| Hvornår: |
Mandag d. 28. maj - kl. 17.00-19.00 |
| Hvor: |
KPH Projects, Enghavevej 80 C, 3. sal, indgang i gården. Ring til én anden mødedeltager, hvis der er låst. |
| Kommer/ til stede: |
Roland (kommer først 17:30), Sarah, Morten, Nika, Connie, Emilie |
| Afbud/ ikke til stede: |
Julia, Alexander |
| Mad: |
Fællesspisning til koordineringsmødet kl 19.00 |
| Mødefacilitator: |
Sarah |
| Referent: |
Morten Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv |
| Opgave |
Ansvarlig |
Status |
|---|---|---|
| Admin: - Mailliste - Adgang til mail - Profiler på Loomio + oprydning - KPH nøgler - Andet? |
Sarah |
|
| Mailtjans til næste møde |
Nika |
|
| Vi skal tænke over hvordan vi håndterer IT-spørgsmålet |
Alle |
| Nr. |
Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) |
Hvem |
Type |
Tid (min) |
|---|---|---|---|---|
| A |
Afholdes af COMPASS solution lab november (ja/nej/i forbindelse med avlermøde)? Vi er blevet tilbudt at afholde et Compass-lab til november. Vi er blevet enige om at sige ja til at afholde Compass-lab, med det forbehold at det udelukkende handler om at skaffe et lokale (KPH) og holde en indledende præsentation om KBHFF. Vi kan ikke allokere resurser til planlægning af workshoppen, men vi kan måske hyre en facilitator for penge som i forvejen er dedikeret til udgifter i forb. med Compass. I budget for COMPASS 2017, som der er adgang til via Loomio kan det læses at vi i år står til at få udbetalt 7.500 kr. til dækning af evt. udgifter i forb. med COMPASS. |
Roland |
Beslutning |
5min |
| B |
Opsamling på bestyrelsesadmin: - kuvertgodkendere Morten og Sarah har skrevet under på kuvertgodkenderaftalen fra Merkur og afventer nu at modtage NEM-ID, så de kan få adgang til KBHFFs konti. - loomio Der skal ryddes op på Loomio, alle skal være brugere og vi skal have en admin. Update: Morten er nu admin på Loomio og han har slettet alle ikke-nuværende medlemmer af bestyrelsen. Vi mangler dog stadig at alle fra den nuværende bestyrelse bliver oprettet. - adgang til mail - profiler på wiki: hvilket indhold vil vi have? Vi bliver enige om at opdatere bestyrelses-profilerne. Alle fra bestyrelsen skal sende en kort tekst og et billede, som Morten derefter står for at rette til. Vi har slettet den gamle status (2016-2017) fra bestyrelsessiden. - KPH nøgler (Morten): hvem vil have et sæt? Connie påtager sig opgaven med at få fat på Jonas i forh. til at skaffe de KPH-nøgler han ligger inde med. - Referat/Dagsorden |
Sarah |
Info (+ 2 x mikro beslutning) |
10 min |
| C |
IT gruppe update: - Der er flere medlemmer der skal have penge refunderet, både pga problemer med online betaling og kontingent. Vi brugte lang tid på at snakke om IT-gruppens status lige pt. Her et resumé af den snak: IT-gruppen har nu gennemført fase 1 (pre-fase) og programmeringskurset slutter sidst i juni. Tanken har fra starten været gradvist at indfase det nye system, men denne metode er dog blevet besværliggjort, da det gamle system ikke er statisk og jævnligt bliver rettet. Derfor arbejder IT-gruppen nu ud fra en idé om at skifte fra det gamle site til det nye på én gang. IT-gruppen har ikke pt nogen konkret tidsplan for udviklingsarbejdet. Det bliver fremført på mødet at det er vigtigt, at det nye site er klar i tide til, at vi kan se effekten af det, inden vi skal lukke vores årsregnskab 2018. IT-gruppen har akut behov for flere mennesker der har konkret erfaring med kodning af IT mere