Indkøbsgruppemøde 26-08-09

Referat af møde i indkøbsgruppen onsdag d. 26/8 2009 kl. 19

Tilstede (on and off): Trille, Ania, Mette, Carsten, Per, Larisa, Frederik, Kristine
Hvor: Kafax
Referent: Kristine

Næste møde og kommunikation generelt– vigtigt!
Vi fik ikke aftalt et ”næste møde” men jeg tænker at I alligevel kommer ned i Kafax på næste onsdag d. 2/9 (for at hente jeres lækre ”kasser” jo!). Jeg tænker at vi så igen dér stikker hovederne sammen kl. 19 og får aftalt og delt opgaver ud vedr. den efterfølgende uges bestilling mm. Jeg tænker at vi her i starten kan mødes hver onsdag kl. 19 for at få fordelt opgaverne. Med tiden kan vi forhåbentlig gøre det hurtigt og få skabt nogle rutiner og faste opgaver og ansvarsområder. Det er derfor vigtigt at man melder ud til alle hvis man IKKE kommer en onsdag kl. 19.

Det er nemlig nok ikke sjovt at stå der som den eneste fra indkøbsgruppen – og dermed komme til at hænge på alle opgaver vedr. bestilling den efterfølgende onsdag. Det må ikke ske! Husk at man altid skal skrive til indkoebsgruppen@kbhff.dk når man ønsker at skrive til alle fra ”indkøbsgruppen” (gem denne mailadresse!). Mail-gruppen holdes hele tiden ajour således at de der ønsker at være medlem af gruppen får mails sendt til deres private inbox via ovenstående adresse.

Bemærk at næste møde i ”kollektivgruppen” er onsdag d. 2/9 kl. 17 i Kafax. I fra indkøbsgruppen er alle også meget velkomne til at komme og være med dér til at udvikle ”Københavns Fødevarefællesskab” til at blive en større og bedre! Som I kan se er det fedt at være mange da der er mange opgaver der skal løses.

Evaluering af første bestilling og handel
Det er gået rigtig godt med bestilling og levering af varer. Dog var der lidt rod mht. nøgler da Per manglede nøgle til Kafax og telefonnumre til relevante personer. Per har nu fået relevante telefonnumre og nøgleproblemet løses til næste gang (se nedenfor).

Grøntsager og frugter så superlækre ud og vi synes at man denne uge har fået meget for sine penge! Godt gået!! Det kunne være skønt hvis indholdet varierede hver uge således at man dels fik lidt ”basis” grønt/frugt og dels fik noget ”eksotisk” (dog stadig lokalt/dansk produceret) hver gang. Det må godt føles lidt ligesom til jul: ”Hvad mon jeg får denne gang?”

Butiksgruppen har et ønske om at vi i indkøbsgruppen hver uge før kl. 16 lægger en seddel ved varerne der er ankommet til Kafax om hvad der i alt er bestilt, hvad der skal pakkes i ”lille kasse” og hvad der skal i ”stor kasse”.

Vi har mange kontanter på os efter en onsdags-handels-aften og det er et problem. Vi skulle gerne få lavet et ”online” betalingssystem således at folk i stedet kan overføre de 100 kr./200 kr. vil vores konto. Således skal der også laves et system så ”butiksgruppen”/de der står i butikken kan holde styr på hvem der har betalt. Denne liste over hvem der har betalt kunne fx udprintes og lægges klar til ”butiksgruppen”/dem der står i butikken.

Opgaver der er fordelt

Trille:
- Tjekke og besvare mails sendt til indkoeb@kbhff.dk og holde styr på evt. bestillinger via hjemmesiden og overføre disse til regneark senest lørdag (men husk at det jo egentlig er meningen at man kun kan bestille/ betale via butikken fra nu af, ikke? – indtil at et evt. internet-betalingssystem altså fungerer)
- Undersøge poser og kasser (jeg regner med at du har noget klar til næste onsdag? – evt. i samarbejde med andre fra indkøbsgruppen igen..? – skriv ud hvis behov for hjælp!)
- Lave mailkonto til Per (han vil gerne!) : )

Kristine:
- Kontakter Nis for at spørge om vi må kopiere nøglen til Kafax således at vi har 3 eksemplarer
- Hvis ja: Kopierer nøgler til Kafax og leverer én til butiksgruppen (Aleks, tlf. 22 21 83 73), én til kommunikationsgruppen (Andreas, tlf. 30 25 30 49) og én til indkøbsgruppen (Ania, tlf. 22 99 90 18)
- Skriver ind i medlemsdatabasen der ses via på mail.kbhff.dk at de ovenstående 3 er ”nøgleansvarlige” i de tre grupper
- Indsætter denne onsdags fortjeneste på konto og betaler alle regninger
- Vil her i starten stå for hver onsdag at afhente dagens fortjeneste, indsætte disse på konto og betale regninger
- Kontakter Fælleskassen og evt. også Adam vedr. overdragelse af konto i Fælleskassen
- Laver skabelon til ”indhold af kasser” (som skal ligge sammen med varerne til butiksgruppen hver onsdag kl. 16) og mailer denne ud til alle i ”indkøbsgruppen” og lægger den som ”fælles dokument” på mail.kbhff.dk (som vi jo alle har adgang til!) således at alle for fremtiden har adgang til denne skabelon.

Ania:
- Indkøber 3 elektroniske vægte for butiksgruppen og afleverer dem i butikken senest onsdag kl. 16. Kvitteringen gemmes og gives til Kristine. Du får så pengene for udlægget i butikken næste onsdag eller skriver en mail til Kristine som så overfører pengene til dig.
- Står sammen med Per for at modtage varer på onsdag d. 2/9. I aftaler selv indbyrdes.

Per:
- Modtager varer sammen med Ania på onsdag d. 2/9

Carsten og Mette:
- Researcher videre på forhandlere og ”gode tilbud” (Mette ville vist ringe til Birkemosegaard). Undersøg priser, udbud, hvilke tidspunkter de leverer og hvornår bestilling senest skal ske hvis vi skal have varerne onsdag
- Bestiller varer sammen til næste onsdag d. 2/9. Varerne bestilles vist senest søndagen før.
- Laver efter ønske fra ”butiksgruppen” en seddel over hvad der er bestilt og hvad der skal i hver kasse (se skabelon). Den udfyldte seddel mailes til butiksgruppen@kbhff.dk og printes derudover og lægges sammen med grøntsagerne i Kafax. Bed evt. den der tager
- Taler med Ania og Per vedr. modtagelse af varerne på onsdag d. 2/9

Carsten desuden:
- Køber de resterende varer fra denne uges levering
- Kontakter Kristine vedr. betaling for disse (medmindre der allerede er betalt)
- Laver en regning (eller lign.) fra hans firma til Københavns Fødevarefællesskab for æbler. Regningen/beløbet sendes til Kristine der overfører/betaler pengene for æblerne.

Mette desuden:
- Udvikler opskrifts-idéen (altså at der følger en relevant opskrift med hver kasse)
- Tager med Andreas m.fl. fra Kommunikationsgruppen på ”Grøntsagsfestival” på lørdag d. 29/8 på Halmtorvet og gør reklame for Københavns Fødevarefællesskab. Det foregår fra kl. 10 til kl. 18. Kig forbi! www.grontsagsfestival.dk

Det er muligt at bestille varer på Grøntsagsfestivalen, såfremt man er villig til at betale for medlemskab og kasse med det samme. Bestillinger fra festivallen sendes videre til Carsten senest søndag formiddag.