Bestyrelsesmøde juni 2017

Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde juni 2017
Oprettet 1/6 2017, sidst opdateret 13/6 2017
Hvornår:
 Tirsdag d. 13. juni klokken 18:00-21:00
Hvor:
 Æbeløgade 4, 2100 KBH Ø
Kommer/ til stede:
 Eline, Julia, Louise, Irina, Jonas
Afbud/ ikke til stede:
 Marianne, Magnus
Mad:
 Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødefacilitator:
Referent:
 Jonas

Sætter næste møde på wikien
Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv
OBS! Den første time er middag med repræsentanter fra ØB, NV og YN. Herunder kan noteres de historier og udfordringer, som afdelingerne bringer op.

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
Opgave
 Ansvarlig
 Status
Få kommunikationsgruppen til at udsende nyhed om posepant
 Louise
 Tjek
Medarbejdersignaturer. Oprette Charles og Karina, lukke Jonas Boye
 Jonas
 Ikke gjort, udsættes til næste gang
Lave doodler til de næste 3 møder med ”butiksgruppeklyngerne”
 Louise
 Kun den første. Vi tager det som punkt.
Tak til ordstyrerne ved Generalforsamling 2017
 Julia
 Ikke gjort pga. computerproblemer. Irina tager den.
Punkter ved næste koordineringsmøde: Mailsystemet (haster mest), medlemssystem og betalingssystem
 Jonas + Magnus
 Blev taget med og præsenteret kort. Tages som separat punkt.
Bede bogholder om forklaret kvartalsregnskab til bestyrelsens arbejde + planer for samarbejde fremover
 Magnus
 Vi ved det ikke. Jonas forsøger at sætte et møde op mellem Karina, Irina, Magnus og Jonas.
Oprette nye kuvertgodkendere
 Magnus + Irina
 Er i gang.
Hvordan hæfter vi som bestyrelse?
 Irina
 Ikke gået i gang. Irina har brug for flere oplysninger. Vi tager det som separat punkt.
Udsende en vejledning at oprette wiki sider og skabeloner til dagsorden
 Jonas
 Done.

Eline videresender. Alle læser.
Skriver max 5 sætninger om hvem de er og hvorfor de er med i bestyrelsen plus foto og send til Jonas
 Alle
 Beslutning: vi dropper beskrivelserne. Men alle skal huske billede!
Revidér bestyrelsens wiki
 Jonas
 I gang
Skrive nyhed til hjemmeside vedr. posepanten
 Jonas + Louise
 Done.

Men vi mangler en nyhed om beslutningerne fra GF. Jonas kigger på den, men det er rigtig svært, fordi der er så meget i det. Noget er sat i gang, og noget er ikke i gang.
Skrive noter fra det konstituerende møde i nyhed på hjemmeside
 Jonas + Louise
 Eline laver et udkast til det.

2. Godkendelse af referat fra sidst

Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Bestyrelsesmøde søndag 14 maj 2017 kl 12-17

Godkendt.

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Vi holder et Rosé-møde på Amager Strand, som er primært et socialt arrangement tirsdag den 1. august klokken 17:00.
Det næste møde med butiksgrupper fra Nørrebro, Vanløse og Frederiksberg afhænger af doodle.

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
Nr.
 Titel og beskrivelse
(hvad går punktet ud på?)
 Hvem
 Type
 Tid
(min)
A
 Intro til dagsordenskabelonen og til den nye bestyrelses wiki
Jeg har opdateret bestyrelsens wiki, og jeg har

Jonas gennemgår wiki og dagsordenskabelon. Jonas slette Eventuelt punktet. Vi beslutter at alle nye punkter skrives under punkt 4. Sidste sætning
 Jonas
 info
 10
B
 Rollerne
På den nye bestyrelses wiki har jeg skrevet nogle roller ind. Ikke alle er fordelt, og det er ikke alle, vi har snakket om, at vi skal have. Lad os gennemgå dem, og finde frem til, hvilke vi skal have, og hvilke forpligtelser der høre med.

