Kommunikationsgruppemøde mandag d. 31. oktober 2016

Hvornår:	Mandag d. 31/10-2016 kl. 19-21 (sidste mandag i måneden)
Hvor:	KPH Projects, Enghavevej 80-82, København SV Indgang i gården nr. 80 C, 3. sal Hvis I ikke kan komme ind - ring til Sara på 50707045
Ordstyrer:
Referant:
Kage:	Louise N
Kaffe/te:	Louise N

Deltagere:	Kommer:	Afbud:
Amager	Morten
Frederiksberg	Louise N
Nørrebro	Mia, Sune
Ydre Nørrebro	Louise M eller Jonas	Dorte
Nordvest
Sydhavnen
Vanløse	Andreas
Vesterbro	Andreas
Østerbro

Dagsorden:

Nr.	Overskrift	Beskrivelse	Person
1.	Rebootmøde i kommunikationsgruppen	På mødet d. 26. september talte vi om, at det kunne være en god ide med en dag, hvor vi taler om hvad kommunikationsgruppen kan og skal under lidt andre rammer end hvordan møderne normalt fungerer. Så planen er, at vi i dag skal tale om hvor (t-rummet på KPH er evt. en mulighed) og hvornår det skal være. Hvordan formen skal være og hvordan og hvor bredt, der skal inviteres. - Her er et dokument, hvor vi løbende kan skrive forslag til punkter til rebootmødet. Derudover afholdes et arrangement om bedre introduktionsforløb i december. Er det en god ide (eller en dårlig ide?) at holde mødet i forbindelse med det arrangement?	- Louise N
2.	Opfriskning af wikien	Til info: Kommunikationsgruppens wiki har fået en makeover. Der er ikke blevet ændret i teksten, bare opsætningen.	Louise N
3.	Opdatering af hjemmesiden	Der er en del sider på hjemmesiden, som trænger til at blive opdateret. F.eks. 'medlemsfordele', 'startkit for nye afdelinger' og 'om kbhff'. Er der nogle der har tid og lyst til at kigge på det? 'Bliv medlem' trænger også til en opfriskning, men mon ikke det bliver taget op til introduktions-arrangementet til december.	Louise N
4.	Medlemshåndbog for grupper	Louise M og Jonas har lavet layout. Status på korrektur og planer for tryk. Information kan måske også uploades til hjemmesiden, evt. både som pdf og hjemmesidelayout.
5.	Opbevaring af billeder og video	Der er ofte journalister o.lign. som spørger, om de må bruge eksisterende billedmateriale. Er der overblik over, hvor vi har billeder (og evt. video) liggende? Er der klare retningslinjer for hvad der må bruges? (ophavsret?).	Louise N
6.	Behov for formidlingskorps?	KBHFF får mange henvendelser fra foreninger, studerende, journalister osv., som spørger om de må besøge os, eller om vi vil komme ud og holde oplæg. Lige nu siger vi nej til næsten alle. Men det er lidt ærgerligt. Tidligere har der været et formidlingskorps. Mon der er kræfter i kommunikationsgruppen til at tage sig af disse henvendelser fremover? Et forslag er at finde ud af, om de der henvender sig (nok især organisationer o.lign.) er villige til at betale for, at vi kommer ud og holder oplæg, eller at de kommer og får en 'rundvisning'.	Louise N
7.	Infomailen	Status på overdragelse af infomailen.	Louise N
8.	Juleluk	KBHFF holder julelukket d. 21/12 og 28/12 og måske også d. 4/1. Distributionsgruppen spørger om vi vil hjælpe med at få budskabet ud. Hvordan skal vi gøre det?	Louise N
9.
10.

