Bestyrelsesmøde august 2017

Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde august 2017
Oprettet 21/6 2017, sidst opdateret 13/8 2017
Hvornår:
 Torsdag d. 10/8 klokken 18:00-21:00
Hvor:
 KPH, Enghavevej 80 C, 3. sal
Kommer/ til stede:
 Magnus, Eline, Marianne, Jonas
Afbud/ ikke til stede:
 Louise, Irina, Julia
Mad:
 Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødefacilitator:
 Eline
Referent:
Sætter næste møde på wikien
Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv
 Jonas

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
Opgave
 Ansvarlig
 Status
Skrive noter fra det konstituerende møde i nyhed på hjemmeside.
 Eline
 Det er ikke gjort - Eline foreslår at vi ikke gør det.
Undersøg om vi kan være i det økologiske inspirationshus næste gang.
 Jonas
 Tjek.
I.f.t. næste møde er der en, som skriver ud, laver doodle, samler op.
 Louise
 Tjek - Vi ønsker at gøre det endnu bedre næste gang. Det vil vi gøre ved at bede om emailadresse i doodlen, så vi kan skrive til dem, som har svaret på doodlen.
Send link til vejledning til at oprette dagsordener til alle i bestyrelsen
 Jonas
 Tjek. Eline videresendte det, som jeg havde sendt.
Opdatere dagsordenskabelon
 Jonas
 Tjek.
Skrive nyhed til hjemmeside om beslutninger fra GF
 Jonas
 Jonas har startet på den, men den er tung at skrive. Jonas sender det skrevne ud til alle i bestyrelsen. Alle bidrager, hvis de har noget at bidrage med.
Medarbejdersignaturer. Oprette Charles og Karina, lukke Jonas Boye
 Jonas
 Ikke gjort. Charles skal ikke oprettes. Jonathan skal oprettes. Marianne melder sig til at sætte sig ind i, hvordan Medarbejdersignatur virker.

2. Godkendelse af referat fra sidst

Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Bestyrelsesmøde med ØB, NV og YN tirsdag 13. juni 2017

Vi synes der står for lidt. Der skal skrives mere ind. Men det er godkendt.

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Mandag den 28. august på KPH klokken 16:30-18:30. Så er der 30 min, hvor vi kan gå ud til vores arbejdsgrupper.

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
Nr.
 Titel og beskrivelse
(hvad går punktet ud på?)
 Hvem
 Type
 Tid
(min)
A
 Selskabsform og -status
Intet nyt under solen. Eline skriver til Irina med det samme. Det er vigtigt, at vi finder ud af, om vi har et sagsnummer, og hvem som er vores kontaktperson. Vi foreslår at ringe op til ERST og spørge til status. Irina skal vide, at Anders P. nok kan hjælpe.
 Jonas og Irina
 Info + evt. diskussion
 15
B
 IT opgaver fra GF
Torsten og Martin har mødtes, og de har haft et godt møde. De har en klar rollefordeling. Torsten løser opgaver på det eksisterende system. Martin arbejder på ny frontend.
 Jonas
 Info
 10
C
 Ansatte: ferie og sygdom
Vi foreslår at skrive det ind i et sæt retningslinjer, som ikke skal stå i kontrakten men være et tillæg. Følgende er relevant
I.f.t. SYGDOM
  • Det er vigtigt, at der er en person at kontakte. Oplagt at det er FK-kontaktpersonen.
  • Det er vigtigt, at man melder sig syg, ved en opringning, hvor man snakker med en levende person.
  • Det er vigtigt, at FK-kontakten melder til bogholderen, at der ikke skal udbetales for arbejde den pågældende dag.
  • Det er vigtigt, at bestyrelsen skriver ud til alle arbejdsgrupperne, at FK har meldt sig syg. Bestyrelsen skal påminde om, hvilke udfordringer det kan føre med sig. Den mail skal formuleres. Jonas og Magnus skriver den efter mødet i dag.
I.f.t. FERIE
  • Det er vigtigt, at der er en frist. Fristen aftales med distributionsgruppen for ikke-sommerferie. For sommerferie er fristen to måneder før.
  • Vi ser gerne, at der ikke meldes mere end 5 ugers ferie per år.
  • Der må maks tages 3 sammenhængende uger.
Jonas
 Diskussion + beslutning
 15
D
 MobilePay med QR-koder
Jonas og Magnus har mødtes. Vi er rigtig langt, og forhåbentlig kan vi gå i luften allerede nu på onsdag. Her er link til wikien, hvor der står "alt" om MP i KBHFF.
Der mangler:
  • Tjek op med Torsten, om vi bliver klar til på onsdag! (Jonas)
  • Skriv mails til arbejdsgrupper (Jonas)
  • Skriv nyhed til hjemmeside (Jonas)
  • Skriv tekster til vagtbeskrivelser (Jonas)
Magnus er sparringspartner på det. Ordnes senest på lørdag. Magnus ringer til Louise, og hører om kommunikationsgruppen er klar til på onsdag ift MP-opslag på fb.
 Joans
 Info + evt. diskussion
 15
E
 Hygiejneplakater til afdelignerne
For at hjælpe afdelingerne er der blevet udarbejdet en hygiejneplakat. Her er er link til tekstbeskrivelse af, hvad medlemmerne på vagt skal kunne og gøre, hvis der kommer kontrolbesøg fra myndighederne. Og her er filen:
kbhff_foedvarekontrol_01.pdf

Eline skriver til Louise og hører, om hun vil finde ud af, om de rykker på det i kommunikationsgruppen.
 Jonas
 Info
 2
F
 Nødplan til fælleslagerdrift
Magnus tager videre til distributionsgruppen, som allerede har det på dagsordenen. Desuden fik Jonathan at vide ved jobsamtalen, at det er vigtigt, at han deltager ved distributionsmøderne, og at det første han skal er at udarbejde en nødplan sammen med distributionsgruppen. Magnus fortæller gruppen, at vi i bestyrelsen meget gerne vil se dokumentet, når der er et færdigt udkast klar.
 Eline
 Diskussion
 15
G
 Arrangere møde med folk fra Retro
Ang. Retros konkurs og eventuelle erfaringer, de kan give videre.

