Bestyrelsesmøde mandag d. 18. december kl. 18-21

Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde [måned] [år]
Oprettet 27/11 2017, sidst opdateret 19/12 2017
Hvornår:
Mandag d.18. december klokken 18:00-21:00
Hvor:
Hos Eline
Kommer/ til stede:
Eline, Julia
Afbud/ ikke til stede:
Louise
Mad:
Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødefacilitator:

Referent:
Sætter næste møde på wikien
Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.

Opgave
Ansvarlig
Status
Kontakte Magnus ift. at følge op på hans opgaver fra sidst + kontakte Vesterbro (f.eks. Snerle) ang. Fejø-projektet
Louise

Spørge COMPASS ang. bevilling
Louise og Eline
Tjek
Spørge ven ang. databehandling og IT-sikkerhed
Eline
Tjek
Tage spørgsmålet om datasikkerhed op på næste koordineringsmøde
Louise
Tjek
Svare Roland på hans mail om databehandling
Eline
Tjek
Kontakte Irina om hun har input til databehandling
Eline
Tjek
Lave oplæg til avlermødet
Julia
Tjek
Skrive mail til Karina og invitere hende til næste bestyrelsesmøde
Julia
Tjek
Få tilsendt den sidste antropologi rapport
Louise
Tjek
Læse alle antropologi rapporterne
Alle

Læse beslutningsforslagene til ekstraordinære GF
Alle
Tjek
Skrive på dagsordenen for næste koordineringsmøde om at orientere arbejdsgrupperne ved store beslutninger (såsom at NV og YN slåes sammen)
Eline
Tjek

2. Godkendelse af referat fra sidst

Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.

http://kbhff.wikispaces.com/Bestyrelsesm%C3%B8de+mandag+d.+23.+oktober+kl.+19-21

Referatet er godkendt.

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Næste møde holdes i kombination med koordineringsmøde den 29. januar. Vi mødes kl 18.

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
Nr.
Titel og beskrivelse
(hvad går punktet ud på?)
Hvem
Type
Tid
(min)
A
Godkendelse af referat fra ekstraordinær GF.
Referatet er lagt på hjemmesiden d. 1. december og medlemmer kan sende kommentarer og rettelser med frist d. 18. december.

Der er ikke kommet nogen kommentarer til referatet. Vi godkender referatet uden ændringer.
Alle
Beslutning
5
B
Udsættelse af opkrævning af kontingent
På den ekstraordinære GF blev det besluttet at udsætte opkrævning af kontingent til maj 2018 (istedet for i januar). Bestyrelsen blev sat på som ansvarlig for udførelse af beslutningen. Hvad skal vi have styr på her? Hvordan foregår opkrævningen af kontingent normalt (automatisk?), og hvem skal vi have fat i for at få det udsat?

Vi har diskuteret det men ingen af os har oplysningerne der skal til for at træffe en beslutning. Julia skiver til distributionsgruppen for at spørge dem/uddelegere opgaven. Opdatering: Julie Courraud fra distribution kontakter Torsten direkte.
Alle
Diskussion
15
C
Retningslinjer for udlæg ift. fælleslageret
Jonathan har henvendt sig til Karina og spurgt om procedure for personlige udlæg til f.eks. kaffe på fælleslageret. Karina spørger derfor om, hvad vores retningslinjer er for udlæg ift. fælleslageret. Dvs. hvilke udlæg må hun refundere penge for?

Julia kontakter Jonathan for at høre hvilke udgifter han forventer at have. Hun skriver også en lille vejledning til Karina om at hun kan godkende/refundere disse udgifter.
Alle
Beslutning
10
D
Overdragelse af mailtjans.
Louise har haft den siden sidste møde. Hvem vil overtage? (Jeg har i øvrigt lavet nye etiketter og ryddet op i indbakken)

Julia overtager mailtjansen til næste møde.
Alle
Beslutning
5
E
Mailforvirring.
Der er også en mail, der hedder "bestyrelsen@kbhff.dk". Hvad er det for en mail og kan vi ikke fjerne den, så der ikke opstår forvirring mellem bestyrelse@kbhff.dk og bestyrelsen@kbhff.dk?

Efter en lille test fandt vi ud af at mails som sendes til bestyrelsen@kbhff.dk havner i vores indbakke, så der er ikke noget problem.
Louise
Beslutning
5
F
Compass
Vi skal snakke om vores bidrag i 2017/2018 og endelig godkende vores regnskab

Vi godkender regnskabet og aftaler at snakkes ved om vores bidrag i 2018 når der har været møde med Quentin Gausset fra Københavns Universitet, som leder projektet. Vi regner met at holde møde med ham umiddelbart efter 15. januar.
Alle
Diskussion + beslutning
10
G
Engagement i bestyrelsen i 2018

Vi føler os utryg ved at begge vores kasserere er fraværende fra bestyrelsen.

Vores mål var at få mere overblik over økonomien. Det opnår vi kun delvist.
Vi hører fra flere afdelinger at der arbejdes med 'lappeløsninger' (opbevaring af kontakter hjemme hos folk, f.eks.)

Vi synes, vi skal have nogle flere ind i bestyrelsen. Vi har brug for, at der er flere der tager ansvar så ansvaret (både økonomisk, og arbejdsmæssigt) bliver fordelt bedre.

Vi forsøger at kontakte Irina og Magnus om deres forventede engagement i 2018 og skriver ud til forretningsplansgruppen, og de fælles arbejdsgrupper samt butiksgrupperne for at spørge erfarne medlemmer om de har lyst til at fungere som suppleanter i bestyrelsen frem til næste generalforsamling.

Eline skriver ud til arbejds- og butiksgrupperne. Julia prøver at ringe til Irina. Eline prøver at kontakte Magnus.
Alle
Diskussion
15
H
Opsigelse af døgnboksaftale med Danske Bank

Gennem konsultation med afdelinger osv. er vi nået til at det er for tidligt at gå over til kontantløs betaling. Der er ingen opbakning til at flytte vores konti i Danske Bank. Derfor laver vi ny døgnboksaftale med Merkur/Jyske Bank. Eline kontakter Karina med sidste opklarende spørgsmål inden processen sættes i gang.



I
MobilePay Shop
Vi afventer nærmere besked om omlægning, vi forventer ikke de store udfordringer. I værste tilfælde vil vi have 30 dage til at gennemføre ændringer.



J




K




5. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter.

Opgaver


Her samles alle opgaver fra referatet.
Opgave
Ansvarlig
Julia kontakter Jonathan for at høre hvilke udgifter han forventer at have. Hun skriver også en lille vejledning til Karina om at hun kan godkende/refundere disse udgifter.
Julia
Mailtjans
Julia
Vi forsøger at kontakte Irina og Magnus om deres forventede engagement i 2018 og skriver ud til forretningsplansgruppen, og de fælles arbejdsgrupper samt butiksgrupperne for at spørge erfarne medlemmer om de har lyst til at fungere som suppleanter i bestyrelsen frem til næste generalforsamling.

Eline skriver ud til arbejds- og butiksgrupperne. Julia prøver at ringe til Irina. Eline prøver at kontakte Magnus.
Eline og Julia
Gennem konsultation med afdelinger osv. er vi nået til at det er for tidligt at gå over til kontantløs betaling. Der er ingen opbakning til at flytte vores konti i Danske Bank. Derfor laver vi ny døgnboksaftale med Merkur/Jyske Bank. Eline kontakter Karina med sidste opklarende spørgsmål inden processen sættes i gang.
Eline









Beslutninger


Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger.
Emnefelt
Beslutning









Punkter til kommende koordineringsmøde


[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]

[Overskrift]

[beskrivelse]

Punkter til kommende bestyrelsesmøder


[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]

Punkter til kommende GF


[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]