Indkøbsgruppemøde d. 26.januar 2015

Indkøbsgruppemøde + Koordineringsmøde Dagsorden

Hvornår: OBS 19-1-15

 19. januar 2015, kl. 17-21
Hvor:
 KPH Projects, Enghave 80-82, 3. sal
Kommer:
 Kirsten, Alexander, Christine, Ellen (kl 17h30), Louise, Marikka
Afbud:
 Anne-Louise, Ane, Mogens (troede det var næste mandag!)
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret
Ordstyrer:
 Sydhavn:
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:
 Ydre Nørrebro:

Dagsorden:


0. Prioritering af dagsorden
Vi glemte vist at prioritere dagsordenen og nåede ikke alle punkterne igennem

1. Nyt fra kollektivgruppen - fælles nyt - er der f.eks nye/andre tiltag ifm nyt fælleslager?
- Opstramning af tilbagemeldinger fra afdelingerne.
Vi oplever gentagne problemer med tilbagemeldingsskemaerne fra afdelingerne om onsdagen. Det blev indskærpet overfor distributionsgruppen at der er et problem.

2. Opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned.
Tvedemose har ikke faciliteter til at dyrke Portobellosvampe før til efteråret. Indtil da holder vi os til at bestille brune champignons istedet.


3. Arbejdstjanser og arbejdsfordeling - Ansvar og roller.
a)Overblik over de arbejdsopgaver som ligger og de opgaver som ønskes at blive løst.
b)Andreas vil gerne deltage og fortælle om hvordan de har gjort i kommunikationsgruppen i forhold til at definere nogle tovholdere på givne opgaver, fx i forhold til en tovholder for nye frivillige.
(Bl.a. at det ville være godt at forventningsafstemme med de nye frivillige, så de også føler sig forpligtige og ikke kun oplæres og forsvinder igen, samt at der måske er andre opgaver som kan varetages i indkøbsgruppen som ikke behøver oplæring men er mere sekretæragtig o.l. - samt at slå det op på hjemmesiden og gøre opmærksom på at vi søger mere arbejdskraft i gruppen.) (Christine)

Forslag at altid starte med mødet med en klart tildelt tidsrum og have fællesspisning bagefter.

Andreas var ikke til stede. vi havde en længere diskussion om hvordan vi kommer videre. Christine laver en doodle så vi kan lave et "helikopter-møde" og prøve at arbejde hen imod at skabe en bedre fungerende indkøbsgruppe.
vi blev enige om at lade Kirsten være en slags "kvalitetskontrol" på indkøbet af ugens posen. Man skal så vidt muligt give hende besked når ugens indkøb er tæt på færdigt. Så vil hun prøve at tjekke for eventuelle mangler osv.

3A. Hvad gør vi for at holde fast på medlemmer i indkøbsgruppen - og for at få dem til at deltage i indkøb og indkøbsgruppemøder?
3B. Skal vi lave en bedre beskrivelse af indkøbstjansen?

- Marikka opdaterer inskøbsgruppens wikiside

- Vi havde en længere diskussison om hvad vi tror der går galt og hvad vi kan gøre for at rette op på det. Det blev foreslået at finde tjanser til de nye de kan varetage uden den store oplæring. Alexander hører om hans "hjælper" vil oprettede nye posebestillingsdage ude hos afdelingerne

- Nattalie ringer til de nye medlemmer efter dette møde og tildeler mdem mentorer

4. Drøftelse af Bente´s udmeldelse - uddelegering af hendes ansvarsområder.
( Bente foreslår at sæsonens sidste frugtpose bliver 28.1 da der er få bestillinger og kun 1 leverandør KysØko)
(Bente har oprettet grøntpose-afhentningsdatoer for februar. Vanløse havde selv oprettet og jeg har slette frugtposer i februar. Er i gået tilbage til deadline kl 1830?) Nej. Vanløse ønsker deadline kl. 18.15.

Bred enighed om det triste i den nuværende situation og at vi savner Bente. Christine prøver at arbejde på et kommunikaitonsinitiativ.

Bentes forslag til frugtposen vedtaget

5. Hungry gap 2015
Forklaring af nye struktur og aftaler med avler.
Hvad gør indkøbergruppe hver uge?
Hvordan håndterer vi løssalg?
Kan vi lægge næste uges pose ud på hjemmesiden ud fra hungry gap - for at få flere til at bestille poser?

vi forsøger med at ugens indkøbere skriver lidt om hvad der kommer i næste uge. Christine laver nyhed til hjemmesiden. Alle skal også huske at orientere sig i den nye hungry gap. Den er noget mere planlagt end sidste år.

Så kom vi vidst ikke så meget videre, aftalte et nyt indkøbsgruppemøde d. 26 januar der så endte med at blive aflyst...

6. Sæsonplan - hvordan går det?
Christine har et udkast klar (gennemgået og drøftet med Alexander), som der gerne må kommentere på (ligger på drevet).
Jeg gennemgår planen kort til mødet med fokus på nogle enkelte punkter, hvor det er vigtigt at der er enighed i indkøbsgruppen andre aftaler/grundlæggende holdninger er overset (tomater, salat, peberrod, asparges, løg,
fynske avlere, m.fl.) (Christine)


7. Bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.) og yderlige indkøber redskab

8. Statistik af poser 2014 + hvordan kan vi sikre mere i 2015-16?
Taller af poser falder især i forhold til 2012-13.

Hvad er hindringer (betalingsmode, 3 h frivilligearbejd) ?
Konkurrence
Impakt af bestillinger af institutioner

9. Ny afdeling på Linnésgade - hvordan?

11. Nye avlere (Dianalund (grønt/rodfrugter) og Hvidovre (frø og krydderurter) ?
Oversigt af tilbud
Hvordan står det i forhold til vores andre avler?
Hvordan indbygger vi dem i 2015/16 sæson?


12. Hvem vil være nøgleansvarlig i KPH ?
Også hvordan fungerer det med at låne rum osv i KPH.

13. Kan æg komme på tale ifm det nye fælleslager?

14. Årligt "nyt-års-møde"
Ville det være en ide at holde et årligt nytårsmøde som ikke er et almindeligt planlægningsmøde, men et status møde for året der er gået - konstruktivt ris og ros, og hvad og hvordan vi gerne vil nå i den kommende sæson. Hvilke aftaler og nye initiativer er lavet/kunne laves (Christine og Alexander)


Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.


Z. Opret næste møde:


Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:


1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).


2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.


3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.


4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:



5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"

Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon indkøbsgruppemøde dagsorden"


7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.


8. Så er du færdig! Godt gået :)