Indkøbsgruppemøde d. 01. juni 2015

Tilbage til Indkøbsgruppen

INDKØBSGRUPPEMØDE
Hvornår:
 Mandag d. 1/6 2015 kl. 17:00 - 21:00
Hvor:
 KPH Projects, Enghavevej 80-82, 3. sal, indgang i gården
Kommer:
 Christine, Louise, Anne-Louise (17:30), Anders BP(bestyrelsen, kontaktperson, mdr.s. gæst), Kirsten, Katrine
(kun til indkøbsgruppemøde), Mogens (kun til indkøbsgrmøde), Nattalie, Roland
Afbud:
 Brian, Marikka, Benita,Ane, Ellen (ferie), Javier (Ferie)
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret
Ordstyrer:
 Louise
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:
 Katrine

DAGSORDEN
FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst
Godkendt!

2. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne
- Hvilke afdelinger holder lukket i juli, det skal annonceret på hjemmesiden og til Sofie, så hun kan ændre online bestillingerne.
Tages videre til koordineringsgruppemødet.

- YN i krise, har problemer m at få vagter besat.
De manglende poster er blevet besat, Ydre Nørrebro overlever således.

- Arrangementsgruppen er ved at blive genoplivet, og vil gerne være med til bl.a. at arrangere ture.
Det er noteret

3. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned
- Levering onsdag d. 27.05.2015
- Opfølgning på asparges- og sæsonplan, - går alt som planlagt?

Asparges (Anne-Louise)
Udover opstartsvanskeligheder går det godt.
Hvide asparges er kun i løssalg, da der er færre end først forventet. Svanholm har været skuffet over at der var blevet lavet en aftale med Møn økologisk, men Møn økologisk har ikke haft nok, så måske er det hele godt alligevel.
Bestilling af frugtposen planlægges at skulle starte ud med jordbær - der ventes på at solen skinner.
Anne-Louise informerer alle involverede parter. Tilbagemeldingsskemaerne er opdateret, så indkøberne får ikke ekstra arbejde.
Frugtsæsonen bliver nok længere, da flere avlere har mulighed for at kunne opbevare frugt længere. Mængden af frugtposen vil nok være dalende som sæsonen skrider frem.
På drevet er der en folder: Frugt2015/2016 her kan man danne sig et overblik.

Sæsonplan
Linket til sæsonplanen opdateres af Christine
Aftalerne i sæsonplanen er bindende. Når avlerne ikke melder ind på mailen, skal indkøberne ringe til avlerne om de har varerne.
Christine skriver til avlerne for at høre om de ikke vil melde ind på mailen hvad de har.

4. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
- Husk at give distribution besked om pakkesedlen er færdig og bekræftet senest mandag eftermiddag. De laver en samlet mail til fælleslagerteamet. Hvis der sker ændringer skal vi efter mandag eftermiddag skal vi give distribution besked og ugens fælleslagervagt besked.
Distribution skal have besked om alt er bekræftet.
Louise skriver det ind i bestillingsmanualen

- Problemer med ugens pose x-skema og andre bestillingsskemaer m links til tilbagemeldingsskemaer. Vi skal accepteres for at kunne hente data? hvorfor? (er det hvis der er oprettet en kopi som ikke er delt med de samme personer - flueben?)
Hvis man skriver inde i posenuge X er der ingen problemer, men hvis man opretter en kopi, er der 3 afdelinger der ikke er meldt tilbage.Problemet ligger nok i de lokale afdelinger. På wikisiden kan man stadig komme ind i skemaerne, men det er lidt besværligt (Anne-Louise fikser det)

- Husk at orientere (dem der fikser), hvis I oplever fejl og mangler i skemaerne.

5. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk? (5 min.)
Christine og Kirsten blander sig ikke i hvad der sker på ugens posen, men alle andre ting. Bl.a. har der været lidt info om nye producenter.
Indkøberne er glade for det nye system

6. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!?
a. Lasse Linding, et lille socialøkonomisk gartneri i nærheden af Kbh. Har svaret på hvilke mængder de kan levere
Hvis det skal være større mængder kan han kun dyrke 4 sorter, men vil også gerne brede sig lidt mere ud. Han kan inviteres med til avlermøde
b.
c.

7. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst
- arbejdsgruppe for nye indkøbere: opdatering - dokumenter - opslag på hjemmesiden. (Nattalie, Mogens Katrine)
Der mangler stadig nye medlemmer. Som udgangspunkt er det en god idé at sende en reminder ud om mødet til nye medlemmer, Nattalie følger op.
Nye på oplæring må gerne bare blive sat på oplæring hos indkøbere.
Katrine opdatere linket på hjemmesiden for nye medlemmer.

- arbejdsgruppe for nye avlere - opdatering (Mogens, Ellen)
Arbejdsgruppen for nye avlere har ikke haft møde

- evt. transportaftaler - opdatering (Christine)

8. Vagtplan
Juni er fyldt! Super!
Vi skal have udfyldt juli måned inden sommerferien sætter ind.

9. Næste møde - tid og sted
Næste møde er d. 29. juni
- skal vi holde indkøbsgruppemøde i juli måned??? - kommer folk?

Umiddelbart er juli mødet aflyst.

