Indkøbsgruppemøde 25. juli

Hvornår:	Mandag den 25. juli 2011 kl 19-21
Hvor:	KAFAX Korsgade 19-21.15
Til stede:	Sara, Kathrine, Erik, Marusa, Mogens, Jette, Charlotte Karoline, Kristian
Afbud:	Mette
Snacks:	Sara
Ordstyrer:	Erik
Referent:	Mogens

Dagsorden:

(Prioritering af dagsorden)
1. tilbagemelding fra afdelingerne (Mogens/Sara)
Der er forvirring omkring brug af skemaet. lad os blive enige om hvilke informationer vi har brug for og hvordan vi bedst indsamler dem (google-doc vs. wikiside). Fra afdelingerne har vi brug for følgende oplysninger:

• Kommentarer til ugens leverance (var der fx visne grøntsaver, manglede der noget)
• Hvor mange poser i abonnement og hvor mange ekstraposer har de brug for næste gang
• Hvor mange løssalgsvarer (mel, kaffe, brød, æg) er der brug for
• Grøntsager i løssalg kan ikke forudsiges på samme måde, de kommer ofte som "tilbud" fra avlerne - men hver afdeling skal give et bud på hvor store partier af disse "spotanvarer", de kan sælge

2. Simplificering af indkøbsopgaven (Kathrine, Erik)
Der er behov for at justere og effektivisere rutinerne omkring indkøbsopgaven. Vi har aftalt følgende forløb:

• Mogens laver oplæg til vagtskema, der hver anden uge indeholder to "løssalgsindkøbere", som skal sørge for at afdelingerne har forsyninger af mel, kaffe, æg, mv. (i samarbejde med butiksgrupperne).
• På næste indkøbsgruppemøde lægges vagtskema længere ud i fremtiden, så vi undgår panikløsninger
• Anders har lavet oplæg til emballagehåndtering, baseret på ifco-systemet. Dette oplæg skal synliggøres og procedurer for butikker, Allehånde og indkøbsgruppe præciseres
• Mogens laver beskrivelse af procedurerne i forbindelse med indkøb, i samarbejde med Erik og Kathrine
• Sara, Kathrine og Jette laver oplæg til GoogleCalc-baseret bestillings-system, der skal kunne håndtere:
  • Antal bestilte poser fra afdelingerne (udtræk fra medlemslisterne)
  • Tilbagemelding fra avlerne (i stedet for mails har hver avler et regneark / en formular) med vare, pris pr enhed, mængde
  • Overblik over de varer, der er til rådighed og til hvilken pris
  • Mulighed for indkøberne for at sammensætte en pose og generere en pakkeseddel ud fra regnearket

3. samarbejde med avlerne om dyrkning og aftaler om køb

• Mogens opdaterer avlerskemaet, så indkøberne har bedre overblik over hvilke avlere, vi prioriterer, hvilke vi får "basisvarer" fra osv.
• Vi bruger Solhjulets prisliste som rettesnor i forbindelse med aftale om priser på varer (så vi undgår at under- eller overbyde)
• Vi fortsætter dialogen med avlerne, og satser på at holde flere avlermøder, hvor de store linier aftales - dog kan vi ikke indgå faste aftaler et år forud

4. Johnny Fisk
Johnny Fisk (Jensen) har tilbudt at komme forbi Nørrebro med fisk en gang imellem. Fiskene er frisk fra auktionerne i Hirtshals og Skagen. Foreløbig har Johnny været forbi tre gange (ca hver fjortende dag) - han står selv for afregning og vi har ikke noget med håndteringen af fiskene at gøre (salget sker fra fødevaregodkendt bil). Selv om de fleste er glade, har der været rejst tvivl om det bæredygtige i at spise fisk (overhovedet), bl.a. fordi en del fiskearter er overfiskede og fordi de fleste opdrætsfisk er rovfisk, der får fiskemel og fiskeolie, i foderet og derfor belaster økosystem "nedefra". Skal ordningen være permanent, må vi have en "fiskeripolitik".

Johnny er selv opmærksom på at arter som tun, haj, sværdfisk og ål er overfiskede, og køber dem ikke. Et forslag fra butiksgruppen om at holde sig til fisk på WWF's "Grønne Liste" vil udelukke alt andet end torsk, makrel og mørksej. Skal vi udvide til også at omfatte WWF's "Gule liste", kræver det, at auktionerne i Hirtshals og Skagen sætter fiskested og fangstmetoder på de lister, Johnny køber ind efter (auktionen i Hanstholm har allerede fangstmetode på deres liste). Marusa og Mogens ser nærmere på mulighederne og laver et forslag, der kan fremlægges for medlemsmødet, da det er et emne, der ikke kan besluttes af indkøbsgruppe og butiksgruppe alene. Derefter skal det vurderes hvordan alle afdelinger evt. også kan få del i fiskene.

5. Forslag fra indkøbsgruppen om strategimøde (Nina + Erik)
Charlotte, Kathrine og Erik deltager i strategimøde med kollektivgruppen, hvor emnet er hvordan vi vi rent praktisk ser at fødevarefællesskabet skal udvikle sig - fx hvor mange dage der skal være leveringer og hvor mange afdelinger vi skal købe ind til. Det får nemlig konsekvenser for pakning, distribution mellem afdelinger osv., så der skal lægges en fælles strategi, bl.a. med udgangspunkt i at der er begrænset plads til levering og pakning på Korsgade og at Fødevarestyrelsen har meddelt, at KBHff muligvis skal ind i Smiley-ordningen.

6. Mindre poser/singlepose (se mail i vores indbakke - Kathrine)
Butiksgruppen på Vesterbro har spurgt om det er muligt at bestille en singlepose/en mindre pose, da de oplever at nogle ikke kan nå at spise hele posen på en uge og det kan være svært at dele en pose i to, da nogle grøntsager er svære at dele mv. Indkøbsgruppen opfordrer til at der i butikkerne opfordres til at man så vidt muligt deler posen - enten med andre single-medlemmer eller med venner, da det ville blive en ganske stor opgave at administrere både "almindelige" poser og "halve poser" med forskelligt indhold. I butikkerne kan det evt. praktisk gøres vha opslag - evt. kan debatforummet sættes i spil.

7. Oprydning af vores indbakke (Kathrine)
Vi har over 1000 mails i vores indbakke. Det er ikke nødvendigt atslette mails eller oprette grupper så det bliver mere overskueligt: Sara laver "minikursus" i Gmail på næste møde - det er muligt at arkivere "gamle" mails, så de stadig er tilgængelige for søgning, men ikke fylder op i indbakken.