| Hvornår: |
Fredag d. 22. juni 2018 klokken 18:00-20.00 |
| Hvor: |
Mågevej 59, 2.tv - ring el. skriv til Morten på 40447852 når I er der |
| Kommer/ til stede: |
Morten, Sarah, Connie, Nika |
| Afbud/ ikke til stede: |
|
| Mad: |
Morten sørger for mad, men man er selvfølgelig velkommen til selv at medbringe noget |
| Mødefacilitator: |
|
| Referent: |
Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv |
| Vi skal alle være oprettet på Loomio |
alle |
Tjek |
| Alle fra bestyrelsen skal sende en kort tekst og et billede, som Morten derefter står for at rette til. |
alle |
Rykket |
| Connie påtager sig opgaven med at få fat på Jonas i forh. til at skaffe de KPH-nøgler han ligger inde med. |
Connie |
Tjek men no luck prøver igen |
| Bestyrelsen bliver enige om at der skal skrives et udkast til en udmelding fra Bestyrelsen til Martin ang. nødvendigheden af en konkret tidsplan for projektet. |
Morten |
Tjek |
| - Der er flere medlemmer der skal have penge refunderet, både pga problemer med online betaling og kontingent. |
Morten / Sarah |
Rykket |
| Vi skal sætte et møde op med Nær og Fjern for at blive klogere på hvad et evt. samarbejde vil indebære. |
Roland |
Rykket |
| Vi skal finde ud af hvad vores forpligtelser i forh. til Compass er og om de kan finansiere en facilitator til Compass-lab i November |
Roland |
Tjek |
| Nr. |
Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) |
Hvem |
Type |
Tid (min) |
|---|---|---|---|---|
| A |
Bestyrelsens strategiske prioriteringer i 2018/19: Vi skal starte arbejdet med at prioritere bestyrelsens arbejde i den kommende tid. Vi skal snakke om og prøve på at definere vores visioner med KBHFF. - Morten - omstrukturering - for få medlemer for denne struktur - Connie - Nedlag teamlink, folkemøde næste år - Sarah - Mere økonomisk fokus - Morten - ultimo 2018 er et deadline - Sarah - fundraise til IT - projektet, brug penge til at holde hoved over vandet - Morten - prioritere kommunikation - Nika - brug mere af de penge vi har budgeteret til kommunikation - Connie - få fat i folk, lade være med et skabe krisestemning - Roland - definere projekter for kommunikationsgruppen - Vores medlemer - kvalitet er den vigtigste - De savner : selve sammensatte poser, stor udvalg i løssalg -Sarah - skal vi skabe nye medlemer, eller - Connie og Nika - ansvar for egen vagt og manglende fælleskab - Sarah og Roland - folk ved ikke hvem de skal snakke med hvis de har problemer - Sarah - omstrukturering fungerer måske på Vesterbro - mere flad struktur, mere ansvar. - Fryse gruppebudget Strategi - Kommunikationsgruppen - kontakperson tager en strategisk snak med dem - Morten laver en strategisk udkast til bestyrelsens vision |
Alle |
Diskussion |
30 |
| B |
Udmelding fra Bestyrelsen til IT-gruppen - Der kommer ikke den svar bestyrelsen vil have - hvornår og hvor meget vil det koste? - Pas på med ikke at lægge for meget pres på IT gruppen - Roland - mangler forpligtelse og rammer på IT - projektet. Kan ikke betale for noget hvor vi ikke helt ved hvad det er. Mangler konkrete - Alexander - ikke helt enig, faser - skrevet af gruppen, ikke Martin - Morten - skabe dialog - vi godkender kun fase 3 hvis de krav er opfyldt - Sarah - Måske skal vi få noget i skrift fra Martin, en slags forpligtelse til budgetrammen og hvad det dækker - Alexander - På den anden hånd kan styregruppen og IT gruppen levere - VENTER MED AT SENDE UDMELDNING INDTIL FASE 3 - FÅR MERE SPECIFICERING FRA MARTIN |
Morten |
Diskussion |
15 |
| C |
Status fra IT gruppen (se mail og/eller dette dokument: https://docs.google.com/document/d/1gZo1qlj-HnfTUUMMR2rfFms1TlhFLjZj_V4pLGjLrlg/edit?usp=sharing) - Kursus er færdig - 3 folk fra KBHFF + 3 andre som kunne være intresseret - Karen Hjort blev teknisk kordinator - Martin har været lidt for optimistisk - Langsommere end foventet - Tidsplan er ikke realistisk fordi projektet er ikke defineret - Stadig i fase 2 - ikke brugt nye penge, stadivæk i budgetrammen |