specifikt hjemmesider og webshops. Bestyrelsen bliver enige om at der skal skrives et udkast til en udmelding fra Bestyrelsen til Martin ang. nødvendigheden af en konkret tidsplan for projektet. I denne udmelding vil Bestyrelsen forespørge om en deadline på det nye site d. 1. oktober 2018. I forh. til det oprindelige udgangspunkt for vores snak om IT-gruppen aftaler bestyrelsen følgende arbejdsfordeling. Sarah skaffer data på hvem der har betalt for meget, Morten kommunikerer med de respektive medlemmer og Sarah sørger for at udbetale dem deres tilgodehavende. |
Sarah/Roland |
Info |
20 min |
| D |
Medlemskab af IT gruppen: Er det acceptabelt at både Roland og Sarah er med i bestyrelsen og IT gruppen, og derved ikke kan deltage i bestyrelsen beslutninger vedr. IT? Bestyrelsen bliver enige om at Roland og Sarah godt kan deltage i diskussioner vedr. IT, men at de ikke kan være med i den konsensus der afgør beslutninger om IT. |
Sarah/Roland |
Beslutning |
10 min |
| E |
Mailtjans i juni Sarah tager mailtjansen i Juni |
Alle |
- |
3 min |
| F |
Bestyrelsens strategiske prioriteringer i 2018/19: - Hvis vi har tid, ville det være fedt at starte på en diskussion om hvad vi vil i år Vi når desværre igen ikke en større ideologisk og strategisk snak om vores prioriteter i 2018/2019, men vi bliver enige om at sætte dette højt på dagsordenen til vores kommende møde. |
Alle |
Diskussion |
30 min - hvis vi har tid til det |
| G |
Status på døgnboks-situationen Vi mangler legitimation fra Vesterbro og Østerbro. Vi rykker dem på koordineringsmødet |
Nika |
Info |
5 mins |
| H |
Samarbejde med Nær og Fjern (se mail fra Sune i indbakken) - potentielt en virkelig god mulighed! Roland står for at sætte et møde op med Nær og Fjern for at blive klogere på hvad et evt. samarbejde vil indebære. |
Roland |
Beslutning |
10 min |
| I |
Info/Input til koordineringsmødet - Døgnboks |
Alle |
Diskussion |
5 min |
| J |
Ansattes kontaktpersoner I forhold til Bestyrelsens rolle over for vores to ansatte besluttede vi følgende: Der skal fremover holdes to årlige møder med alle ansatte. Det første af disse møder afholdes i september 2018. Derudover er det vigtigt at de ansatte ved at de har en kontaktperson i bestyrelsen tilknyttet, og at der er en god regelmæssig kontakt. Kontaktpersonerne står for at informere de ansatte om denne struktur |
Sarah |
Beslutning |
5 min |
| Emne |
Beskrivelse |
|---|---|
| Arbejdsgruppe |
Status |
|---|---|
| Distribution |
|
| Indkøb |
|
| Kommunikation |
|
| Arrangement |
| Opgave |
Ansvarlig |
|---|---|
| Vi skal alle være oprettet på Loomio |
alle |
| Alle fra bestyrelsen skal sende en kort tekst og et billede, som Morten derefter står for at rette til. |
alle |
| Connie påtager sig opgaven med at få fat på Jonas i forh. til at skaffe de KPH-nøgler han ligger inde med. |
Connie |
| Bestyrelsen bliver enige om at der skal skrives et udkast til en udmelding fra Bestyrelsen til Martin ang. nødvendigheden af en konkret tidsplan for projektet. |
Morten |
| - Der er flere medlemmer der skal have penge refunderet, både pga problemer med online betaling og kontingent. |
Morten / Sarah |
| Vi skal sætte et møde op med Nær og Fjern for at blive klogere på hvad et evt. samarbejde vil indebære. |
Roland |
| Vi skal finde ud af hvad vores forpligtelser i forh. til Compass er og om de kan finansiere en facilitator til Compass-lab i November |
Roland |
| Emnefelt |
Beslutning |
|---|---|