indkøbsgruppemøde 30. april 2012

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	Mandag den 30.april kl 18
Hvor:	Hos Carsten, Grøndals Parkvej 87. Mobil 2926 1611
Kommer:	Stine, Jan, Tommy, Bente, Mogens, Alexander, Marianne, Charlotte
Afbud:	Jette, Sara
Snacks/Mad:	Værten sørger for det hele, vinsmagsprøver kommer under punkt 9
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Bemærk der er ikke trådløst netværk jeg har kun en kabelforbindelse.

Dagsorden:

(Prioritering af dagsorden)
Carsten, mogens, tommy, charlotte, mariannne, Stine, Jan, Jon (vin), Bente, Alex, Ane, Jan
Carsten fortæller lige kort om procedure, da der er så mange nye.
1. Nyt fra kollektivgruppen
Mogens siger at der ikk er noget nyt. ikke udover medlemsmødet. se punkt ?

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
Charlotte fortæller at der blev lavet bestillingsfejl i forrige uge. Der blev bestilt vare til amager fra Solhjulet og Søris, da det ikke var muligt at nå at afbestille det. Det skal afgøres, hvad der skal ske med eventuelt underskud. Fremover skal det skrives ind i fra indkøber til indkøber, hvis afdelinger melder ind med datoer de holder lukket. Afdelinger skal skrive et nul i tilbagemeldingsark fremover, hvis de ikke vil have vare. De skal have tilbagemelding fra os, hvis de har sendt mail (Charlotte sender mail til afdelingerne om denne nye procedure). Noget af underskuddet er betalt ved vare Carsten. Resten af underskuddet dækkes af alle ni afdelinger. Økonomigruppen betaler regningerne nu og vi laver fordelingsnøgle (Stine har opgave med at sende mail til Økonomigruppe), Skalotteløg fra solhjulet var dårlige (Stine skriver mail til Sven). Birkemosegård kører ikke, når vi ikke bestiller fra dem. Det skal både Allehånde og Gladsaxe vide (Carsten fører det ind i Bestillingsmanualen). Modtagervagten i Gladsakse informerer indkøbsgruppe, hvis der er leveringsfejl, dårlig grønt mv (Carsten fører det ind i beskrivelsen for Gladsakse vagten).


3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøjer osv.)
Sara:
- er der ingen der tjekker fritekst-tilbagemeldinger fra afdelingerne? (se tekst markeret med gul i manualen) - i så fald er der ingen grund til at vi beder dem skrive noget... det går nemlig stadig lidt trægt med at få folk til at udfylde tilbagemeldingsskemaerne korrekt (og ikke skrive tekst ind i tal-felter, overskrive felter, skrive korrekt ugenr osv), så jeg tænker at vi kan droppe den "overflødige snak" og kun bede om det vi virkelig har brug for: antal poser og antal tørvarer, og så prøve at få afdelingerne til at udpege én person der havde til ansvar alene at stå for tilbagemeldingerne (ligesom i Vanløse) så der bliver bedre kontinuitet i det. hvad synes i? hvis i er enige, vil i snakke med jeres respektive butiksgrupper eller skal jeg sende en mail til dem alle? (jeg tror at den direkte snak er mere effektiv... husk at anbefale at de skaber overblik over hvor meget der sælges, f.eks. vha.
https://docs.google.com/a/kbhff.dk/spreadsheet/ccc?key=0AoZ9yIKVdLDmdGFrMDR4a3ExeURtY0lid09ZVUlfZ3c#gid=1, og hvis der er uklarheder så bede dem endelig ringe til mig...). Vi vil gerne beholde det som det er.
- har opdateret lidt vedrørende tørvarer i manualen, og tilføjet dem i sæsonplan-oversigten (nederst, i lyserød). det ville være rart hvis ugens bestiller-team også bestilte alle tørvarer, værktøjet til det gør det ret hurtigt og nemt, pt drejer det sig, udover æg og brød som jo allerede er rutine, om kaffe (til den 3. onsdag i måneden) og æblemost (til den 4. onsdag i måneden).Det gør vi allerede. Det er vedtaget!
- endelig er vi klar til at køre med mel fra brinkholm, se nyhed på hjemmesiden, jeg tager mig af bestillingerne i indkøringsfasen. bemærk at butikkerne skal melde ind hvor meget de vil ha' allerede nu på onsdag - hjælp gerne jeres afdeling på vej!
- det må snart være honning-tid igen - Carsten, har du en kontakt?
( i småtingsafdelingen: har fået rettet det med løssalgspriser så det nu giver mere end kr 100 hvis man selv sammensætter en pose)

Tommy forslår at vi enten skriver mail ud til afdelingerne eller skriver på hjemmeside, når vi går ind i en uge, hvor der skal bestilles tørvare (bestillingsmanualen er rettet).

4. Administreringen af vores indbakke (Stine). Vi skal være bedre til at rydde op i vores indbakke. Arkivere, når det ikke behøver at ligge i indbakken længere med videre.

5. Der ligger mails i indbakke, som er tænkt som punkter til det næste indkøbsgruppemøde (Stine)

6. Der ligger mails fra producenter, der gerne vil handle med os (Stine)

7. Sæsonplanlægningen 2012-2013 starter i uge 18... OBS! (Stine). Bandholm sælger frugt sent på året (Stine skrive til dem).

8. Tvedemose skal have sæsonplanlægning senest 1. juni (Bente tager denne opgave med kontakten til)

9. Der kommer en vinbonde - Jon Høyrup, Chateau Le Rait, som gerne vil afsætte økologisk vin gennem KBHFF:
http://chateaulerait.wordpress.com/ (skal det være ligesom med Johnny med fisken - men lad os nu lige smage først). Mogens
75 kr pr flaske og 400 kr pr kasse med 6 stk. De sælger også rose cremant. Det forslås at de enkelte leverandører selv skriver ud til butiksgrupper, så det ikke er indkøbsgrupper, der står for salg af vin. Dog ikke med kaffe og vin pga. nærhedsprincippet. Evt. have en side på hjemmesiden, hvor sælgere kan skrives på og så kan medlemmer selv kontakte leverandør. Det er en opgave, som skal laves på et tidspunkt. Det skal gå igennem indkøbsgruppen dog. Jon sender et oplæg til det der skal ud på hjemmesiden og så handler vi på det derefter.

10. Opfølgning på medlemsmødet - vi har fået bemyndigelse til at handle med omlæggere under en række betingelser. (Carsten). Vi har fået bemyndigelse til at handle med omlæggere. Vi laver forsøgsperiode i et halvt år. Vi aflyser ikke de aftaler vi har i forvejen. Det skal signaleres tydeligt også 14 dage før, så medlemmer ved der er omlægger vare i, når de bestiller pose til følgende uge. De skal have samme pris, som økovare. Skriv til dem vi allerede kender til (Kuldsminde - Stine, Carsten skriver til dem på Lolland).

sidste punkt: opdatering af vagtplan og næste møde
Sara: jeg kan alle torsdage i maj hvis der er brug for det (vil dog helst holde fri den 17.)

Evt. Vidarslund kan køre med Din Baghave. Carsten ringer til Sjak og snakker med ham.