Indkøbsgruppemøde 24. juni 2013

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	mandag den 24. juni 2013, kl 18-21
Hvor:	Vi bliver desværre nødt til at skubbe kolonihaveoplevelsen til næste måned. Vi kan i stedet være på The Hub, Nørrebrogade.
Kommer:	Jens, Jonas (Amager), Birgit (kommer ca. 19), Bente, Alexander(V, Ane, Mogens, Nina
Afbud:	Terese (Amager), Stine, Kirsten B,(Østerbro),Tommy,Kirsten(stadig syg), Erik (akut arbejde)
Aftensmad:	Sammenskud
Ordstyrer:	Mogens
Referent:	Bente

Referat:

0. Prioritering af dagsorden

1. Nyt fra kollektivgruppen: Intet nyt

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
Kvalitetsskemaet bliver ikke rigtig brugt ude i afdelingerne. I Amager afd finder man det svært at bruge den graduerede evaluering. Det aftales at vi fortsætter med skemaet i en revideret udgave frem til slutningen af året. Nina reviderer skemaet så der bliver 3 trin i stedet for som nu 5 samt informerer butiksgrupper og hjemmeside.

3. a Diskussion af priser. Ligesom det osse har været påpeget på hjemmesiden fås salat og rabarber fra skytte til samme pris i Irma som i løssalg. (Alexander)
Der har været klaget over at vores priser er for høje i forhold til f.eks. Irma.
- Dels var vores salathoveder større
- Dels skal man ikke sammenligne med løssalgsprisen men med poseprisen
- Nina spørger Carsten om hanb har fået en kommentar fra Lars Skytte, hvis ikke kontakter hun Lars Skytte og hører ved samme lejlighed om han har rabarbersaft.

3. b Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Ingen rettelser

4. Hvordan løser vi"asparges-problemet" fra uge 22 med manglende asparges, 10 kg til kr.1.240,- til Islands Br. (Kirsten). Har skrevet flere gange til Østerbro butiksgruppe for at spørge om de landede der i stedet for Vesterbro men har ikke fået svar (Carsten).
Ane checker om Østerbro har fået for mange og giver besked til Indkøbsgruppen.
Der manglede også asparges i uge 25. Jens har fået besked fra 3 afdelinger om hvor meget der manglede og giver besked til Mar så hun retter fakturaen

5. En snak om Amager´s holdning til indkøbsgruppen (Kirsten)
Der har været en skæv kommunikation mellem Amager og indkøbsgruppen, det er nu løst

6. Hvordan får vi vores medlemmer til at melde sig til lugeturene og tage div opfordringer alvorligt (Kirsten)
Bente Kontakter de interesserede fra Nørrebro og siger at de er velkomne. Alexander kontakter en fra kørelauget ang transport på søndag og bestiller bus.
Vi venter med at evaluere lugeturene til august.

7. Vidarslunds deadline for bestilling og aftale om minimumsbestilling(Jens)
De har deadline for bestilling torsdag kl 10 da en grossist køber stort set alt hvad de kan levere, Den frist kan vi ikke overholde.
Indkøbsgruppen vil gerne have tilbagemeldinger fra afdelingerne senest torsdag kl 10 da nogle indkøbere bestiller torsdag formiddag.

8. Problemer med slettede formler i Google docs(Jens)
Nogen tager en computer med næste gang så dem der ikke kan finde ud af at reparere formlerne kan få det vist.

9.Onlinesystemet (Stine)
Jeg skulle finde ud af, hvad kommunikation syntes om at oprette flere vare i onlinesystem. Skrev til Thorsten og fik dette svar: Med hensyn til at lægge nye faciliteter ind, så mener jeg at det sidst strandede ved at løssalget er svært at konvertere til egentligt bestillingssalg. Noget med at varerne skulle afhentes indenfor en måned, ikke en bestemt dag. Problemet var logistik – svært at styre, at varerne kom til rette afdeling på en bestemt dag. Og så at nogle varer let blev fordærvet så det var svært at garantere levering.

Programmørgruppen er ikke rigtig gået i gang med systemet endnu, så der er ikke så meget basis for et møde. Men jeg foreslår interesserede fra gruppen at de kan tage til Jeres møde for at få en dialog i gang.

Men lad helt generelt mig få Jeres tanker og ønsker.

1. prioritet er at få løssalgsposer i systemet, dernæst kommer egentlige løssalgsvarer som brød, saft, mel og olie
Jens inviterer IT-gruppen til et møde.

10. Næste møde hosCarsten)

11. Poseantal
Skal vi gå over til at hente næste uges antal bestilte poser fra Online systemet og dermed slette de kollonner fra Tilbagemeldingsskemaerne? Hvis ja, hvilken er den bedste procedure (info om ændringen til medlemmerne + hvad mht antallet løssalgsposer? Runde op til nærmeste hele 5?) og har alle i IG prøvet at hente tallene fra Online systemet? (Nina)
Vi fastholder næste uges antal af bestilte poser som hidtil fra tilbagemeldingsskemaet

Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011

Z. Opret næste møde:
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :)