Bestyrelsesmøde mandag d. 23. oktober kl. 19-21

Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde [måned] [år]
Oprettet 8/10 2017, sidst opdateret 26/10 2017
Hvornår:
 Mandag d. 23. oktober klokken 19:00-21:00
Hvor:
 Hos Julia
Kommer/ til stede:
 Louise, Marianne, Eline, Julia
Afbud/ ikke til stede:
 Jonas, Magnus, Irina
Mad:
Mødefacilitator:
 Eline
Referent:
 Louise

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
Opgave
 Ansvarlig
 Status
Gå på barsel!
 Jonas
 Tjek.
Få Jonas nøgle og registrere i sit eget navn
 Magnus
 Ikke til stede.
Loomio
 Jonas
 Tjek.
Dato for koordineringsmøde
 Louise
 Tjek. Det er d. 30. oktober.
Doodle for næste møde (23. oktober? 24.?)
Tjek.
Klarhed om FK's timer: 9 timer pr onsdag
 Magnus
 Ikke til stede.
Få forrretningsplan til at invitere bestyrelsen
 Magnus
 Ikke til stede.
Ring Christian om Fejø: 40141804
 Magnus
 Ikke til stede.
mail jonathan
 Julia
 Tjek.
Informer distr om persondata
 Magnus/julia
 Ikke til stede.
Koordineringsmøde se "beslutninger" nedenfor
 Jonas
 Tjek.

2. Godkendelse af referat fra sidst

Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.

http://kbhff.wikispaces.com/Bestyrelsesm%C3%B8de+september+2017

Godkendt. Vi må gerne arbejde på at skrive mere detaljerede referater, så man nemmere kan holde sig orienteret, hvis man ikke er til stede.

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Vi diskuterer om det er nødvendigt at mødes inden den ekstraordinære GF, eller om vi kan nøjes med at mødes efter. Vi aftaler at vente med at holde mødet til december. Vi læser alle beslutningsforslagene inden GF, og hvis der er noget vi gerne vil diskutere i bestyrelsen inden, gør vi det over Loomio.

Næste møde er derfor mandag d. 18. december kl. 18-21 hos Eline. Vi spiser sammen først og julehygger lidt.

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
Nr.
 Titel og beskrivelse
(hvad går punktet ud på?)
 Hvem
 Type
 Tid
(min)
A
 COMPASS forskningsprojekt
Hvordan skal de penge, som vi får i år for at være med i COMPASS projektet, bruges/fordeles? Vi skal inden året er omme sende en elektronisk faktura til KU, så vi kan få pengene udbetalt (7.500 kr. for 2017).

+ Der er Solution Lab i Hjortshøj d. 25. november. Louise og Eline har tilmeldt sig.

Vi er i tvivl om præcis hvad pengene skal bruges til, da de aktiviteter vi har foretaget i forbindelse med forskningsprojektet ikke har kostet os penge (f.eks. møder med studerende, interviews osv.) Louise og Eline spørger til Solution Lab'et d. 25/11.
 Louise
 Beslutning + info
 10
B
 Behandling af persondata
Vi har fået mail fra Roland og skal bl.a. have arrangeret et møde med nogle advokater inden ekstraordinær GF til november...

Vi diskuterer om det er nødvendigt med et møde med advokater, eller om vi selv kan læse den nye lov for at finde ud af hvilke ændringer der skal til. Spørgsmålet er også om det overhovedet er en advokat vi skal snakke med, eller om det snarere er en IT-sagkyndig. Der er også de advokater, som tidligere har hjulpet KBHFF ift. erhvervsstatus. Giver det mening at kontakte dem?

Eline kender en, som arbejder med IT-sikkerhed, som hun kan spørge ang. om det er noget vi selv kan ordne, eller om vi har brug for ekstern rådgivning.

Vi beslutter at skrive det på som et punkt på næste koordineringsmøde. Vi er enige med Roland i, at det er vigtigt at have kigget på det inden den ekstraordinære GF, da det har betydning for nogle af de beslutningsforslag som bliver fremlagt der.

Eline skriver svar til Roland + ringer til Irina for at høre om hun har input.

Louise skriver det på som punkt til næste koordineringsmøde.
 Alle
 Beslutning
 45
C
 Avlermøde
Det er torsdag d. 9. november. Hvem fra bestyrelsen kommer? Vi skal bl.a. holde et oplæg med "status fra bestyrelsen" på 5 minutter. Hvem vil stå for det?

Julia vil gerne skrive udkast til oplæg. Eline lægger ud på selve dagen, og vi andre supplerer. Vi diskuterer om vi skal have powerpoint eller ej. Husk tilmelding!
 Louise
 Beslutning
 10
D
 Svartider fra bogholder
Et medlem har på mail, at hun ikke får svar, når hun skriver til bogholderen på mail (for at få penge fra høstfest refunderet). Jeg har også selv oplevet lange svartider. Hvad er aftalen med Karina ift. kontakt? Hvor ofte kan vi forvente at hun svarer på mails sendt til okonomi@kbhff.dk?

Der er ikke nogle af de tilstedeværende, der har et telefonnummer på Karina, så vi ved ikke hvordan vi kan kontakte hende udover økonomi-mailen. Vi snakker om at invitere Karina til næste bestyrelsesmøde, da vi gerne vil have bedre overblik over hendes arbejdsgange (og økonomien i KBHFF i det hele taget), og bl.a. lave klare aftaler om hvordan vi kan kontakte hende.

Julia skriver mail til Karina og inviterer hende.
 Louise
10
E
 Antropologi rapporterne, en uddybning af overvejelser (har svært ved at læse overvejelser udfra referatet)

Louise skriver til underviserne på Anvendt Antropologi og hører om de vil sende den sidste rapport til os (hvis det er gået i orden med karaktergivningen).
Vi vil stadig gerne nå at læse rapporterne, og prøver at nå det til næste gang. Evt. kan man nøjes med at læse sidste kapitel i hver rapport om "anbefalinger".
 marianne
 uddybning,beslut.
 15
F
 NV og Ydre Nørrebro slåes sammen

Det er lidt tilfældigt at vi har fået af vide, at de to afdelinger slåes sammen. Vi vil gerne tage det op som punkt på koordineringsmødet, at vi synes det kunne være fedt, hvis arbejdsgrupper orienteres om så store beslutninger fremover, f.eks. ved at få tilsendt en mail.


G
 Ekstraordinær GF

Vi prøver at nå at læse beslutningsforslagene inden koordineringsmødet mandag d. 30/10. Hvis der er nogle punkter, som vi synes skal diskuteres inden GF, gør vi det over Loomio. Vi diskuterer om vi skal have en samlet holdning i bestyrelsen til de enkelte forslag.


H
 Næste mailansvarlig

Louise tager mailen indtil næste måned.


I



J



5. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter.



Til info

Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
Emne
 Beskrivelse










Status fra arbejdsgrupperne

Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
Arbejdsgruppe
 Status
Distribution
Indkøb
Kommunikation
 Arbejder stadig på at få kommunikationspakken færdig. Det er snart tid til efterårets nyhedsbrev. Ellers ikke så meget nyt siden sidst.
Arrangement

Opgaver

Her samles alle opgaver fra referatet.
Opgave
 Ansvarlig
Kontakte Magnus ift. at følge op på hans opgaver fra sidst + kontakte Vesterbro (f.eks. Snerle) ang. Fejø-projektet
 Louise
Spørge COMPASS ang. bevilling
 Louise og Eline
Spørge ven ang. databehandling og IT-sikkerhed
 Eline
Tage spørgsmålet om datasikkerhed op på næste koordineringsmøde
 Louise
Svare Roland på hans mail om databehandling
 Eline
Kontakte Irina om hun har input til databehandling
 Eline
Lave oplæg til avlermødet
 Julia
Skrive mail til Karina og invitere hende til næste bestyrelsesmøde
 Julia
Få tilsendt den sidste antropologi rapport
 Louise
Læse alle antropologi rapporterne
 Alle
Læse beslutningsforslagene til ekstraordinære GF
 Alle
Skrive på dagsordenen for næste koordineringsmøde om at orientere arbejdsgrupperne ved store beslutninger (såsom at NV og YN slåes sammen)
 Eline

Beslutninger

Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger.
Emnefelt
 Beslutning









Punkter til kommende koordineringsmøde

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]

[Overskrift]

[beskrivelse]

Punkter til kommende bestyrelsesmøder

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]

Punkter til kommende GF

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]