Indkøbsgruppemøde d. 23. marts 2015

Tilbage til Indkøbsgruppen

INDKØBSGRUPPEMØDE
Hvornår: D. 23. marts 2015 kl. 17 - 21
Hvor: KPH, Enghavevej 80-82, 4. sal
Kommer: Bente (N), Christine (Van), Katrine (NV), Ellen (IS), Mogens(YN), Anne-Louise (Ø), Louise (Frb)
Afbud: Nattalie (ferie) , Ane, Kirsten (syg), Pernille (til Nattalie)
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret
Ordstyrer: Louise
 Amager
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:
 Nordvest

DAGSORDEN
FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst

2. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst (45min)

- Arbejdsgruppe for procedure for nye medlemmer (v Mogens, Nattalie, Katrine): gennemgår materiale, nye simplere procedure for nye medlemmer, skal prøve kassemester tjansen af for at lære systemet, indledende snak, intromøder for nye indkøbsgruppemedlemmer, ny mere visuel indkøbsmanual.
introgruppen skal tale sammen med Christine og Jonas om ny indkøbsgruppewikiside.

- Mailansvarlige (Kirsten og Christine):
Det er gået fint, der er ryddet op i systemet. De tager de generelle mails, giver etiketter til de mails der skal til andre personer. Så andre skal kigge ind i mailboksen indimellem hvis de arbejder pr mail med nogen.
- Tips: giv etiket til udgående mails hvis du sender mange af dem...

- Dagsorden/koordinatorer (Louise og Christine):
Ny dagsorden struktur. Kig på skemaet nedenfor...
Beslutning: Indkøbere skal kende deres butiksgruppe, for at øge lokal forankring og øge kontrol med løssalget

- Status på nye frivillige (Mogens):
Det kører, alle er kontaktet, nogle har meldt fra grundet tidsforbrug

- Status på mentorordning (Katrine):
sidder fast i et tog

- Er der andre arbejdsopgaver som skal udføres fremover?
- En lille fiksergruppe til at fikse IT ting: Mogens, Christine, Anne-Louise. De overvejer at lave en mail-adresseliste til IT spørgsmål
-hungry gap opfølgning: Ellen har opdateret Hungry gap planen. Generelt skal vi nok have nogle arbejdsgrupper der følger op på de forskellige planer
- Nye avlere: et tilbageværende problem at vi ikke taber dem på gulvet.
et problem at de små avlere ikke kan levere 500 kg gulerødder og at det er et logistiks mareridt at sammenblande gulerødder fra forskellige avlere. Christine laver et udvidet standardsvar til avlere der beder om mere info. Ellen vil gerne være med i en gruppe for nye avlere, Mogens også. Anne-Louise på sigt.
- Valg af koordinatorer: Vi fortsætter forsøget: Christine og Kirsten tager mail. Christine og Louise er koordinatorer

3. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned (5.min)
- Formidling af oplysninger mellem indkøberne (Mogens): Der har manglet et kommentarfelt til hungrygap. Vi har nu indkøber til indkøber i det gule felt over hungry-gap planen.

4. Nyt i bestillingsmanualen og pakkeseddel (ændringer i aftaler, værktøj osv.) (5min)
- Ny fane m. posehistorik (Christine): husk at udfylde det hver uge i "posen uge X" - dokumentet. det skal være din egen uge du udfylder med antal pose du har bestilt til.
- Ny webformular til indsamling af tilbagemeldinger (Ellen)- Her er link til den: http://goo.gl/forms/PG3kLbcSbl

5. Nyt fra distributionsgruppen
- "Fyn-indkøb-ture" herunder Kragegården og fragtomkostninger (Kirsten): Kragegården kan ikke levere til tiden. Vi kan derfor ikke handle med dem. Ellen koordinerer med Alexander og skriver det til dem. De sender også en mail til Broendegården
- Alle varer skal på pakkeseddel - også tørvarer! Det letter arbejdet for fælleslagervagterne.(Christine): Mel kan ikke være der, det kommer på en separat pakkeseddel.

6. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!? - vores nye gruppe tager sig af b, c og d forespørgsler...
a. Juletræer: Vi synes umiddelbart ikke det passer ind. Vi har ikke lyst til at tage den og sender den til markedsgruppen.
b. Økologisk Gartneri, Hvidovre (chili/tomat/urter) - Michael
c. Kammergave og ligger få kilometer fra Dianalund (Kartofler, Gulerødder, Pastinak, Porrer) - Anders
d. Nygaardens Økogrønt, overskud af hokkaidoer, butternutsquash og spagettisquash - Peter
- Evt. en arbejdsopgave hvor avlerne kontaktes i fh t evt. fremtidig samarbejdsmuligheder - mængder, udvalg, priser, levering+transport, geografi, økologi/omlægning m.m. (skal ca. leveres til 500 poser)
e. Mogens går ed tanker om havregrynsbestiling vi vender det med distributionsgruppen


7. Kan vi få sat gang i æg igen? (Marikka/Louise) (5. min)
Vi ved ikke om det kan lade sig gøre - er der nogle fra distribution der ved noget?

8. Levering af Brød fra Kornsang i fare - hvad gør vi? (Kirsten) (5. min):
ikke mere brød fra Kornsang

9. Status på frugtplan, hungry gab, sæsonplan (Annelouise, Ellen, Christine) (10. min)
frugtplane: tjek mappen med frugtplan 2015-16 ud. der er sendt mail til avlere, de er igang med at følge op
sæsonplan: der er sendt mails ud og en del har bekræftet. Christine er igang med at følge op.
Asparges: svanholm og skytte hveranden uge og svanholm og møn økologisk hveranden uge. Bente bliver asparges koordinator til at facilitere bestillingerne

10. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne
- Generalforsamling 25. april


11. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk

12. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)
27. april er næste møde. Skriv jer på vagtplanen og kom til mødet:)

NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)
Angiv estimeret tid


Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)....................................................................................................................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
09.
Christine
 disk/beslutningspunkt
 10min
10.
Kirsten
 diskussion
 10min
11.
Bente

12.
Kirsten
 diskussion
13.



14.



15.



16.



17.



18.



PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:


VEJLEDNING
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)