Referat

Nr.	Overskrift	Beskrivelse	Person
1.	Rebootmøde i kommunikationsgruppen	- Hvor (t-rummet på KPH er evt. en mulighed) og hvornår det skal være? Hvordan formen skal være og hvordan og hvor bredt, der skal inviteres? Hovedformålet med reboot-mødet er at lave en prioriteret liste over kommunikationsgruppens opgaver. Det gælder især de opgaver, som det er vigtigt at kom-gruppen er i stand til at varetage året rundt. Derudover er der en række opgaver, som det er fint at kaste sig ud i, hvis der er ressourcer til det, men som har lavere prioritet (nice-to-have liste). For at holde det konkret og løsningsorienteret er reboot-mødet kun for eksisterende medlemmer af kommunikationsgruppen. På det efterfølgende kommunikationsgruppemøde kan vi evt. invitere bredt og forsøge at rekruttere nye medlemmer. Det bliver foreslået at holde reboot-mødet i forbindelse med introduktionsforløbsmødet til slut november. Det giver os dog ikke særlig langt tid til at organisere mødet. Vi prøver derfor at finde en dato i januar/start februar. Louise laver en doodle, og skriver desuden ud til lokalafdelingerne og beder om feedback til, hvilke opgaver lokalafdelingerne gerne ser at kom-gruppen varetager (uden at love noget!). Form: vi mødes en søndag kl. 14 med efterfølgende spisning på KPH.
2.	Opfriskning af wikien	Der er ændret i layout, så der er kommet menupunkt, men ikke i tekst. Noget af teksten kunne godt trænge til at blive opdateret. Det er ikke høj prioritet. Vi kan evt. kigge på det til reboot-mødet (og sætte det på nice-to-have listen)
3.	Opdatering af hjemmesiden	Flere sider på hjemmesiden trænger til at blive opdateret. Det er der blevet snakket meget om i webgruppen og det er et vigtigt punkt til reboot-mødet. Hvem tager beslutningerne om, hvad der skal ske på hjemmesiden? I princippet er det kommunikationsgruppen der er ansvarlige, men det er god stil at sende store ændringer til bestyrelsen inden.
4.	Medlemshåndbog for grupper	Punktet venter til næste gang, da hverken Jonas eller Louise M er til stede. Evt. kan de sende udkast på medlemshåndbogen rundt til hele kommunikationsgruppen for feedback.
5.	Opbevaring af billeder og video	Der er brug for et overskueligt system, så vi kan opbevare KBHFFs billeder samlet og tilgængeligt. Vi har også brug for at vide, hvilke billeder vi må bruge (i forhold til ophavsret). Selvom billederne ligger på hjemmesiden, har vi ikke nødvendigvis tilladelse til at bruge dem. Lige nu har vi en flickr konto og en Box. Morten opretter en mappe på Google Fotos, hvor vi kan gemme billeder til egen brug, fx til nyheder på hjemmesiden. Alle de billeder, som ligger i mappen, skal være nogle, som vi ved, at vi har tilladelse til at bruge. Pressebilleder og logo kan vi ligge på hjemmesiden, så de er i høj opløsning og offentligt tilgængelige. Videoer ligger vi på Youtube, så de er samlet og offentlige. Mia tjekker Box og flytter evt. billeder over til Google fotos kontoen.	,
6.	Behov for formidlingskorps?	Den tager vi også til reboot-mødet. Louise kigger på infomailen for at danne et overblik hvem der henvender sig. Se etiket: "oplæg fra KBHFF".
7.	Infomailen	Hvordan går det med overddragelse af infomail? Andreas og Louise har stået for den siden sidste møde. Det går fint, men vi kan på sigt godt blive flere og gøre besvarelsen lidt mere systematisk. Vi kører det som det er nu indtil næste kommunikationsmøde, og så tager vi det op igen. John (bestyrelsen) vil gerne oprette en IT-gruppe. Det er en god ide med en klar opgavefordeling mellem web-gruppen og it-gruppen. Morten skriver til ham.
8.	Juleluk	Vi skriver en nyhed på hjemmesiden og deler den på facebook, når vi ved om der er åbent eller lukket d. 4. januar. Louise giver Mia besked, når distributionsgruppen har deadline i slut-november
9.	Evt.	Sara afleverer sin nøgle. Louise har nøgle som praktikant indtil januar. Avlermødet: reportage skal være en blanding af stemning og interviews med avlere. Evt. kan vi lave et opslag på facebook, hvor medlemmer kan komme med forslag. Fokus på at avlermødet er sjovt og hyggeligt (ligesom med lugeturene).