Indkøbsgruppemøde d. 27. april 2015

Tilbage til Indkøbsgruppen

INDKØBSGRUPPEMØDE
Hvornår: D. 27. april 2015 kl. 19 - 21
Hvor: HOS BENTE - HUMLEBÆKGADE 49, 3 TH
Kommer: Christine, Bente (N), Anne-Louise (ø), Katrine (NV), Mogens, Nattalie (afbud), Benita
Afbud: Ellen (IS), Ane(Ø), Louise (frb), Kirsten (Van)
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret
Ordstyrer: ´Christine
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en: Katrine

DAGSORDEN
OBS - DAGSODENEN ER DELT I HHV FASTE PUNKTER OG NYE PUNKTER, SÅ NÅR DU SÆTTER ET PUNKT PÅ SOM IKKE UMIDDELBART HØRER IND UNDER DE FASTE PUNKTER SKAL DET INDFØRES I TABELLEN NEDENFOR HVOR OGSÅ NAVN, TYPE AF PUNKT OG TIDSFORBRUG ANGIVES.

FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst
Godkendt
2. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst
- koordinering af nye frivillige-gruppen (Nattalie)
Der blev holdt intromøde d. 14.04, og alt forløb fint, således at der i hvert fald er to nye der kommer på oplæring, Benita (Frederiksberg) og Brian (Nordvest)

- nye avler-arbejdsgruppe (Ellen og Mogens)

- mailansvarlige (Kirsten)
Christine: det er godt at kunne sende mails videre til undergrupperne, når der er sat label på de forskellige mails, derved bliver det ikke så stort et arbejde, når bare gruppen arbejder sammen.

Fungerer det fint med mailen, bliver informationsniveauet for lavt:
Hvis man mangler info, kan man bare åbne mailen op, for at se hvad der sker.Falder engagementet også ved at der er en mailansvarlig?

Der vil fremover blive sendt en mail ud en uge før indkøbsgruppemødet sammen med dagsordenen og sidste uges referat, for at få lidt gejst og en opfordring til at folk møder op til mødet.

3. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned

Ellen: hvidkål var små, nogle mugne/slatne lila gulerøder fra Svanholmgård I uge 17

Proceduren generelt ift. refusion:

Kræver at alle lokalafdelinger har svaret tilbage, hvis dette ikke er tilfældet kan man blot påtale det over for avlerne, men ikke kræve nogen refusion, da det ikke er sikkert at alle afdelinger har haft samme problem

4. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
- økologi på bestillingen: fx "x kg økologiske kartofler"
Er vigtigt ift. økologikontrollen

- husk posehistorik
Udfyldes i posen uge X, gør det som det allersidste for sin egen indkøbsgang

- husk indberetning til distribution - på linket

Der står i bestillingsmanualen hvordan indberetningen skal udfyldes med et link, og der vil så komme en kvitteringsmail retur – Christine har skrevet det ind


- skal vi slette brød og æg på "posen uge X"?


Brød og æg bliver slettet i posen uge X, så det ikke længere vil stå som prædefineret.



Bente er i gang med at redigere brød-delen i tilbagemeldingsskemaerne for lokalafdelingerne, så der kan være plads til asparges- og frugtpose.

Forhåbentligt vil der komme æg i fremtiden, i forbindelse med markedspladsen, det vil så ikke kunne blive kørt ud til de enkelte lokalafdelinger.

5. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler


a. Torben og Tine Hage - Mangholmb.
b. Anders Munksgaard
Har skrevet mange gange, men har mest basisvare
c. Michael, der har plantemageren, han sælger både frø og planter

Der er kommet en henvendelse omkring birkesaft, da det kunne være interessant. Men det bliver desværre kun tappet i store dunke og skal holdes på køl, så det kan desværre nok ikke blive til så meget.
Det er mest bare ærgerligt når potentielt spændende ting ikke kan lade sig gøre.


6. Nyt fra distribution
- økologi på bestillingen: fx "x kg økologiske kartofler"
se punkt 4

7. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne
- generalforsamling, valg af ny bestyrelse?


Formand: Jonas er gået af. Men de afgående bestyrelsesmedlemmer vil lave en form for ’støttegruppe’, da den nye bestyrelse ikke har så meget erfaring, derved vil de stadig være i kulissen.
Jonas og Line fortsætter i hvert fald
- øvrige beslutninger
Det er blevet besluttet at der skal ansattes nogen, så maskinen kan køre mere glat. En vigtig beslutning.

8. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk?
- Når vi bestiller fra Birkemosegaard - bør vi sende til bestillingen til info@birkemosegaard.dk og ikke til Kungs private mail, damen har ret til ferie indimellem og vi vil jo gerne være sikre på at vore bestilling bliver læst.

Inde i Avlerlisten står der et skema over de forskellige mails, her vil
det fremgår hvem man skal skrive til.

Christine har tilføjet nye avlere til skemaet

9. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)


Næste møde afholdes d. 25.05.2015, det skal lige bemærkes at det er 2. pinsedag


10. Vagtplan

Der er mange huller i vagtplanen ...

NYE PUNKTER

Hungrygap feedback:
Hungrygap har i år været meget defineret, hvilket der har været forskellige holdninger til.
Men der er enighed om at der er blevet lagt et rigtig godt og stort stykke arbejde.
Dog er der lige et par kommentarer:
- En gang har der været svampe og græskar i samme pose, det er lidt for dyrt, da der ellers ikke er plads til meget andet
- Der har været peberrod fra Kragegården på Fyn, to uger i træk, der måske ikke har givet så meget mening, da det bare har været en enkelt levering.