Jonas giver kontaktoplysninger videre til Eline, som kontakter Jacob.
 Louise
 Beslutning
 10
H
 Ny fælleskoordinator
Hvad skal der ske nu?
  • Vi skal mødes og skrive under på kontrakten. I kontrakten skal 35 timer om måneden justeres op til 39.
  • Jonathan skal have overleveret viden om tjansen og opgaverne. Det blev aftalt på mødet, at Jonathan og Jonas mødes til en overleveringsdag på 3-4 timer. Distributionsgruppen og bestyrelsen inviteres med på sidelinjen, så viden om, de konkrete om onsdagen bliver delt. Jonas sender invitationen, når der er fundet en dato.
  • Vi foreslår at der i retningslinjerne for de ansatte (hvor der også skrives om forhold vedr. ferie og sygsdom) og skrives forventning opgavernes udførsel og prioritering.
  • Distributionsgruppens dokument vedr. FK-opgaverne skal deles med bestyrelsen. Denne kan bruges som udgangspunkt for retningslinjerne for FK.
  • Jonas deler med bestyrelsen den redigerbare version af kontrakten.
  • Har Jonathan fået fat på KBHFF telefonen?


I
 Raporter fra antropologistuderende
Alle læser dem til næste gang :) Magnus sender dem videre til forretningsudvalgsgruppen.


J
 (Syd-)Koreanerbesøg
Eline hører Amager, om de kan komme med der (19 personer). Eline ringer til sekretariatet og prøver at booke ekstra plads.



Til info

Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
Emne
 Beskrivelse










Status fra arbejdsgrupperne

Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
Arbejdsgruppe
 Status
Distribution
Indkøb
Kommunikation
Arrangement

Opgaver

Her samles alle opgaver fra referatet.
Opgave
 Ansvarlig
Lave doodle og invitere AMA, VES og SYD
 Louise?
Jonas har startet på nyhed om beslutninger fra GF, men den er tung at skrive. Jonas sender det skrevne ud til alle i bestyrelsen.
 Jonas
Alle bidrager til nyheden om beslutningerne fra GF, som Jonas sender, hvis de har noget at bidrage med.
 Alle
Få styr på digital medarbejdersignatur.
 Marianne og Jonas
Skrive til Irina vedr. status på selskabsform og give Anders' kontaktoplysninger videre.
 Eline
Skrive og oprette standardmail til at sende til de fælles arbejdsgrupper, når FK er syg.
 Jonas og Magnus
Forfatte udkast til retningslinjer som tillæg til de ansattes kontrakter og gemme det på drevet.
 ?
MobilePay-slutspurt
  • Tjek op med Torsten, om vi bliver klar til på onsdag! (J)
  • Skriv mails til arbejdsgrupper (J)
  • Skriv nyhed til hjemmeside (J)
  • Skriv tekster til vagtbeskrivelser (J)
  • Tjek op med kommunikationsgruppen (M)
  • Sparring på det skrevne (M)
 Jonas og Magnus
Skriv til Louise og høre om kommunikationsgruppen rykker på hygiejneplakaten.
 Eline
Fortæl distributionsgruppen på deres næste møde at vi i bestyrelsen meget gerne vil se nødplanen for fælleslagerdrift, når der er et færdigt udkast klar.
 Magnus
Send kontaktoplysnigner på Jacob fra retro til Eline.
 Jonas
Del distributionsgruppens dokument vedr. FK-opgaverne med hele bestyrelsen.
 Jonas
Hør Jonathan, om han har fået FK-telefonen og pin-koden.
 Jonas
Læs rapporter fra antropologistuderende (louise har sendt dem)
 Alle
Send rapporter fra antropologistuderende videre til forretningsplangruppen.
 Magnus
Hør amager-afdelingen om vi kan have koreaner-besøg der.
 Eline

Beslutninger

Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger.
Emnefelt
 Beslutning
Retningslinjer for ansatte ved sygdom og ferie
 SYGDOM
  • Det er vigtigt, at der er en person at kontakte. Oplagt at det er FK-kontaktpersonen.
  • Det er vigtigt, at man melder sig syg, ved en opringning, hvor man snakker med en levende person.
  • Det er vigtigt, at FK-kontakten melder til bogholderen, at der ikke skal udbetales for arbejde den pågældende dag.
  • Det er vigtigt, at bestyrelsen skriver ud til alle arbejdsgrupperne, at FK har meldt sig syg. Bestyrelsen skal påminde om, hvilke udfordringer det kan føre med sig. Den mail skal formuleres. Jonas og Magnus skriver den efter mødet i dag.
FERIE
  • Det er vigtigt, at der er en frist. Fristen aftales med distributionsgruppen for ikke-sommerferie. For sommerferie er fristen to måneder før.
  • Vi ser gerne, at der ikke meldes mere end 5 ugers ferie per år.
  • Der må maks tages 3 sammenhængende uger.







Punkter til kommende koordineringsmøde

Informere om ny FK (hvem?)

Informer om ansættelsesprocessen, ansøgerne, hvorfor Jonathan blev valgt m.v.

Informere om MobilePay (Jonas)

Hvorfor, hvordan gør man, hvem henvender man sig til med spørgsmål, m.v.

Informere om status på beslutninger fra GF (hvem?)

...

Punkter til kommende bestyrelsesmøder

Punkter til kommende GF

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]