Bestyrelsesmøde lørdag d. 12. september 2015

nr.	Punkter til dagsorden:	navn på punktskriver:
1.	Sommerferie recap Har vi haft det godt?	Jonas
2.	Ny start for økonomigruppen Før sommerferien blev det aftalt at Jonas tager initiativ til en genstart af økonomigruppen, som fremover skal være en gruppe med fokus på udvikling og analyse samt primært for medlemmer med interesse og flair for økonomi og regnskab.	Jonas
3.	SØV vs. AF Vi skylder Line Barfoed en opfølgning på hendes oplæg vedrørende KBHFF's virksomhedsstatus. Det kræver dog, at vi sammen beslutter hvilken vej vi skal gå.	Jonas
4.	Forsikringer	Anders P.
5.	Anvendelse af evt. overskud	Anders P.
6.	Overblik over afdelingerne, hvor går det godt, mindre godt	Anders P.
7.	Opfølgning på ansatte og deres forhold	Anders P.
8.	Køb af økologisk stof til tæpper, juletræer
9.	KBHFF status: gennemgang af nøgletal
10.	Økonomi: hvornår kan de enkelte afdelinger selv godkende en udgift, hvornår skal økonomigruppen ind over og hvornår skal eventuelt andre ind over? Er det måske det samme som punkt 5.?	Sara
11.	Koordineringsmøder: skal vi lige snakke lidt om hvordan det gik sidst og om formatet skal laves om?	Sara
12.	Godter fra info@kbhff.dk	Sara
13.	Underskrivning af Jonas B's kontrakt	Sara
14.	Update fra Jonas D (mit forslag er, at Jonas D ligger ud, så han ikke er tvunget til at blive hele mødet igennem) og opfølgning på Jonas D's mail fra d. 24/07 vedr. status. (Husk at læse Jonas D's mail igennem igen + doks).	Sara (og Danielle)
15.	Forventningsafstemning mellem grupperne Hvordan kan bestyrelsen bidrage til at sikre klarere roller og ansvar / forventningsafstemning mellem centrale og lokale arbejdsgrupper?	Danielle

Stikordsreferat:

1. Status fra Jonas G:
- Bestyrelsen opfordrer til at Statusdokument indeholder opsummering der kan give et hurtigt overblik og indikere hvad der er relevant for bestyrelsen at reagere på umiddelbart.
- Jonas G og Anders tager initiativ til specifikation af KPH-kontrakt
- Emne på det kommende avlermøde bliver virksomhedsmedlemskaber - hvad synes avlerne om den ide?
- Ny model for Økokalaset - bestyrelsen giver Jonas B mandat til at indgå aftale med Carsten. Udspillet er at Carsten kan modtage og forhandle tilbud på økokalasets vegne og beholde evt. profit som kompensation for hans arbejdsindsats. Carsten sender faktura til kunde. KBHFF sender faktura til Carsten

2. Status fra afdelinger:
Frederiksberg: lukket, men har fået nye lokaler tilbudt
Sydhavn: krisemøde uden stor tilslutning. Får besat vagter, men for få poser

3. Ansatte og deres forhold:
- statusdokument skal på sigt offentliggøres på hjemmesiden.
- Minimere bureaukrati angående dokumentation af arbejdsindsats, statusdokument er nok
- Telefon - Anders undersøger mulighed for at købe telefon - gerne en brugt fairphone til Jonas G
- Der kan købes kontorartikler og relevante remedier til kontor på KPH.

4. KBHFF status (Jonas B):
- Gennemgang af udvalgte nøgletal (bl.a. nye indmeldelser, købte grøntsagsposer og frugtposer og kontingent). Tallene var et eksempel på en fremtidig rapport som den nye økonomigruppe (talknuserne) kan udfærdige.
- Jonas indkalder til gruppeopstart hurtigst muligt.
- Jonas udarbejder forud for hver bestyrelsesmøde en liste over indkøb i KBHFF (redskaber, kontorartikler, udstyr osv.)

5. Afdelingsudgifter:
- Jonas B medbringer til næste møde en oversigt over historiske udgifter i lokalafdelingerne, arrangementsudgifter, mm. Dette skal udgøre beslutningsgrundlag for en puljefordeling som skal skabe mere klarhed om rådighedsbeløb og forbrug i KBHFF.

6. Selskabsretslig status:
- enighed om at gå efter at blive registreret som almennyttig/ideel forening i første omgang. Jonas G, Jonas B og Anders P genoptager dialog med Line Barfoed.

7. Færre mails - flere møder
- fremover afholdes minimum 1 møde om måneden, som udgangspunkt den første tirsdag i måneden. Næste møde er tirsdag d. 29. september (Danielle vender tilbage med nærmere detaljer)

8. Uafklarede punkter
- Forsikringer
- Formen på koordineringsmøde op til overvejelse
- Visionsworkshop
- Juletræer