Bestyrelsesmøde d. 13. januar 2015

Hvornår:	Tirsdag d. 13. januar 2015 kl. 18
Hvor:	Hos Jonas G Rued Langgaardsvej 10 på Amager Dørtelefonen virker ikke – Ring til Jonas på 60688609, når du er ved døren!
Kommer:	Jonas G, Andreas, Simon von Siebenthal, Marie, Jonas B, Anne mette, Marianne; Line; Nikolaj; Jonathan, Ulf
Afbud:	Marianne.
Laver mad:	Jonas G laver en lun ret. Alle medbringer en lille ret til ved siden af (skriv hvad herunder) Brød: Andreas Salat: Marie Simon: dessert, æblekage Jonas B: ukendt ret Anne Mette: en salat Marianne: snack Line: ? Det bliver ret spændende at se hvad jeg kan nå Jonathan: Ost Ulf: 1x salat + tzaziki + humus
Mødeleder:	Andreas
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Anne Mette

Dagsorden:
17.00 - 18.00 – Et lille introkursus i Loomio og Wiki mm. for de nye medlemmer/interesserede i bestyrelsesarbejdet.

Nr.	Navn og beskrivelse (gerne med motivation og links og andre nyttige henvisninger)	Forventet tid
0.	Introduktionsrunde	10 min.
1.	Status fra arbejdsgrupperne Gennemgang af hvem i bestyrelsen, der er kontaktpersoner for de fælles arbejdsgrupper, samt opgaver, mål og forventninger for arbejdsgrupperne i 2015. Distributionsgruppen Indkøbsgruppen Økonomigruppen Kommunikationsgruppen / Formidlingsgruppen (arrangementsgruppen er blevet en del af denne)	20 min.
2.	Status på igangværende projekter	5 min.
3.	Status på punkter fra sidst: Juridisk status Særaftaler med avlere / avlermøde Besøg af fødevareministeren Medlemskontingent Hygiejnekontrol	10 min.
4.	Gennemgang af regnskab for det forgangne kvartal	5 min.
5.	Evaluering af ekstraordinær generalforsamling i november forslag fra EGF om mere tid til diskussion forslag fra EGF om indkaldelse i bedre tid få fylder meget i diskussionen på EGF, hvordan får vi skabt plads til at flere kan komme til? Jonas G: Læs også mail fra Morten Velsing fra Islands Brygge med løsningsforslag til problemet følelsen af sammenhold og positivitet mangler ved GF og EGF i modsætning til langt de fleste andre aktiviteter i KBHFF. Hvordan kan vi forbedre os på det punkt?	15 min.
6.	Planlægning af ordinær generalforsamling i april fastsættelse af dato planlægningstjekliste og fordeling af opgaver hvad skal der være på dagsordenen?	15 min.
7.	Information til frivillige ved arrangementer i KBHFF. Skal køkken og rengøringsfrivillige betale ved arrangementer?	5 min.
8.	Ansættelser i KBHFF: Opfølgning på principbeslutning til den ekstraordinære generalforsamling i november fra EGF: vigtig skelnen mellem drifts- og projektansættelser Jonas B præsenterer udkast til opgaveliste for en økonomi-funktion Jonas G præsenterer udkast til opgaveliste for en drifts-funktion	30 min.
9.	KBHFF Advisory board Andreas: På anbefaling fra flere andre lignende organisationer vil jeg foreslå, at vi opretter et advisory board, som kan hjælpe os med at udvikle os som organisation. Dette advisory board kan f.eks. rumme en advokat, en logistik-ekspert, en eller flere økologiske landmænd, en fra kommunen og flere andre, som har relevante erfaringer og netværk, som vil kunne hjælpe os.	15 min.
10.	Støtte fra FØL-fonden Andreas: Vi har fået tilsagn om støtte på vores to projektansøgninger til FØL-fonden. Det betyder, at vi skal etablere projektorganisation for hvert projekt, herunder skal vi vælge to medlemmer, der kan repræsentere KBHFF i de to projekters styregrupper. Desuden skal vi underskrive en De Minimis-erklæring, som bekræfter, at vi ikke har modtaget mere end 200.000 euro i landbrugsstøtte tre på hinanden følgende år.	20 min.
11.	Henvendelse fra Nikolaj Bøcher ang. samarbejde om kooperativ bank Vi har fået følgende henvendelse fra Nikolaj, der tidligere har været medlem af bestyrelsen og kasserer i KBHFF: Kære bestyrelse i KBHFF Jeg hedder Nikolaj og var aktiv i foreningen i dens første 3 leveår, blandt andet ved at være kasserer det første stykke tid. I de sidste par år, hvor jeg har haft pause fra KBHFF, har jeg haft mulighed for at se organisationen udefra. Jeg har lagt mange tanker i hvordan de værdifulde erfaringer, som bliver gjort hele tiden i KBHFF, kan plantes om og blive til andre former for organisationer, der kan løse andre typer opgaver. For mig at se står KBHFF som en enormt vigtig spiller i udformningen af de organisationsformer og principper, som rigtig mange mennesker i dag efterspørger. Jeg blev inviteret af Andreas til det seneste udviklingssemnar, og blev enormt imponeret af den stil det blev kørt med og at man kunne tage store beslutninger med en reel fornnemmelse af konsensus. Derfor fik jeg stor lyst til at blive aktiv igen. Jeg er medlem i NV og er gået ind i en gruppe der, men har også lyst til at møde op til jeres møder og tage en del af arbejdsbyrden, hvordan det nu passer bedst. Det er mig der har et punkt på dagsordnen for mødet den 13. januar om en rentefri bank. Det projekt vil jeg præsentere for jer på dagen og arbejde på det sideløbende med mit engagement i KBHFF. I korte rids handler det om at bygge en bank op fra bunden, crowdfunde startkapitalen, gøre udlån rentefri og pengeskabelse gennemsigtig. Med venlig hilsen Nikolaj Bøcher	20 min.
12.	Rettigheder på billeder og lyd KBHFF poster Jonas G: Hvad må vi poste hvor? Og hvem står til ansvar?

Referat

1. Status fra arbejdsgrupperne

• Økonomigruppen: Jonas B fortæller at lige nu går det godt i økonomi gruppen, men der skal ske noget på lang sigt.Han har for meget arbejdet.
• Distributionsgruppen: Jonas G er kontakt til distributionsgrp. De prøver at få Christiania afd. til at stille med folk til fælleslager, fokus på fælleslager og chauffør ordning, går godt med med at finde chaufører.
• Kommunikationsgruppen: Andreas er kontakt. kommunikations grp og arrangements grp. er blevet lagt sammen. Der er kommet mange nye kræfter ind i på kommunikationsgruppen. Der er oprettet en storytelling grp. og en social media-grp. , så opslag er koordinerede.
• Indkøbsgruppen: Fik holdt et godt avlermøde i efteråret. Men der har været dårlig stemning, dårligt fremmøde.Ikke fordi de ikke oplærer folk men fordi de bruger lang tid på at bestille varer om torsdagen og ikke har overskud til at følge op på de føl som bliver oplært (kontakte dem og bede dem komme med igen). Der mangler en koordinator på indkøbsgruppen der kan holde et overblik.Janus har desværre været fraværende som kontaktperson, og har ikke deltager i indkøbsgruppens møder. Andreas, Line og Jonas G hjælper indkøbsgruppen med at lave en reboot om hvordan indkøbsgruppen bedst kan strukturere samarbejdet internt i gruppen. Line melder sig til at være bestyrelsens kontaktperson til indkøbsgruppen fremadrettet.
• Programmeringsgruppen: har heller ikke kørt godt, og det har mere eller mindre kun været Torsten, der reelt har været aktiv. Gruppen er nu i en rebootproces med Torsten og Birgit som tovholdere. Andreas koordinerer med dem i forhold til vores nye projekt om et open source medlemssystem.

Andreas foreslår at bestyrelsen er værter for koordineringsmøder, og sørger for sikre, at grupperne får snakket sammen på tværs efter deres egne arbejdsgruppemøder.

2. Igangværende projekter
Økohub projektet er afsluttet. Rapporten ligger på wikien, og Marie og Sandra laver rapporterne til FØL fonden færdige.

3. Status på punkter fra sidst.

• Juridisk status: Vi er pt. en FMBA (forening med begrænset ansvar). De forskellige juridiske muligheder er tidligere blevet diskuteret. Men vi har brug for juridisk bistand for at komme videre. Vi skal arrangere et møde med juristerne Foldschack og Forchammer. Projektet Økostartpakke rummer midler, som evt. kan bruges til juridisk bistand. Nikolaj, Jonas B og Jonas G tager kontakt til advokaterne og sætter et møde op.
• Avlermøde – forløb overordnet godt. Avlerne var meget glade. Men det gav anledning til spændinger mellem indkøbsgruppen og distributionsgruppen.
• Besøg af fødevareministeren: Det er blevet udsat flere gange. Line har kontakten, men det ministeriet, der skal melde ud.
• Medlemskontingent – er blevet indført. Lidt IT-knas til at begynde med, men det virker. Mangler dog endnu en mulighed for at betale kontingent kontant.
• Hygiejnekontrol: Vi er blevet kontrolleret af hygiejne myndigheder. Jonas G. har været der de 2 gange kontrollen har været der. Ejeren har lovet at bygge et forrum til toilet, men det er endnu ikke færdigt. Der skal udfyldes risikoanalyser for hver afdeling. Det skal gøres af en person der har hygienebevis. Distributionsgruppen sørger for at sende reminders ud til lokalafdelingerne. Ydre Nørrebro har udfyldt og kan vise, hvordan det kan gøres. Fælleslageret flyttes til den nye adresse (der lader forholdene til at være i orden mht. hygiejne)