Vi har gennemgået dem. Og uddelegeret flere af dem.
 Jonas
 diskussion + beslutning
 15
C
 Forretningsplanprojektet
...
info + diskussion
D
 KU-studerendes oplæg
...
info
E
 COMPASS
...
info
F
 Mailvagt
Lad os formulere nogle retningslinjer for mailarkivering/ videresendelse/labels osv. Jeg lægger gerne ud med et forslag som vi kan have liggende på wikien som en vejledning. Hvem er ny mailvagt?

Vi laver etiketter svarende til rollerne i gruppen. Ønskes der nye etiketter, skal de laves som underetiketter til de eksisterende. Eline starter en vejledning til at være mailvagt.

Eline tager den indtil den 23. juni. Derfra skriver hun ud, hvem som vil overtage.
 Eline
 diskussion + beslutning
 10
G
 Indkaldelse til de kommende møder
Hvem samler op og skriver ud til ØB og YN, som ikke dukkede op.

Næste gang er der en, som skriver ud, laver doodle, samler op. Det bliver Louise.

Jonas undersøger, om vi kan være i det økologiske inspirationshus næste gang.
diskussion
 10
H
 Samtale med FK

Eline beretter om, at hun har mødtes med Charles for bl.a. at snakke om den lange mail, han havde sendt om at der er meget, som er kaotisk (bl.a. medlemmer som ikke møder op til vagt på fælleslageret), og at han ikke har tid til at udføre de alle opgaver, han er ansat til. Generelt var det et rigtig godt møde, hvor Charles lagde vægt på at wikien var god og havde masser god information.
 Eline
 info
 5
I
 Forespørgsel fra kommunikationsgruppen vedr. midler afsat på GF

Vi beslutter, at Louise kan godkende på vegne af bestyrelsen. Der er fuld tillid til at kommunikationsgruppen, selv kan prioritere, hvordan pengene skal bruges.
Fakturaer sendes til okonomi@kbhff.dk. Alt der kan betales med Visa Debit, kan bogholderen betale.
 Louise
 Diskussion
 10
J
 Status medlemssystem

Fra nu af sendes der kun mails ud til medlemmer registreret som 'betalt' og ikke til medlemmer registreret som 'aktiv'.


K
 Status mail

Der er ikke længere problemer. Alt virker. Torsten har fikset det.


5. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter.

Til info

Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
Emne
 Beskrivelse
5/6
 Datatilsynet
Mail fra Shurjeel
Patentprotest
 Eline har underskrevet - til orientering
18/5
 Hygiejneplakat
6/6
 Merkur - afviste betalinger


Status fra arbejdsgrupperne

Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
Arbejdsgruppe
 Status
Distribution
Indkøb
Kommunikation
Arrangement

Opgaver

Her samles alle opgaver fra referatet.
Opgave
 Ansvarlig
Skrive noter fra det konstituerende møde i nyhed på hjemmeside.
 Eline
Undersøg om vi kan være i det økologiske inspirationshus næste gang.
 Jonas
I.f.t. næste møde er der en, som skriver ud, laver doodle, samler op.
 Louise
Send link til vejledning til at oprette dagsordener til alle i bestyrelsen
 Jonas
Opdatere dagsordenskabelon
 Jonas
Skrive nyhed til hjemmeside om beslutninger fra GF
 Jonas
Medarbejdersignaturer. Oprette Charles og Karina, lukke Jonas Boye
 Jonas


Beslutninger

Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger.
Emnefelt
 Beslutning








Punkter til kommende koordineringsmøde

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]

[Overskrift]

[beskrivelse]

Punkter til kommende bestyrelsesmøder

Hvilken selskabsform har vi (Irina) i.f.t. hvordan hæfter vi.

Punkter til kommende GF

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]