Hvornår: |
Mandag d. 14. maj klokken 17:00-19:00 |
Hvor: |
KPH Projects, 3. sal |
Kommer/ til stede: |
Nika, Sarah, Roland, Alexander, Ole, Eline, Morten, Emilie |
Afbud/ ikke til stede: |
Julia og Connie |
Mad: |
|
Mødefacilitator: |
|
Referent: |
Morten Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv |
Nr. |
Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) |
Hvem |
Type |
Tid (min) |
---|---|---|---|---|
A |
Introrunde |
10 min |
||
B |
Intro til bestyrelsens arbejde: Vi er ansvarlige for indkaldelse til og facilitering af generalforsamlingen (GF), Vi er ansvarlige for at godkende betalinger som vores bogholder ligger ind i systemet. Dette gøres inde i Merkur Bank af de af bestyrelsen udnævnte kuvertgodkendere. Vi er ansvarlige for at administrere vores økonomi. Vi er arbejdsgivere for Carina (bogholder) og Jonathan (fælleskoordinator). Vi kommunikerer løbende med dem og evaluerer hvordan det går. Vi er ansvarlige for de løbende administrative opgaver som kommer ind. Især i forbindelse med formelle udmeldinger til fx Erhvervsstyrelsen og Fødevarestyrelsen. Vi skal på sigt overtage kommunikationen med COMPASS - lige nu bliver den kontakt varetaget af Eline og Louise fra den afgående bestyrelse. Vi skal håndtere eksterne henvendelser, typisk videresendt fra kommunikationsgruppen. Af konkrete processer som pt er i gang er de følgende af stor vigtighed: Døgnboksaftalen skal færdiggøres Wiki-situationen Elines afsluttende bemærkning til den nye bestyrelse: Vær tilstede mange steder i KBHFF- husk at være opsøgende og lyt til evt. problemer rundt omkring i afdelingerne - arbejd for mere sammenhold i fællesskabet - fokusér på arbejdet i IT-gruppen. |
Eline |
20 min |
|
C |
Konstituering: - officielle roller, med info fra Eline Bestyrelsen har konstitueret sig således: Indkøbsgruppekontakt - Roland Distributionsgruppekontakt - Nika Kommunikationsgruppe - Emilie Udviklingsgruppekontakt - Morten IT og Wiki - vi afventer mødet i IT-gruppen d. 15. maj Fælleskoordinator-kontaktperson: Nika Bogholderkontakt og kuvertgodkender 1: Sarah Kassér og kuvertgodkender 2: Morten NEM-ID-admin: Morten Forsknings- og specialekontakt: Roland & Emilie Myndighedskontakten følger mail-tjansen. Nika starter ud med mailtjansen indtil næste bestyrelsesmøde. I.f.m partner- og avlerkontakt: Avlerkontakten følger indkøbsgruppen og partnerkontakten bliver varetaget af Jonathan. Formel forperson: Sarah Talsperson: Emilie Praktikantkontakt: Nika |
Alle + Eline |
20 min |
|
D |
Interne arbejdsgange: - Kommunikation Vi beslutter os for at bruge Loomio aktivt, så vi ikke ender med meget lange mailtråde. - Beslutningsprocess Vi kan træffe beslutninger på Loomio og til bestyrelsesmøder. Alle beslutninger skal træffes i konsensus. - Suppleanternes rolle Suppleanterne fungerer som back-up til bestyrelsen. Derfor skal de have mulighed for at være opdateret på bestyrelsens arbejde med henblik på hurtigt at kunne indgå aktivt i bestyrelsen, hvis der bliver brug for det - Andet? |
10 min |
||
E |
GF: opfølgning, inkl. referat og kontingent - Punktet udskydes til næste bestyrelsesmøde d. 28. maj |
Diskussion |
15 min |
|
F |
IT arbejdsgruppe medlemskab + IT update - Punktet udskydes til næste bestyrelsesmøde d. 28. maj |
Diskussion |
15 min |
|
G |
Admin: - Mailliste - Adgang til mail - Profiler på Loomio + oprydning - KPH nøgler - Andet? Sarah varetager punktet og står for at give os alle adgang til relevante sider/mails |
10 min |
||
H |
Mailtjans til næste møde Nika har mailtjansen til næste møde |
5 min |
||
I |
Næste møde Næste møde bliver umiddelbart før næste koordineringsmøde d. 28. maj - kl 17-19 |
5 min |
||
J |
||||
K |
||||
L |
Emne |
Beskrivelse |
---|---|
Arbejdsgruppe |
Status |
---|---|
Distribution |
|
Indkøb |
|
Kommunikation |
|
Arrangement |
Opgave |
Ansvarlig |
---|---|
Admin: - Mailliste - Adgang til mail - Profiler på Loomio + oprydning - KPH nøgler - Andet? |
Sarah |
Mailtjans til næste møde |
Nika |
Vi skal tænke over hvordan vi håndterer IT-spørgsmålet |
Alle |
Emnefelt |
Beslutning |
---|---|