Da hungrygap er et kæmpestort arbejde vil det være en fordel at holde et møde inden næste års planlægning.
Variation: man kan godt være mere opmærksom på en variation ift. avlerne, så de kan så efter ønsker, fx grønkål kunne komme i vinteren også.
En årskalender kunne her også være muligt, da man så ikke kun skal tænke på hungrygap. Her er der en liste hvor man kan skrive sådanne idéer ind. Vi kan lige så godt spørger avlerne hvad de har, hvis der er noget vi ønsker – dette skal bare ind i ’indkøbskulturen igen’.

Fyn bestilling:
Ift. Fynsture, er det i hvert fald ift. Skytte være rigtig svært at gennemskue hvor meget der kan være på en palle, da han siger at folk gerne må læsse ting på en palle, men der skal man være opmærksom at hvis der er mere end der kan være på en palle, skal man alligevel betale ekstra udgifter, da en palle koster hvad den koster, uanset hvor fyldt den er.
Så hvis man bestiller fra Fyn, skal man være opmærksom på at bestille fra samme avler

Samkørsel:
Christine har skrevet inde på Leverandørlisten hvilke samkørselsmuligheder der kunne være – her har Jonas lavet en rapport, der deler Sjælland op i zoner.
Måske der skal tjekkes lidt op på hvordan samkørsel generelt fungerer, Christine sender en generel mail ud til de forskellige avlere. Herefter kan man ved indkøb skrive som en note at man også har bestilt fra andre nærliggende avlere.

Asparges:
Bente har lavet en plan hvor Skytte og Møn økologisk skiftes til at levere. Ift. aspargesposen er det skiftevis fra Svanholm og Møn økologisk, hvis Mønøkologisk ikke har nok kan der suppleres fra Svanholm, der i øvrigt skal levere hver uge.
Her skal man blot være OBS på at høre hvem der kan levere hvad, hvis der kommer en bestilling der er ekstraordinær stor - Bente og Anne-Louise følger op.
Ift. den første levering af aspargesposen vil det være lettest hvis tilbagemeldinger kommer ind i det tidligere brødskema der så kan laves om til et asparges- og frugtskema, da der sidste år var et stort bøvl. Her er Bente begyndt at arbejde på om det kunne sættes ind ift. det gamle brødskema, da formlerne her fungere.
Anne Louise (/Christine) vil prøve at få det til at fungere, da aspargesskemaet skal være klar til torsdag og frugtposen i uge 26.

Frugtplan:
Skal være klar til uge 26. Frugtavlerne er med på at det bliver som sidste år, men dog med en lidt mindre detaljeret plan, da det ikke er til at planlægge helt præcist hvornår frugterne er modne.

Opbevaring:
Flere af avlerne har købt særlige kasser til opbevaring, så frugterne holder længere. Andre opbevarer i kølehuse.

Frugt i grøntposen:
Sidste år ødelagde det lidt planerne for frugtposen at der var æbler i grøntpose. Bl.a. havde Bellinghus og La Pomme solgt deres æbler til andre, da de ikke havde regnet med at kunne sælge mere til KBHFF
Dette er også et spørgsmål der kan dele vandende lidt, da det fyldte grøntsagsposen ret meget op, da æbler ikke er blandt de billigste varer.

Vi aftaler at man i grøntposen en gang i mellem kan bestille æbler til fx 2 gange om måneden, så vil man vide at der er 6 leveringer mere af æbler. Så der kan gives besked til avlerne.

Sæsonplan:
Sæsonplanen ligger på drevet med bekræftede aftaler, Christine indrømmer at der måske er lidt mange aftaler, men har prøvet at skære lidt ned.
Med pink: indkøber til indkøber noter, alternativer til bestilling.
Med lysegråt: avlere der ikke er lavet aftaler med – det blev diskuteret om det er for sårbart, men det betyder til gengæld at indkøberne selv kan tage kontakt. Fx er der bevidst ikke lavet nogen aftale med Kragegården, men skal derved koordineres med Alexander i forbindelse med mel bestilling.
Tvedemosegård: det er faste aftaler, så her skal man være opmærksom på at der ikke ligger noget andet dyrt oveni. Fornemmelsen er at folk er glade for svampene
Birkemosegaard: mest kartoffelaftale. Der skal altid bestilles fra dem, helst to ting
Rabarber + asparges: vigtigt at få begge dele i sæsonen
Christine vil skrive æbler ind til slutningen af sæsonplanen

Avlerbesøg
Det kunne være spændende i efteråret at komme rundt og besøge de forskellige avlere – noget der kunne arbejdes videre med.
Måske kunne der være et lille beløb at gøre godt med til fx leje af biler o.lign. til dem der er længere væk



Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)....................................................................................................................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
10.
 Feedback hungry gap 2015: fra indkøbersynspunkt, hvordan fungerede hungry gap 2015? hvad synes I om posensammensætning? med hvilke avler fungerede det fint eller ikke?
jeg udarbejder mere indtil vores møde slutning af maj om at også få bidrag fra afdelinger og fra avler. ydermere vil jeg forslå en metode for hungry gap 2016.
 Ellen
 diskussionspunkt
 15 min
11.
 Sæsonplan færdig til godkendelse
 Christine
 info+beslutning
 15min
12.
 Aspargesaftaler
 Bente
 info
13.
 Frugtplan?!
 Bente og AnneLouise
 info
14.



15.



16.



17.



18.



PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)