Bestyrelsesmøde mandag d. 27. august 2018

Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde august 2018
Oprettet 2/8 2018, sidst opdateret 27/8 2018
Hvornår:
 Mandag d. 27. august klokken 17:00-19:00
Hvor:
 KPH
Kommer/ til stede:
 Sarah, Alexander, Connie, Roland
Afbud/ ikke til stede:
 Nika, Morten
Mad:
 Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødefacilitator:
Referent:
 Sætter næste møde på wikien
Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
Opgave
 Ansvarlig
 Status
Morten laver en strategisk udkast til bestyrelsens vision
Morten er her ikke, skubbes til næste gang
 Morten
Udkast til mail om koordineringsmøde
Forberedt, ikke afsluttet
 Morten
Der er flere medlemmer der skal have penge refunderet, både pga problemer med
online betaling og kontingent
Udskudt, Sarah laver det i forbindelse med oversigt over økonomi (sammen med Karina)
 Sarah
Dagsorden til koordineringsmøde - Nika opretter hjemmeside,
Morten laver udkast til dagsorden oger sender rundt
-Punkter: døgnbokse, aflysning af infomøder, hvordan tiltrækker og fastholder
Bruges i mødet
 Nika / Morten
Hold møde med kommunikationsgruppen
Connie har skrevet med Mia, men der har ikke været et møde da kommunikationsgruppen havde travlt med arrangement i torvehallen
Der er fortsat brug for en snak med kommunikationsgruppen omkring brug af budgettet.
 Connie
Doodle til møde med Jonathan og Karina
 Nika
Dagsorden til møde med Jonathan og Karina
Laves i dag
 Roland + Nika
Deltag i butiksmøde i Nørrebro d. 29. august
Sarah og Connie deltager
 Connie
Morten overtager mailtjans i august
Vi er gennemgået flere mails fra august måned:
-Metropol - bestyrelsen bliver opdateret af Nika og Jonathan
-Dropbox konto i indkøbsgruppen - er indkøbsgruppens opgave
-KF Forsikring - Sarah prøver at få status på virksomheds NemID, så vi kan følge op
 Morten

2. Godkendelse af referat fra sidst

Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
http://kbhff.wikispaces.com/Bestyrelsesm%C3%B8de%20torsdag%20d.%202.%20august%202018
Referatet er godkendt.

3. Næste møde - tid og sted

I forbindelse med næste koordineringsmøde d.24. september. Alexander, Sarah og Roland kan ikke deltage. Connie, Nika og Morten holder mødet hvis det er muligt.

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
Nr.
 Titel og beskrivelse
(hvad går punktet ud på?)
 Hvem
 Type
 Tid
(min)
A
 Check-in runde
Vi er ikke fulgt op på vores indkaldelse til koordineringsmødet. Vi aftaler at dem der starter på en opgave (f.eks. Loomio diskussion)
også har ansvar for at lukke diskussionen. Det er en individuel beslutning om de andre har givet tilstrækkeligt feedback eller ej. Generelt må vi acceptere hvis andre træffer en beslutning og muligvis laver fejl.
 Alle
5
B
 Bankboks - hvad siger afdelingerne, og hvad bringer vi til koordineringsmødet?
5 afdelinger har svaret. Sydhavn, NV og VB mangler. Overordnet går det OK uden bankboks for nogle, men Vanløse siger at de kunne sælge mere løssalg hvis de kunne bruge kontanter. Vi tager diskussionen på koordineringsmødet.
 Sarah
 Beslutning
 15
C
 Wiki status og diskussion
Vi køber en separat server. Alexander følger op på installationen.
 Alexander
 Diskussion
 15
D
 Møde med ansatte i september

Møde d. 20. steptember 17-19, Sarah er her ikke, Alexander kan eventuelt deltage
 Sarah (Nika)
 Info
 10
E
 Stormøde / workshop
Bestyrelsen indkalder til mødet 17./18. november. Workshop skal handle om konkrete problemstillinger.
 Sarah
 Diskussion og Beslutning
 20
F
 Mails i indbakken
Se opsamling fra sidst
 Alle?
5
G
 Hvad vi skal snakke om på koordineringsmødet
-diskuteret i løbet af mødet
 Alle
 Diskussion
 10
H
 Mailtjans
Alexander tager mailtjansen


I
 Nær og Fjern
Det er lidt uklart hvad der kommer til at ske. Der er problemer med Blå Congo.


J



5. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.

Til info

Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
Emne
 Beskrivelse










Status fra arbejdsgrupperne

Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
Arbejdsgruppe
 Status
Distribution
Indkøb
Kommunikation
Arrangement

Opgaver

Her samles alle opgaver fra referatet.
Opgave
 Ansvarlig
Morten laver en strategisk udkast til bestyrelsens vision, Connie sender reminder til Morten
 Connie,Morten
Oversigt over foreningens økonomi, eventuelt refundering af for mange betalte penge
 Sarah
Møde med kommunikationsgruppen - status på hvordan gruppen fungerer + hvordan budgettet bruges
 Connie
Virksomheds Nem-ID - hvad er status
 Sarah ringer
Opfølgning på bankboks problematikken med de enkelte afdelinger
 Sarah
Møde med Jonathan og Karina
 Nika/Alexander, eventuelt Connie





Beslutninger

Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger.
Emnefelt
 Beslutning









Punkter til kommende koordineringsmøde

Bankbokse

Stormøde

Punkter til kommende bestyrelsesmøder

- Feedback fra møde med ansatte
-

Punkter til kommende GF

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]