Louise og Bente vil muligvis også gerne have en sommerferie afløser på frugtposen, såfremt de begge er væk på samme tid. Planen er at frugtposen skal køre på samme måde som grøntposen.
- Det vil blive koordineret med de aktuelle indkøbere hvis nødvendigt.


Desuden holdt vi sidste møde privat hos Bente. Det var superhyggeligt. Er der stemning for at vi holder de almindelige indkøbsgruppe privat hos gruppens medlemmer (og selvfølgelig med varsel i lidt bedre tid fremover, sorry!)

Umiddelbart er der en positiv stemning for dette. Næste møde er kl 18.30 hos Christine.
At starte mødet kl 17 er måske lidt tidligt.

NYE PUNKTER

09. Brød
Skal vi forsøge at lave en ny aftale med bager på Enghave plads eller den lokale økobager, Frederiksberg om levering af brød. Det skal også drøftes m distribution og evalueringskorpset. Skal der nedsættes en arbejdsgruppe?
Spørger om hvad stemningen er hos distribution, men er umiddelbart lidt tøvende i indkøbsgruppen. Det kræver også en del koordinering.

10. Avlermøde
Avlermøde, vi skal have nedsat en arbejdsgruppe. Sara fra bestyrelsen og 2 fra arrangementsgruppen er med. Hvem har lyst til at være med fra indkøbsgruppen?
Avlermødet vil finde sted midt i oktober.
Mogens vil gerne være med i en arbejdsgruppe - Christine vil nok gerne være mere med på den anden side af sommerferien

Ang. sæsonplan
Kan man oprette en form for standardprocedure, da det ofte er de samme ting der sker de forskellige år
Sæsonplanen kan bruges til meget specifikke ønsker.
Inden avlermødet skal der nok sættes et møde af til diskussion af sæsonplan og hungrygap
King Edvard kartofler er et ønske til en sæson.

11. Liste over avlere
Drøfte og udarbejde en liste over avlere som skal med til næste avlermøde - inkl. de nye samarbejdsparterne/avlere som vi gerne vil have med her. Hvis beslutter at det er en god ide at invitere dem med, eller er det kun de avlere som vi allerede samarbejder med som skal inviteres!?
Sæsonplanen bliver ofte udarbejdet af dem der kommer til avlermødet, derved kunne det måske være en idé at invitere nye avlere med, da det er en god måde at få nye ind på. Det kræver dog at man er sikker på at de dækker et felt, der ikke allerede er dækket. Dem der bliver inviteret har man også en forpligtelse over for.

12. Sølvgryn
Er der noget nyt om "Sølvgryn" - folk spørger.
Mogens har lovet at lave et opslag på hjemmesiden.

13. Fairtrade-undersøgelser
Prisundersøgelser og fairtrade-undersøgelser (NV og Jonas, økonomi er i gang)
Handler om status på foreningen, hvor det skal bevises at KBHff's medlemmer ikke drager økonomisk fordel. Input til Jonas om emnet kan sendes på mailen.


14. Dokumentgruppe
Oprydning af i dokumenter og opdatering af bestillingsmanualen, der er ikke nogen der tør slette noget sådan som status er nu.
Til næste møde afsættes en halv time til at danne overblik (Louise)

Måske vil der generelt i KBHFF skulle foretages en oprydning - passer nok også meget godt med at det bliver taget op på næste møde (Christine)

15. Ny kontaktperson i bestyrelsen

Anders BP er ny kontaktperson mellem indkøbsgruppen og bestyrelsen.
anders.int (a) gmail.com


Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid


Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)....................................................................................................................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
09.
 Brød, Skal vi forsøge at lave en ny aftale med bager på Enghave plads eller den lokale økobager, Frederiksberg om levering af brød. Det skal også drøftes m distribution og evalueringskorpset. Skal der nedsættes en arbejdsgruppe?
 Kirsten og Christine
 Diskussion
10.
 Avlermøde, vi skal have nedsat en arbejdsgruppe. Sara fra bestyrelsen og 2 fra arrangementsgruppen er med. Hvem har lyst til at være med fra indkøbsgruppen?
 Christine
 Beslutning
11.
 Drøfte og udarbejde en liste over avlere som skal med til næste avlermøde - inkl. de nye samarbejdsparterne/avlere som vi gerne vil have med her. Hvis beslutter at det er en god ide at invitere dem med, eller er det kun de avlere som vi allerede samarbejder med som skal inviteres!?
Diskussion
12.
 Er der noget nyt om "Sølvgryn" - folk spørger.
 ´Kirsten
2 min
13.
 Prisundersøgelser og fairtrade-undersøgelser (NV og Jonas, økonomi er i gang)
 Kirsten
 Diskussion
14.



15.



16.



17.



18.



PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)