Bestyrelsesmøde 28. august 2017

Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde 28. august 2017
Oprettet 13/8 2017, sidst opdateret 28/8 2017

Hvornår:	Mandag d. 28. august klokken 16:30-18:30 (og efterfølgende koordineringsmøde til 21:30)
Hvor:	KPH
Kommer/ til stede:	Marianne, Magnus, Jonas, Irina
Afbud/ ikke til stede:	Louise, Eline, Julia
Mad:	Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødefacilitator:	Magnus
Referent: Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv	Jonas

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.

Opgave	Ansvarlig	Status
Lave doodle og invitere AMA, VES og SYD	Louise	Tjek
Jonas har startet på nyhed om beslutninger fra GF, men den er tung at skrive. Jonas sender det skrevne ud til alle i bestyrelsen.	Jonas	Tjek
Alle bidrager til nyheden om beslutningerne fra GF, som Jonas sender, hvis de har noget at bidrage med.	Alle	Nej
Få styr på digital medarbejdersignatur.	Marianne og Jonas	I process
Skrive til Irina vedr. status på selskabsform og give Anders' kontaktoplysninger videre.	Eline	Tjek
Skrive og oprette standardmail til at sende til de fælles arbejdsgrupper, når FK er syg.	Jonas og Magnus	Tjek
Forfatte udkast til retningslinjer som tillæg til de ansattes kontrakter og gemme det på drevet.	?	Jonas er gået i gang i forbindelse med underskrivning af kontrakt med FK
MobilePay-slutspurt Tjek op med Torsten, om vi bliver klar til på onsdag! (J) Skriv mails til arbejdsgrupper (J) Skriv nyhed til hjemmeside (J) Skriv tekster til vagtbeskrivelser (J) Tjek op med kommunikationsgruppen (M) Sparring på det skrevne (M)	Jonas og Magnus	Tjek
Skriv til Louise og høre om kommunikationsgruppen rykker på hygiejneplakaten.	Eline	Tjek
Fortæl distributionsgruppen på deres næste møde at vi i bestyrelsen meget gerne vil se nødplanen for fælleslagerdrift, når der er et færdigt udkast klar.	Magnus	Tjek
Send kontaktoplysnigner på Jacob fra retro til Eline.	Jonas	Tjek - Eline og Magnus tager initiativ til er møde
Del distributionsgruppens dokument vedr. FK-opgaverne med hele bestyrelsen.	Jonas	Tjek
Hør Jonathan, om han har fået FK-telefonen og pin-koden.	Jonas	Tjek
Læs rapporter fra antropologistuderende (louise har sendt dem)	Alle	Marianne: ja Jonas: skimtet - konklusion ja Magnus: nej Eline: nej Opgaven går videre til næste møde!
Send rapporter fra antropologistuderende videre til forretningsplangruppen.	Magnus	Tjek
Hør amager-afdelingen om vi kan have koreaner-besøg der.	Eline	Tjek

2. Godkendelse af referat fra sidst

Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Bestyrelsesmøde med VAN, FRB og NB 10. august 2017

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)
Se doodle

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.

Nr.	Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)	Hvem	Type	Tid (min)
A	Selskabsretslig status Umiddelbart ligger der ikke noget på os hos ERST. Men tjekker E-boks, læser mails og referater (Jonas sender til Irina). Irina tager kontakt til Anders P. I E-boks vil alt fra myndigheder ligge. Hvis det ikke står i E-boks, hvad er status på klagen fra den tidligere bestyrelsen? Irina samler op på, hvordan vi hæfter som bestyrelse. Jonas tjekker op på, hvem som er NEMid-administrator.	Irina
B	Retningslinjer for ansatte Jonas har startet på det. Jonas og Irina færdigskriver det.	Jonas
C	Rapporter fra antropologistuderende Vi tager det næste gang, når rapporterne er læst af alle.	-
D	Slack og Loomio Skal vi oprette et team på Slack for at kunne træffe beslutninger mellem møderne? Vi vil prøve at komme på Loomio og bruge det. Her er link til gruppen: https://www.loomio.org/invitations/838032656f7558715fcb	Jonas	Diskussion + beslutning	10
E	Emner til koordineringsmødet Hvilke info- og diskussionspunkter har vi? Hvem præsentere hvad? - se herunder Punkter til kommende kordineringsmøde	Jonas	Opsamling	10
F	Oplæg til Hansalim Hvem har gode råd til dokumenter/gamle præsentationer jeg kan bruge? Prøv at kigge efter introslides. Og se på Carsten og Sofies introside på wikien.	Eline	Spørgsmål	5
G	Ekstraordinær Generalforsamling i November Hvornår skal det være? Vi tager det op på koordineringsmødet.	Magnus		5
H	Målsætning til efteråret Allerede ca. 30% af vores bestyrelsesår er forbi. Skal vi (med reference til den plan vi lavede på vores 'visionsmøde' hos Magnus) bruge et kvarter på at diskutere, hvad vi har opnået indtil videre og hvilke ting vi gerne vil holde fokus på de næste måneder? - Vi har fået tjek på opgaver fra den tidligere bestyrelse. - Vi har besøgt afdelinger - Vi har fået MobilePay med QR-koder op at køre, hvilket er en underopgave til at få overblik over økonomien - Vi har ikke fået fuldt overblik over økonomien	Eline	Diskussion	15
I	Nyhed om beslutninger fra GF Vi deler den op i to, som Louise har foreslået. Jonas skriver første del rent. Alle der har kommentarer, kommenterer direkte i dokumentet. Eline skriver videre på del to. Eline skriver, når hun ønsker feedback.
J	Kontrakt med FK Jonas og Irina kigger på det straks efter mødet.
K	MobilePay - hvordan er det gået de første to uger? Fire afdelinger har udfyldt begge uger. To afdelinger går igen begge uger.
L	Udpeg formand Eline melder sig, og alle bakker op.		Beslutning	2

5. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.

Til info

Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.

Emne	Beskrivelse

Status fra arbejdsgrupperne

Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.

Arbejdsgruppe	Status
Distribution
Indkøb
Kommunikation
Arrangement

Opgaver

Her samles alle opgaver fra referatet.

Opgave	Ansvarlig
Læs rapporter fra antropologistuderende (louise har sendt dem)	Alle
Svar doodle	Alle
Oprette profil på Loomio: https://www.loomio.org/invitations/838032656f7558715fcb	Alle
Send papirer fra tidligere kontakt med ERST til Irina	Jonas
	Jonas

Beslutninger

Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger.

Emnefelt	Beslutning

Punkter til kommende koordineringsmøde

Informere om ny FK (Magnus)

Informer om ansættelsesprocessen, ansøgerne, hvorfor Jonathan blev valgt m.v.

Informere om MobilePay (Jonas)

Hvorfor, hvordan gør man, hvem henvender man sig til med spørgsmål, m.v.

Informere om status på beslutninger fra GF (hvem?)

Medlemssystemet:
- MobilePay har været førsteprioritet. Derfor er Mastercard og prøvemedlemsskaber ikke noget endnu.
- Midler til kommunikation. Der er blevet sendt en mail ud til ale afdelinger.
- Forretningsplansgruppe

Spørgsmål til kommunikation vedr. slides

Hvad har vi at slides, der kan bruges til oplæg om foreningen?

Spørgsmål til plenum vedr. dato for ekstraordinær generalforsamling

Hvornår skal det være.

Punkter til kommende bestyrelsesmøder

Gennemgang af forslag fra antropologistuderendes
...

Punkter til kommende GF

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]