Indkøbsgruppemøde 27. august 2012

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	Mandag den 27. august 2012 kl. 18
Hvor:	MultiTaske, Nørrebrogade 41 1. tv. SE MAIL FRA ERIK
Kommer:	Nina, Bente, Stine, Alexander, Sara, Erik, Carsten, Tommy, Heidi (Indre BY)
Afbud:	Ane, Charlotte, Mogens
Snacks/Mad:	Erik
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:

Dagsorden:

(Prioritering af dagsorden)

1. Nyt fra kollektivgruppen
Generalforsamling flyttet til 27. oktober. Bliver slået sammen med september medlemsmøde. Mette træder tilbage som formand. Der er tale om at oprette et formandskab, hvor flere varetager posten. Der starter en afdeling på Islands Brygge på onsdag den 29.08.2012. Kbhff havde 3 års fødselsdag den 26.08.2012

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
Husk at benytte det ark, hvor tilbagemeldingerne fra afdelingerne linkes til. Link til dette ark kan findes i bestillingsmanualen. Pletter på blomkålen?

3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Nina har været i gang med at gøre manualen mere overskuelig. Der er dukket et par spørgsmål op undervejs - tag lige et kig på manualen og tag stilling! :o) Vi har besluttet, at det bare er de næste der har vagt, som retter manualen til.
Æghistorik er ikke blevet gjort fra uge 28-33...Skal folk i gruppen gøres OBS på det? Ja, det er vigtigt at få historikken med for at chekke om der er store afvigelser fra de foregående uger - nogle gange taster de fejl i afdelingerne. Historikken er en måde, at sikre at der ikke sker fejl. Husk at "copy values only" i det lyserøde felt, så talene ikke ændrer sig ugen efter. Indre By har forudbetaling af mel, hvorfor antallene er lidt skæve. Det skal ellers helst være 5 eller 10 poser af hver. Fremover vil vi bestille rapsolie fra Stevns sammen med æblemosten.

4. Frugtpose (Bente og Stine). Opstart af frugtposer til den første onsdag hver mdr. Med bestilling den sidste onsdag hver måned (altså den første gang den 29. august) eller oftere - hvad mener i andre? Vi har besluttet, at tage det op på næste gruppemøde om det evt. skal være hver 14 dag eller hver uge. Vi er desuden bl.a. i tvivl om priserne på omlægningsfrugt? Skal de have økopriser eller konventionelle priser? Det skal være i nærheden af økoprisen.
Skal frugt udleveres i almindelige papirsposer eller stofposer? Det må afdelingerne selv beslutte om de vil det ene eller andet (papir eller stofpose). Skriv til posegruppen og orienter dem om det (Stine gør dette).
Så vidt jeg husker har vi vedtaget at vi kun køber omlægningsprodukter, hvis vi ikke kan få økologiske? Jeg kan ikke finde beslutningen i referaterne (Bente). Så længe vi ikke bryder aftaler med dem vi har aftaler med i forvejen (evt. gå vores leverandørliste igennem) kan vi godt tage andre leverandører ind.

5. Opfølgning på sæsonplan (Stine). Hvordan er det gået med at bruge sæsonplanen? Evaluering af planen - fungerer den? Det er en lille smule uoverskueligt, at tingene ikke står i alfabetisk rækkefølge. I stedet er det organiseret efter sæson, så man ikke skal springe så meget op og ned i arket. Carsten følger op på, hvilke produkter der blev leveret efter aftalen og hvilke der ikke blev det (Carsten). Det ville i hvert til falde være fint om vi har fået samlet op på, hvordan det gik med sæsonplanen til det næste avlermøde. Nogle synes sæsonplanen fungerer rigtig god, hvor andre synes, at det er lidt uoverskueligt. Revidering af æbleaftaler, da der er sket nogle ændringer (Bente og Stine).

6. Procedure ved manglende levering (Carsten)
På sidste møde aftalte vi at udarbejde et forslag til hvordan lokalafdelingernes modtagevagter / pakkere / kassemestre skal forholde sig hvis der mangler grønsager. Her er mit forslag:
Modtagevagten og pakkevagterne skal så hurtigt som muligt danne sig et overblik om der er større mangler. Hvis der mangler mere end 5 pct af en grønsag og afdelingen ikke er blevet gjort opmærksom på det i forvejen, fx via en mail fra Indkøbsgruppen eller pr telefon fra Gladsaxe-vagten skal der ske tilbagemelding til den nøgleansvarlige i Gladsaxe, som fremgår af Vagtplanen. Her skal det afklares, om grønsagerne ikke er kommet fra leverandøren eller fx er blevet leveret til en anden afdeling (og om de så kan flyttes). Det er pakkevagterne på dagen der har ansvar for at videregive information om evt mangler til kassevagterne, så medlemmerne kan få besked.
Pakkevagterne skal derudover tage stilling til hvordan de manglende grønsager skal kompenseres i medlemmernes poser. Mulighederne er
- at tage de samme grønsager fra evt ekstraposer, som afdelingen har hentet hjem til løssalg (ikke bestilt i forvejen)
- at erstatte dem med andre grønsager fra løssalg
- ikke at erstatte de manglende grønsager
Beslutningen skal meddeles til kassevagten, så medlemmerne kan få¨det at vide når de henter deres pose.

Kassevagten kan, hvis de manglende grønsager ikke er erstattet, udbetale det beløb, de manglende grønsager er værd, til de medlemmer, der bliver ramt af manglen. Kassevagten skal sende en mail til KBHFF's Økonomigruppe med en opgørelse af værdien af de manglende grønsager, hvorefter afdelingen vil blive refunderet. DET ER ALTSÅ KASSEMESTERENS ANSVAR AT GØRE ERSTATNINGSKRAVET GÆLDENDE. Hvis ikke Økonomigruppen har modtaget et refusionskrav inden ugens udgang kan afdelingen ikke regne med at få erstatning.
Vi prøver at se, hvordan det fungerer og så må vi tage det op igen, hvis det ikke kører optimalt.

sidste punkt: opdatering af vagtplan og næste møde