| Hvornår: |
Mandag d.18. december klokken 18:00-21:00 |
| Hvor: |
Hos Eline |
| Kommer/ til stede: |
Eline, Julia |
| Afbud/ ikke til stede: |
Louise |
| Mad: |
Alle medbringer en ret til fællesspisning |
| Mødefacilitator: |
|
| Referent: |
Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv |
| Opgave |
Ansvarlig |
Status |
|---|---|---|
| Kontakte Magnus ift. at følge op på hans opgaver fra sidst + kontakte Vesterbro (f.eks. Snerle) ang. Fejø-projektet |
Louise |
|
| Spørge COMPASS ang. bevilling |
Louise og Eline |
Tjek |
| Spørge ven ang. databehandling og IT-sikkerhed |
Eline |
Tjek |
| Tage spørgsmålet om datasikkerhed op på næste koordineringsmøde |
Louise |
Tjek |
| Svare Roland på hans mail om databehandling |
Eline |
Tjek |
| Kontakte Irina om hun har input til databehandling |
Eline |
Tjek |
| Lave oplæg til avlermødet |
Julia |
Tjek |
| Skrive mail til Karina og invitere hende til næste bestyrelsesmøde |
Julia |
Tjek |
| Få tilsendt den sidste antropologi rapport |
Louise |
Tjek |
| Læse alle antropologi rapporterne |
Alle |
|
| Læse beslutningsforslagene til ekstraordinære GF |
Alle |
Tjek |
| Skrive på dagsordenen for næste koordineringsmøde om at orientere arbejdsgrupperne ved store beslutninger (såsom at NV og YN slåes sammen) |
Eline |
Tjek |
| Nr. |
Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) |
Hvem |
Type |
Tid (min) |
|---|---|---|---|---|
| A |
Godkendelse af referat fra ekstraordinær GF. Referatet er lagt på hjemmesiden d. 1. december og medlemmer kan sende kommentarer og rettelser med frist d. 18. december. Der er ikke kommet nogen kommentarer til referatet. Vi godkender referatet uden ændringer. |
Alle |
Beslutning |
5 |
| B |
Udsættelse af opkrævning af kontingent På den ekstraordinære GF blev det besluttet at udsætte opkrævning af kontingent til maj 2018 (istedet for i januar). Bestyrelsen blev sat på som ansvarlig for udførelse af beslutningen. Hvad skal vi have styr på her? Hvordan foregår opkrævningen af kontingent normalt (automatisk?), og hvem skal vi have fat i for at få det udsat? Vi har diskuteret det men ingen af os har oplysningerne der skal til for at træffe en beslutning. Julia skiver til distributionsgruppen for at spørge dem/uddelegere opgaven. Opdatering: Julie Courraud fra distribution kontakter Torsten direkte. |
Alle |
Diskussion |
15 |
| C |
Retningslinjer for udlæg ift. fælleslageret Jonathan har henvendt sig til Karina og spurgt om procedure for personlige udlæg til f.eks. kaffe på fælleslageret. Karina spørger derfor om, hvad vores retningslinjer er for udlæg ift. fælleslageret. Dvs. hvilke udlæg må hun refundere penge for? Julia kontakter Jonathan for at høre hvilke udgifter han forventer at have. Hun skriver også en lille vejledning til Karina om at hun kan godkende/refundere disse udgifter. |
Alle |
Beslutning |
10 |
| D |
Overdragelse af mailtjans. Louise har haft den siden sidste møde. Hvem vil overtage? (Jeg har i øvrigt lavet nye etiketter og ryddet op i indbakken) Julia overtager mailtjansen til næste møde. |
Alle |
Beslutning |
5 |
| E |
Mailforvirring. Der er også en mail, der hedder "bestyrelsen@kbhff.dk". Hvad er det for en mail og kan vi ikke fjerne den, så der ikke opstår forvirring mellem bestyrelse@kbhff.dk og bestyrelsen@kbhff.dk? Efter en lille test fandt vi ud af at mails som sendes til bestyrelsen@kbhff.dk havner i vores indbakke, så der er ikke noget problem. |
Louise |
Beslutning |
5 |
| F |
Compass Vi skal snakke om vores bidrag i 2017/2018 og endelig godkende vores regnskab Vi godkender regnskabet og aftaler at snakkes ved om vores bidrag i 2018 når der har været møde med Quentin Gausset fra Københavns Universitet, som leder projektet. Vi regner met at holde møde med ham umiddelbart efter 15. januar. |
Alle |
Diskussion + beslutning |
10 |
| G |
Engagement i bestyrelsen i 2018 Vi føler os utryg ved at begge vores kasserere er fraværende fra bestyrelsen. Vores mål var at få mere overblik over økonomien. Det opnår vi kun delvist. Vi hører fra flere afdelinger at der arbejdes med 'lappeløsninger' (opbevaring af kontakter hjemme hos folk, f.eks.) Vi synes, vi skal have nogle flere ind i bestyrelsen. Vi har brug for, at der er flere der tager ansvar så ansvaret (både økonomisk, og arbejdsmæssigt) bliver fordelt bedre. Vi forsøger at kontakte Irina og Magnus om deres forventede engagement i 2018 og skriver ud til forretningsplansgruppen, og de fælles arbejdsgrupper samt butiksgrupperne for at spørge erfarne medlemmer om de har lyst til at fungere som suppleanter i bestyrelsen frem til næste generalforsamling. Eline skriver ud til arbejds- og butiksgrupperne. Julia prøver at ringe til Irina. Eline prøver at kontakte Magnus. |
Alle |
Diskussion |
15 |
| H |
Opsigelse af døgnboksaftale med Danske Bank Gennem konsultation med afdelinger osv. er vi nået til at det er for tidligt at gå over til kontantløs betaling. Der er ingen opbakning til at flytte vores konti i Danske Bank. Derfor laver vi ny døgnboksaftale med Merkur/Jyske Bank. Eline kontakter Karina med sidste opklarende spørgsmål inden processen sættes i gang. |
|||
| I |
MobilePay Shop Vi afventer nærmere besked om omlægning, vi forventer ikke de store udfordringer. I værste tilfælde vil vi have 30 dage til at gennemføre ændringer. |
|||
| J |
||||
| K |
| Opgave |
Ansvarlig |
|---|---|
| Julia kontakter Jonathan for at høre hvilke udgifter han forventer at have. Hun skriver også en lille vejledning til Karina om at hun kan godkende/refundere disse udgifter. |
Julia |
| Mailtjans |
Julia |
| Vi forsøger at kontakte Irina og Magnus om deres forventede engagement i 2018 og skriver ud til forretningsplansgruppen, og de fælles arbejdsgrupper samt butiksgrupperne for at spørge erfarne medlemmer om de har lyst til at fungere som suppleanter i bestyrelsen frem til næste generalforsamling. Eline skriver ud til arbejds- og butiksgrupperne. Julia prøver at ringe til Irina. Eline prøver at kontakte Magnus. |
Eline og Julia |
| Gennem konsultation med afdelinger osv. er vi nået til at det er for tidligt at gå over til kontantløs betaling. Der er ingen opbakning til at flytte vores konti i Danske Bank. Derfor laver vi ny døgnboksaftale med Merkur/Jyske Bank. Eline kontakter Karina med sidste opklarende spørgsmål inden processen sættes i gang. |
Eline |
| Emnefelt |
Beslutning |
|---|---|