Indkøbsgruppemøde d. 20. juni 2018

Tilbage til Indkøbsgruppen

Indkøbsgruppemøde


Hvornår:
 mandag d. 25. juni 2018 kl. 18:00
Hvor:
 Hos Ina Sonnerupvej 10, 2700 Brønshøj
Kommer:
 Marga, Kirsten, Ina, Nattalie, Kristina (18.30)
Afbud:
 Maria
Aftensmad:
 Medbring gerne lidt til fælles måltid ?
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:

Dagsorden

FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst

2. Nyt fra bestyrelsen og lokalafdelingerne

3. Nyt fra distributionsgruppen - skal distributionsgruppen slåes sammen med indkøbsgruppen? (Hørt i krogene)

4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned - se pkt 13

5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.) - er bestillingsmanualen up to date?

6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk

7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!? - Vi må lede efter nye avlere til bl.a. tomater, gulerødder m.m.

8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst


9. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Næste møde: koordineringsmødet den 27. august.

Brug gerne doodle der ligger som det første på siden: Indkøbsgruppen - Møder, samt på denne link for at finde næste møde igen:


https://doodle.com/poll/v9yzq6i8vhegrcis

NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid


Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?).............................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
10.
 Fremmøde og reminders om møder: Blev der lavet en endelig mødekalender for resten af året? Er der evt. brug for flere kræfter i gruppen? Særligt relevant med Rolands frafald.

Vi vil prøve at bruge doodlen, se ovenover for at planlægge møder. Møderne bliver oftest planlagt fra gang til gang.
 Trine
 Udviklingspunkt
 10
11.
 Sletning af gamle filer på drevet. Der er meget der ligger og fylder (og forvirrer, når man leder efter noget, da meget af det virker irrelevant eller gammelt. Måske en oprydning fremfor sletning.

Vi tager det på koordineringsmødet, den 27. august.
 gl. punkt
 Beslutningspunkt - Hvem gør det? Hvor meget må slettes?
 10
12.
 Løssalgsmængder, Hvordan øger vi salget? Hvad skal der til? Er vi sikre på at der er blevet taget kontakt til de løssalgsansvarlige, så de ved at de skal være ekstra obs?Måske vi selv er nødt til at få en liste med deres navne og sende personlig mail til dem, for at få feedback og minde om at de selv skal justere mængden istedet for at skrive til os at det er vores ansvar at nedjustere (jvf. Alexanders email)

Kristina finder frem løssalgsbestillingsmails, Ina skriver besked.
 gl. punkt, Trine & Roland
 Idéudviklingspunkt
 20
13.
 Kvalitetskontrol på lageret

Birkemosegaard - ikke nok varer til Indkøb. Pris/kvalitet fair på nye kartofler? Afhuggede/gamle kålrabier
Svanholm - vellykket feedback på asparges - reduktion i prisen

Gør det til en del af rutinen ved indkøb at forholde sig til kvalitet når man kommunikerer med avlerne om den næste uges bestilling.
Jonathan har sendt vurdering og har lavet en mappe - vi mangler at få fri adgang til mappen (Marga)
 gl. punkt, Marga
 Diskussionspunkt
 10
14.
 Avlerbesøg, hvem vil med? er der nogen der vil arrangere? Gartneriet Vidarslund, Kiselgården, m.fl.

Ina, Marga, (Nanna) vil gerne med plus måske de opskriftsansvarlige hvis vi må. Snart.
Trine
 Informations- og idéudviklingspunkt
 10
15.
 Sommerferie vagtplan. Sørge for at vagtplanen er dækket ind frem til midt august ca?

Ina og Kristina kan være backup men meld jer gerne på.
Trine
 Beslutningspunkt
16.
 ´Posen uge X´ - til hjemmesiden skal være med priser - hvem kan rette?

Kristina prøver at få hjælp til dette
Kirsten

17.
 "Copenhagen Cooking" d. 26-8-18 + 10 års fødselsdag. Kontakt info@kbhff.dk som planlægger.

få styr på vores opgave, organisere bestilling/donation af grøntsager. Marga har skrevet til Mia om hvor langt de er mht til det.
Kirsten

18.








PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:



Oprettelse af møde


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon Indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)