Alexander |
Info |
10 |
| D |
Møder med ansatte Se: https://docs.google.com/document/d/1EMVROLT5eqipGMJV104jhqpn7k5wF8LZN8e6TuM6Ox4/edit?usp=sharing - Hvis de arbejder mere eller mindre end de skal - Faktura fra Carina - Mere eller mindre hvornår hun arbejder sådan at vi ved hvornår vi kan få fat i hende - Ferie - varsel på forhånd - Roland - Læg ikke pres på dem - Positiv respons - vi er glade for deres arbejde |
Sarah |
Diskussion |
10 |
| E |
Koordineringsmøder: Tilbagemelding fra maj koordineringsmøde: der var kun 4-5 til stede, udover bestyrelsen. Kommunikationsgruppen var ikke til stede. Og der var kun en ny person fra indkøbsgruppen. Det var et lign. billede ved marts mødet. August koordineringsmøde: bestyrelsen skal sende en 'opsang' til alle centrale grupper for at få flere med til august mødet (mandag 27. august) - Sende en mail om kordineringsmøde - Send dem ud før bestyrelsens næste møde |
Sarah |
Info - og opgave |
10 |
| F |
Bestyrelsens sammensætning: Julia og Emilie har meldt sig ud af bestyrelsen. Er der en suppleant der vil træde til i Emilies sted? Emilies opgaver er: kommunikationsgruppe kontaktperson, Forsknings- og Specialekontakt (med Roland), Talsperson - Connie træde til som bestyrelsesmedlem - og kommunikationsgruppekontakt |
Alle |
Diskussion |
10 |
| G |
Wiki-gruppe status - Wiki lukker september - Vi har en massedownload af tekstfiler - Jonas Dreves Glas - Roland har fundet en wiki-udbyder og skal - Tiki Wiki - skaj tjekkes - Der bliver ikke mulig at uploade filer - bruger docs - Har en kalender og events - Hver afdeling og gruppe skal uploade deres egen vigtig info - Wikigruppen lægger bare en framework - Flere medlemer er velkomme |
Alexander |
Info |
10 |
| H |
Regnskabsstatus og Fundraising - Vi skal fundraise - Betale fundraisere for at skrive ansøgning - Connie tager den første snak |
Sarah |
Diskussion |
15 |
| I |
||||
| J |
| Emne |
Beskrivelse |
|---|---|
| Nørrebro krisemøde |
Julie i butikgruppen på NB er stoppet, så et krisemøde blev afholdt med Connie og Sarah med fra bestyrelsen. Det gik godt med 12 fremmødte. To (Frederik og Julie) tager ansvar for de næste skridt, inkl. sommerferie. Sarah er standby til at hjælpe med opklarende spørgsmål og Frederik og Julie har også mødtes med (fhv medlem) Julie for at få overleveret opgaver. Næste butiksmøde er slut august. Måske skal bestyrelsen være med igen? - Prøve at fordele ansvaret over flere folk - Måske kan Nørrebro tage lidt fra Vesterbros nye struktur - Morten og Connie kommer til møde nr 2 |
| Merkur |
Vi har stadig ikke adgang til netbank. Vores første nemid kort gik tabt i posten, og vi venter nu på de næste. Vi har modtaget kodeord, så der er "hul igennem". Merkur har samtidig også slettet Magnus som godkender - det er deres fejl - så vi kan p.t. kun betale regninger ved at emaile dem til Merkur. Vi har fået en rykker for betaling allerede. - Måske er merkur problemet? dårlig erfaring fra flere |
| Døgnbokse |
Alle afdelinger har nu indsendt info, men vi skal nu udfylde en fuldmagt for hver afdeling. Sarah følger op med Karina i næste uge. |
| Arbejdsgruppe |
Status |
|---|---|
| Distribution |
|
| Indkøb |
|
| Kommunikation |
|
| Arrangement |
| Opgave |
Ansvarlig |
|---|---|
| Kommunikationsgruppen - kontakperson tager en strategisk snak med dem |
Connie |
| Morten laver en strategisk udkast til bestyrelsens vision |
Morten |
| Holde første møde med ansatte |
Nika og Sarah |
| Udkast til mail om koordineringsmøde |
Morten |
| Kontakte professionelle fundraisere om tilbud |
Morten |
| Majtjans |
Nika |
| Alle fra bestyrelsen skal sende en kort tekst og et billede,som Morten derefter står for at rette til. |
Alle |
| Der er flere medlemmer der skal have penge refunderet, både pga problemer med online betaling og kontingent. |
Morten/Sarah |
| Vi skal sætte et møde op med Nær og Fjern for at blive klogere på hvad et evt. samarbejde vil indebære. |
Roland |
| Emnefelt |
Beslutning |
|---|---|