4. Gennemgang af regnskab for det forgangne kvartal
Regnskab er opdateret indtil november. Det regnskab som blev gennemgået på udviklingsseminar. Overskud på 50.000 kr. Vi har aktiver for ca. 800.000 kr. Vi har fået 102.000 kr moms tilbage.
Regnskabsoverblik skal være på øverst på dagsordenen på møderne fremover. Lige nu er det Jonas B og Janus der er kasserer, Helle fra Vanløse vil godt være med.

5. Evaluering fra Ekstraordinær Generalforsamling i November.
Der blev taget store beslutninger, som på forhånd så kontroversielle ud, men som blev vedtaget med konsensus. Lidt presset program, men god dag. Nogle få personer tog sig meget taletid og var kritiske. Der manglede en formulering af at vi havde fået anbefalinger fra Økohub, og hvorfor vi så gik over til at tale om ansættelser. Når vi har medlemsmøder, skal der være færre punkter. Fremover vil søge at have en problemstilling pr. møde. Det var godt at have eksterne facilitatorer på.

6.Planlægning af ordinær generalforsamling i april
Idéer til næste Generalforsamling: Indkaldelse i bedre tid. Der er et forslag om at punkterne til dagsordenen sendes ud til butiksgrupperne der enten holder et møde i afdelingen og hører om medlemmernes mening. Anne Mette, Andreas og Ulf står for at planlægge næste ordinære Generalforsamling, og udarbejde ændringsforslag til proces. (Line vil gerne hjælpe med materiale).
Morten Velsing inviteres til at deltage. På koordineringsgrp. møde spørges om nogle andre vil med.
Dato for generalforsamling er lørdag d. 25. april. Ulf har booket køkken og lounge på Oehlenschlägergades skole.

7. Information til frivillige ved arrangementer i KBHFF. Skal køkken og rengøringsfrivillige betale ved arrangementer?
Der skal være information til frivillige ved arrangementer. Vi tænker det ind til generalforsamlingen. De enkelte arbejdsgrp. må tage beslutninger om køkken og rengøringsfrivilige skal betale ved egne arrangementer udfra deres budget.

8. Ansættelser i KBHFF: Opfølgning på principbeslutning til den ekstraordinære generalforsamling i november
Vi skal lave en kortlægning af opgaverne, så vi finder de opgaver, som er svært at få løst på frivillig basis. Frem til næste møde samler vi input fra kerneopgaver fra de forskellige arbejdsgrupper:

• Jonas G + Simon afklarer distributionsgruppens opgaver
• Marie afklarer indkøbsgruppens opgaver
• Nikolaj afklarer kommunikationsgruppens opgaver
• Jonas B afklarer økonomigruppens opgaver.

Til sammen skal de melde ind til en fælles kortlægning. Jonas B koordinerer inden 1.marts, så det kan komme på næste bestyrelsesmøde, hvor der vil blive afsat rigeligt tid til at diskutere og udarbejde oplæg til stillingsopslag mm.

9. KBHFF Advisory board
Vi nåede ikke at gå i detaljer med punktet, men Andreas opfordrer alle i bestyrelsen til at tænke over hvilke personer der ville være gode at have med i et Advisory board.

10.Støtte fra FØL-fonden
Der skal findes personer til styregrupperne til de 2 projekter vi har fået midler til fra FØL fonden.

• FoodNet: Jonas B og Jonas G melder sig til styregruppen
• Økostartpakke: Marie melder sig til styregruppen

Styregrupperne etableres og organiserer sig efter d. 20. januar.

11.Henvendelse fra Nikolaj Bøcher ang. samarbejde om kooperativ bank
Vi nåede ikke punktet.

12.Rettigheder på billeder og lyd KBHFF poster
Andreas tager den op med kommunikationsgruppen at undersøge juridiske forhold ved ting på nettet med kbhff med billeder musik osv.

Næste møde er søndag d. 15 marts kl. 11-15 på KPH. Marie er mødeleder, Ulf er referent.