Indkøbsgruppemøde d. 23. maj 2016

Tilbage til Indkøbsgruppen

Indkøbsgruppemøde


Hvornår:
 OBS - d. 23. maj kl.17.30-19 og
koordineringsmøde kl.19-21
Hvor:
 KPH Project
Kommer:
 Kirsten, Louise (først fra 17.30, foreslår vi udskyder start til 17.30 så flere kan nå at ankomme?), Ellen (fra kl 18h45, enig med Louise at udskyde starten til 17h30), Roland (~17:30),
Afbud:
 Bente, Danielle (jeg er ny link til bestyrelsen i stedet for Anders - jeg kommer desværre ikke pga. arbejde i dag, der trækker ud). Christine
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:

Dagsorden

FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst
- Vi går over til at skrive referattekst med kursiv

2. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne
- Krise på islandsbrygge, krisemøde d. 1 juni


3. Nyt fra distributionsgruppen

4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned
Ellen: skal man stadigvæk udfylde skema?
- Vi udfylder ikke længere online-formularen med antal afdelinger der har udfyldt kvalitetsskemaet. Kvalitetstilbagemeldinger må vente til vi får et IT-system der kan håndtere det.

Har vi opfyldt vores aftaler ift "Hungry gap"? (Kirsten)
-

5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Ellen:nye wiki fungerer rigtig godt.
skal vi opdatere vores manual. især forvirring mht løssalgsfaktorark (Sydhavn mangler). Og så er der stadigvæk fejl i tilbagemeldinger fra afdelinger og det er svært at forstå, hvad er korrekt antal af poserne (formelfejl fordi mennesker har kun skrevet tal ind...)

- Vi har nu opdateret linket til løssalgsfaktorarket i "Posen uge X" så der linkes til det rigtige ark.
- Vi vil gerne have opdateret bestillingsmanualen. En større oprydning må vente til vi ved hvornår Alexanders nye system med tilbagemeldinger er i luften.

Hvordan fungerer den nye måde at bestille på hos Svanholm - og hvad med indkøberes tlf.nr, fælleslagervagters tlf.nr og økonomi? (Kirsten)
- svanholms hjemmeside fungerer rigtig godt, send dem en mail hvis der skal ændres på mængder eller laves en lillebitte ekstrabestilling eller noget. Det tager lidt tid at åbne alle grøntsagerne hver for sig for at se priserne. Vi sender en mail til svanhom om de kan lave et felt så vi kan skrive kontaktoplysninger på ugens indkøber og fælleslageret. Ellen skriver en mail til Svanholm

Jeg vil gerne opfordre til, at alle indkøbere tjekker online-bestillinger med posebehov ved ugens indkøb. Der er uligheder hver eneste uge. (Kirsten)

- Ellen har identificeret at der muligvis er en hel del af af afdelingernes tilbagemeldingsskemaer som har formler der er forkerte eller forsvundet. Vi burde gå det hele igennem. Roland siger at alexanders system potentielt kan fikse det hele.
Kommentar Roland: Der kommer en ny løssalgsfaktorark og tilbagemeldingsarkene for afdelinger forsvinder. Vi kan formentlig begynde at bruge det nye setup pr. 1. august.


6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk? (5 min.)
- Kirsten sidder på hele mailtjansen

7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!?

8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst

9. Hvordan går det med vores nye medlemmer i gruppen, og hvordan holder vi fast i dem mht møder m.m.? (Kirsten

10. Næste møde - tid og sted + udfyldelse af vagtplanen - helst for 2 mdr.
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)


NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid


Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?).............................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
09.
 Aspargesposer - afklare hvilke tallerne indkøber skal bruge (hvad er manuel justering)
 Ellen
 informationspunkt
 5 min

Asparges: Vi fjerner muligheden for at bestille ekstra aspargesposer i tilbagemeldingsskemaet. De må bestilles i online-systemet!


10.
 Online betalt - kunne vi sørge for at have samme rækkefølge af afdelinger end i vores ugens pose-blad? såvidt vides kan rækkefølgen ikke ændres i IT systemet. Vi skal ændre vores egne regneark...
 Ellen
 beslutningspunkt
 5 min
11.
 Opfølgning på hungry gap 2016 - Ja/Nej?
foresla af tilbagemeldingskema
 Ellen
 beslutningspunkt
 15 min

Ellen har lavet et feedback-skema til avlerne - det ser super ud. hun samler også op på om alle aftaler er overholdt. Vi køber nu ind efter sæsonplanen


12.
 Næste avlermøde: emner, dato, gruppe, aktioner
 Ellen
 diskussionspunkt
 20 min

- arrangerer arrangementsgruppen igen? (der ligger en avlermøde tjekliste et sted..)
-hvis vi gerne vil have tidlige grønsager tror vi at vi skal have tidligt fat i avlerne for at de kan gemme grøntsager til os til foråret (grønkål der bliver stående på marken, rapsskud osv). Tidlige grøntsager er 1. prioritet. Vi foreslår torsdag d. 27 oktober
- vi kunne foreslå en session der handler om priser og gennemsigtighed og at sikre at de tjener nok
-diskussion/workshop om opbevaring af grøntsager
- Optimering af sortsvalg af f.eks gulerødder. at vi får ikke pæne men smagfulde grøntsager. kan vi lave aftaler om at vi gerne vil aftage ukorrente størrelser og former på grøntsagerne


13.
 Indkøbsgruppe generelt: hvad er problemet? teamwork? ingen referater (umuligt at vide om punkter man tilføjer blev taget op) interaktivitet?

beklager der ikke var referat fra sidst. Jeg skrev det under mødet, men har ike fået gemt det korrekt. Alexander: ok
 Ellen
 diskussionspunkt
 20 min
14.
 Næste indkøbsgruppemøde d. 27 juni


15.
 Der er tilføjet en fane i sæsonplanen "tjek hver gang" med beskeder fra indkøber til indkøber.


16.
 Louise går på orlov fra Juli til November (arb. i USA). Katrine arbjeder i Grønland


17.
 Vi vil gerne holde en "IT workshop" til opdatering af diverse ark så nye afdelinger kan inkluderes. Roland finder et tidspunkt


18.
 Ellen besøger dem dér med kaffegrums-østershatte i næste uge. Invitation kommer ud på mailen


PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:



Oprettelse af møde


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon Indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)