Indkøbsgruppemøde d. 25. august 2014

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	Mandag d. 25. august kl. 17-21
Hvor:	Koordineringsmøde - Frederisk Bastion, Refshalevej 28, København K
Kommer:	Kirsten, Birgit, Christine, Anita (Fra kl 18), Bente, Estrid, Marikka, Regin, Anne-Louise, Ellen (Fra kl 17h30), Mogens
Afbud:	Ane, Louise
Aftensmad:	Alle ta´r en ret med
Ordstyrer:	Vanløse, Kirsten
Referent:	Islands Brygge, Ellen

Dagsorden:

0. Prioritering af dagsorden
Gennemgang af sidste måneds referat/opfølgning.

1. Opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned.

Nye Punkter

1. Drøftelse af avlere, som løber fra deres aftaler - her tænkes på Naustok, KysØko m.fl. (Kirsten)
Punkt 1+7:
Problemstillingen er ikke helt rigtig. Vi kan ikke forvente, at avlere holder på en vare, bare fordi de har fået en forespørgsel fra os. Derfor ændrer vi proceduren ved frugtkøb, så Estrid & Bente laver en forhåndsaftale med avlerne og skriver denne ind i Ugens Pose uge X/ Sammensætning både under frugt og til løssalg. Det Estrid & Bente skriver ind skal betragtes som en bestilling, selvom det gøres, inden det nøjagtige antal poser er kendt. Ugens indkøbere skal så sende en revideret bestilling med mængdeangivelse om torsdagen, når antallet af bestillinger kendes.

NB: Denne procedureændring forhindrer ikke indkøbere selv at bestille frugt til Ugens Pose og til løssalg.

2. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
- Skal vi have pose-historik - god at have, når vi skal lave sæsonplan/hungry gab. (Kirsten)
Louise kommentar: man kunne overveje om det ikke er nemmere at lave en sådan pose-historik på én gang istedet for at tilføje endnu en arbejdsgang til poseindkøbet. hvis én person indimellem sætter sig ned og laver den tager det ikke alverdens tid tror jeg.

Der bliver introduceret en pose-historik som taler automatisk sammen => Anne-Marie og Anne-Louise ansvarlig

3. Fordeling af arbejdsopgaver i indkøbsgruppen. Vi mangler flere til ugentlige indkøb. (Kirsten)

Vi er alle enige at KBHFF's indkøbsgruppes hovedmål er at sikre indkøb af grøntsager og frugter hver uge. Selvom 21 medlemmer er del af arbejdsgruppen, har vi meget svært at finde nok indkøbere til at tage vagterne. =>Aktion Anne-Marie: send en mail til alle indkøber om at få bekræftelse om de er staidgvæk aktive

4. Nye ideer, procedurer og nye avlere bør præsenteres for gruppen og vedtages inden igangsættelse. (Kirsten)

I højsæson især af frugt kan det være interessant at have nye avler.
=>Aktion Birgit: forslag en modelbrev til avlerne om at forklare dem hvordan KBHFF normalt optager nye avler. Send ud brev til all indkøber og bekræfte den i det næste møde.Estrid skriver udkast til Standardbrev.

5. Skal vi have fisk fremover? (Kirsten)

Det har været meget kompleks at tilbyde fisk især fordi KBHFF medlemmer skal gå på fiskekutteren om at pakke fisk om onsdagen og en ekstra-chauffør skal køre det ud. Det er også lidt kritisk med garanti af køle kæden under levering.
=> Ingen aktion fra indkøbsgruppe, vi afventer konklusion af evalueringsgruppe

6. Sæsonplanens vigtighed - overholdelse af aftaler (bl.a. hvidløg fra Lotte Lei og tomater fra Bakkegaard). (Kirsten)
Lousie kommentar: jeg har en fornemmelse af at Søren ikke sender mails om hans produkter. Vi havde f.eks. aftaler om ærter fra ham men har vist aldrig hørt fra ham (og han svarede ikke telefonen de par gange jeg indkøbte). Man kunne overveje a sende en mail ud og spørge avlerne hvordan de synes sæsonen er gået indtil videre..

Vi kan ikke afvente at alle avlere informerer os med samme mængde af relevante informationer og er til at nå nemt ved telefon torsdag aften. Det er svært for nye indkøber at huske info vdr hver avler - derfor bør vi tilføje nogle bemærkninger på leverandørlisten.
=>Aktion: alle indkøber med mest erfaring kan tilføje noget. At gør færdig i løbet af vores næste møde.

Vdr. specifikke produkter forslår vi at tilføje kommentarer direkte i sæsonplan =>Aktion ???? : prøve det og bagefter forklar til alle hvordan man tilføjer kommentarer

7. Hvordan og hvem laver frugtposen? (Kirsten)
Sammen med punkt 1
8. Drøftelse af, hvordan vi ekskluderer et medlem af indkøbsgruppen, hvis interne aftaler ikke overholdes. (Kirsten)

Man kan ikke har en drøftelse system på plads. Men man skal sikre sig at alle tager deres vagter og når min 3 timer per måned over hele året.
=>Aktion alle: udfylde tabelle med vagter over et længere tidsrum fra min 3 måneder for at gøre det nemmer at se, hvor indkøber mangler og sikre sig, at man finder nogen
=> Fortrække at kombinere mennesker efter komplementære kompetencer, dele opgaver for at gøre indkøb mere effektivt

9. Avlermødet - kan vi afholde det i starten af oktober, og vil arrangementsgruppen tage sig af det? (Kirsten)
Louise kommentar: har Mogens hørt noget nyt om enten d. 1 okt eller 8. okt? evt kunne den gule villa (gratis)tæt ved Flintholm station være en mulighed, gratis, køkken, godkendt til 50 pers. tror dog at onsdagene er ret bookede så det kan nok ikke være en onsdag.

Mødet skal finde sted. Bedste dage er onsdag eller torsdag i uge fra den 29. september eller den 6. oktober. I sted skal der være plads til omkring 50 personer, en skærm for en præsentation, en køkken og bord osv for en middag bagefter.
Indkøber fra denne møde fortrækker ikke den gula vila efter erfaring fra sidste år.
En anden mulighed kunne være salen i Kbh Roklub som har et stort kollektiv køkkenet =>Aktion Ellen: finde ud om det er muligt og i hvlke betingelser

10. Der skal strammes op mht fælleslagervagterne, så det ikke er nye folk, som møder op - gang på gang. Pkt. til koordineringsmøde. (Kirsten)

11. Skal indkøbsgruppen foretage sig noget mhp fødevarestyrelsens besøg? (fællles diskussin nu da jeg ikke kan komme, Louise).
Louise kommentar: til orientering har frederiksberg ikke kølemulighed
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for, at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011

Z. Opret næste møde:
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :)