Bestyrelsesmøde d. 14. maj

Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde [måned] [år]
Oprettet 11/5 2018, sidst opdateret 14/5 2018
Hvornår:
Mandag d. 14. maj klokken 17:00-19:00
Hvor:
KPH Projects, 3. sal
Kommer/ til stede:
Nika, Sarah, Roland, Alexander, Ole, Eline, Morten, Emilie
Afbud/ ikke til stede:
Julia og Connie
Mad:

Mødefacilitator:

Referent:
Morten
Sætter næste møde på wikien
Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
[indsæt opgaver fra sidst og tilføj kolonne til højre med overskrifte status]

2. Godkendelse af referat fra sidst

Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
[indsæt link til referat fra sidste møde]

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
Nr.
Titel og beskrivelse
(hvad går punktet ud på?)
Hvem
Type
Tid
(min)
A
Introrunde


10 min
B
Intro til bestyrelsens arbejde:
Vi er ansvarlige for indkaldelse til og facilitering af generalforsamlingen (GF),
Vi er ansvarlige for at godkende betalinger som vores bogholder ligger ind i systemet. Dette gøres inde i Merkur Bank af de af bestyrelsen udnævnte kuvertgodkendere.
Vi er ansvarlige for at administrere vores økonomi.
Vi er arbejdsgivere for Carina (bogholder) og Jonathan (fælleskoordinator). Vi kommunikerer løbende med dem og evaluerer hvordan det går.
Vi er ansvarlige for de løbende administrative opgaver som kommer ind. Især i forbindelse med formelle udmeldinger til fx Erhvervsstyrelsen og Fødevarestyrelsen.
Vi skal på sigt overtage kommunikationen med COMPASS - lige nu bliver den kontakt varetaget af Eline og Louise fra den afgående bestyrelse.
Vi skal håndtere eksterne henvendelser, typisk videresendt fra kommunikationsgruppen.
Af konkrete processer som pt er i gang er de følgende af stor vigtighed:
Døgnboksaftalen skal færdiggøres
Wiki-situationen

Elines afsluttende bemærkning til den nye bestyrelse: Vær tilstede mange steder i KBHFF- husk at være opsøgende og lyt til evt. problemer rundt omkring i afdelingerne - arbejd for mere sammenhold i fællesskabet - fokusér på arbejdet i IT-gruppen.
Eline

20 min
C
Konstituering:
- officielle roller, med info fra Eline

Bestyrelsen har konstitueret sig således:

Indkøbsgruppekontakt - Roland
Distributionsgruppekontakt - Nika
Kommunikationsgruppe - Emilie
Udviklingsgruppekontakt - Morten
IT og Wiki - vi afventer mødet i IT-gruppen d. 15. maj

Fælleskoordinator-kontaktperson: Nika

Bogholderkontakt og kuvertgodkender 1: Sarah

Kassér og kuvertgodkender 2: Morten

NEM-ID-admin: Morten

Forsknings- og specialekontakt: Roland & Emilie

Myndighedskontakten følger mail-tjansen. Nika starter ud med mailtjansen indtil næste bestyrelsesmøde.

I.f.m partner- og avlerkontakt: Avlerkontakten følger indkøbsgruppen og partnerkontakten bliver varetaget af Jonathan.

Formel forperson: Sarah

Talsperson: Emilie

Praktikantkontakt: Nika
Alle + Eline

20 min
D
Interne arbejdsgange:
- Kommunikation
Vi beslutter os for at bruge Loomio aktivt, så vi ikke ender med meget lange mailtråde.
- Beslutningsprocess
Vi kan træffe beslutninger på Loomio og til bestyrelsesmøder. Alle beslutninger skal træffes i konsensus.
- Suppleanternes rolle
Suppleanterne fungerer som back-up til bestyrelsen. Derfor skal de have mulighed for at være opdateret på bestyrelsens arbejde med henblik på hurtigt at kunne indgå aktivt i bestyrelsen, hvis der bliver brug for det
- Andet?


10 min
E
GF: opfølgning, inkl. referat og kontingent - Punktet udskydes til næste bestyrelsesmøde d. 28. maj

Diskussion
15 min
F
IT arbejdsgruppe medlemskab + IT update - Punktet udskydes til næste bestyrelsesmøde d. 28. maj

Diskussion
15 min
G
Admin:
- Mailliste
- Adgang til mail
- Profiler på Loomio + oprydning
- KPH nøgler
- Andet?

Sarah varetager punktet og står for at give os alle adgang til relevante sider/mails


10 min
H
Mailtjans til næste møde
Nika har mailtjansen til næste møde


5 min
I
Næste møde

Næste møde bliver umiddelbart før næste koordineringsmøde d. 28. maj - kl 17-19


5 min
J




K




L




5. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.

Til info


Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
Emne
Beskrivelse










Status fra arbejdsgrupperne

Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
Arbejdsgruppe
Status
Distribution

Indkøb

Kommunikation

Arrangement

Opgaver


Her samles alle opgaver fra referatet.
Opgave
Ansvarlig
Admin:
- Mailliste
- Adgang til mail
- Profiler på Loomio + oprydning
- KPH nøgler
- Andet?
Sarah
Mailtjans til næste møde
Nika
Vi skal tænke over hvordan vi håndterer IT-spørgsmålet
Alle











Beslutninger


Her skrives vigtige værdimæssige principielle beslutninger.
Emnefelt
Beslutning









Punkter til kommende koordineringsmøde


[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]

[Overskrift]

[beskrivelse]

Punkter til kommende bestyrelsesmøder


GF: opfølgning, inkl. referat og kontingent

IT arbejdsgruppe medlemskab + IT update

Punkter til kommende GF


[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]