beskytte folks persondata (fx tlf.nr.). Vagtplaner er det sted hvor flest persondata ligger frit tilgængeligt, kunne de evt. implementeres i medlemssystemet? Vi kan måske også teknisk blokere for søgemaskine indeksering, så det er lidt mindre tilgængeligt?
  • Konklusion: Problemet løses enten ved at gå over til teamstruktur og lægge persondata på google docs (som Amager). Eller når vagtplanlægningen på sigt bliver indarbejdet i medlems- og betalingssystemet. Derfor gør vi ikke noget ved det nu.
• Central passwordstyring
  • Kim har foreslået at kommunikationsgruppen kunne stå for at skifte koder til google konti jævnligt, og holde en liste over hvem der bør have adgang og sende koder kun til dem. Det vil mindske risikoen for at nogle får adgang til vores konti, som ikke bør have det. Der er dog en principel diskussion, om vi er tilhænger af denne form for centralisering? (og om det er en for stor arbejdsbyrde for os)
  • Konklusion: Indkøbsgruppen skal opfordres til at offentliggøre "ugens pose" på en fast wikiside. Derved undgår vi at mange medlemmer skal have adgang. (Kim følger op på det med indkøbsgruppen). Derudover opfordrer vi alle butiksgrupperne til at skifte kode. (Bjørn skriver til butiksgrupperne, både ift. at skifte kode og ændret brug af kalenderen)
• Wikien
  • Bør vi sætte nogle retningslinjer for indholdet på wikien? Lige nu bruges den både til informationskanal, mødereferater, tilfældige noter o.a. Det betyder at der er info som var relevant for lang tid siden, men ikke er det mere. Skal de sider så slettes, eller gemmes for historiens skyld? Der samme info går også igen på flere sider, fx kommunikationsgruppens medlemmer som figurere på flere steder og det er svært at vide hvilken side der er mest opdateret. Skal der gøres en indsats for at rydde op i det?
  • Konklusion: Tore rydder op i kommunikationsgruppens wikisider. Vi kan opfordre butiksgrupper og arbejdsgrupper til at rydde op i deres sider (sendes også i mail af Bjørn). I første omgang behøver vi ingen wikiansvarlig i kommunikationsgruppen.

2. Hvem er med i kommunikationsgruppen?

En opdatering af hvem der med i kommunikationsgruppen, så vi kan opdatere vores wikisider og mailingliste. Se http://kbhff.wikispaces.com/Kommunikationsgruppen og http://kbhff.wikispaces.com/kommunikationsgruppens+medlemmer
Konklusion: Tore opdaterer wikisiden. Bjørn opdaterer mailinglisten. Vi har aftalt at gøre det til et jævnligt punkt.

3. Buddypress og intern kommunikation (Andreas)

• Buddypress har eksisteret meget længe uden rigtigt at være blevet taget i brug. Men behovet for mere transparent kommunikation både internt og mellem arbejdsgrupperne bliver større og større. Dette punkt er en evaluering af brugen af Buddypress i Kommunikationsgruppen, samt en forespørgsel om der er nogen, der har mod på at gå videre med dette og afprøve implementeringen i en af arbejdsgrupperne — evt. kollektivgruppen.
• Evaluering af Buddypress: Det giver ikke færre mails, men det skaber mere synlighed generelt og mellem grupper. Det er lidt en barriere at oprette sig som bruger. Man kan sænke barrieren ved at centralt oprette brugere i wordpress og tilføje dem til buddypress-grupper. Undersøge om man kan lave mailadresser til buddypressgrupper. Vi kunne overflytte alle google mailinglister til buddypress, dermed er der ikke den store forskel for brugerne. Det skal tænkes ind i designet af den nye hjemmeside (webgruppen). Det skal også hedde noget med sexet end buddypress. På sigt fælles login med medlemssystemet.
• Konklusion: Vi beslutter at fortsætte med buddypress. Det kommer først i spil efter den nye hjemmeside (midt juli).

4. Kollektivgruppemøde
Der er kollektivgruppemøde d. 26 juni og hverken Mia eller Mia (suppleant) kan komme. Er der en anden der har mulighed for at tage derhen?
Husk at skriv jer på her
Kim refererer fra sidste kollektivmøde: Ryddet op i resursegrupper. Centralisering af betalinger. Vanløse synes ikke at folk har taget betalingssystemet til (ca 10 ud af 30). Ydre Nørrebro og Lyngby-Hellerup er snart klar med betalingssystemet.
Konklusion: Vi finder en repræsentant eller sender referat til mødet kommunikationsmøde den 25. juni.

5. Koordination af info@kbhff.dk (Kim (og Andreas))
Skal vi overveje en anden opsplitning af mail/behandling af henvendelser, så det måske bliver nemmere at se udefra, hvad der skal hvor, og hvem man skriver til?
Diskussion - Kim: Det er vigtigt at alle får relevant information og at der skabes en historik og gennemsigtighed. Forslår at der laves en opgavebørs på wikien. Tore: Der er nogle mails som er grænsetilfælde mellem kollektiv og arrangementsgruppen. Andreas: foreslår at bruge buddypress til styring af opgaver i kollektivgruppen.
Konklusion: Vi kører videre som vi plejer, og lægger op til mere gennemsigtighed når buddypress indføres i kollektivgruppen.

Skal kommunikationsgruppen deles op i it og presse? Eller måske blot oprette en resursegruppe til at skrive artikler og så profilere it-delen mere i kommunikationsgruppen. Der er allerede undergrupper/resursegrupper til pressekit, video og web. Tænke over det til et senere tidspunkt.

Evt.

• Henvendelse fra Carsten (kollektiv): "Jeg skriver for at finde en fra jeres gruppe, der vil formidle historien om en af vores omlæggere, som vi vil støtte i de kommende sæsoner - nemlig Suså Lam. Det er en af de historier vi rigtig gerne vil have ud både internt (til medlemmerne) og til omverdenen i forlængelse af medlemsmødet for nylig. Jeg vil gerne fortælle mere men vil i første omgang lige høre hvem (én eller flere) der kunne være interesserede." (Tore).
  • Det vil være mere relevant at få en omlægger der leverer grøntsager. Vi spørger Mia Thiesen ellers følger Tore op på det.
• Mette skal tale på Roskilde Dyrskue - vil kommunikationsgruppen betale for nogle sæsonkalendere til uddeling - 20 kr stk? (Tore).
  • Tore sender medlemshåndbøger og et par kalendere.
• Kim spørger til google drive.
  • Vi tror ikke det betyder den store forskel.
• Tommy Falkeøje vil lægge spørgeskema på hjemmesiden om miniovn.
  • Vi beslutter at der ikke kommer spørgeskema på hjemmesiden. Man kan poste på facebook.

Næste møde 25. juni kl 19-21