Indkøbsgruppemøde d. 27. februar 2017

Tilbage til Indkøbsgruppen

Indkøbsgruppemøde



Hvornår:
 Mandag, d. 27-2-17, kl. 19-21.
Hvor:
 Hos Kirsten Reinhold, Byhøjen 28, st.th. 2720 Vanløse (mobil: 26223752)
Kommer:
 Kirsten, Malene (kommer kl 19 -mad), Katrine (- mad, kl 19 også), Roland, Eline
Afbud:
 Nattalie,
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:

Dagsorden

FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst

2. Nyt fra bestyrelsen og lokalafdelingerne

3. Nyt fra distributionsgruppen

4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned

5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)

6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk

7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!?

8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst



9. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Diskussionspunkter
10. Hungry gap

Det er vigtigt at følge Hungry Gap - især Svanholm mangler der at blive købt ind fra. Som indkøber skal man derfor i den kommende tid være ekstra opmærksomme

I resten af hungry gap perioden købes der kun ind fra Birkemosegaard, Grønholtgaard og Svanholm


Der skal købes gule løg fra Svanholm være uge i resten af perioden

Roland sender en mail til de kommende indkøbere, så vi er sikre på at de er opmærksomme på at hungry gap bliver overholdt
11. Sæsonplan 2017/2018

Gennemgang af sæsonplanen, minder meget om sidste års plan

Broendegaarden har meldt ud at de ikke længere kan levere varer til KBHFF - de leverede mest græskar og krydderurter. Grønholtgaard kunne være en mulig aftager

Roland har ikke hørt fra Skytte ift. asparges
Der skal dannes et overblik over om der både kan være asparges til grøntposen og aspargesposen. Hvis dette er tilfældet skal aspargesposen prioriteres.
NB! ved indkøb fra Skytte i fremtiden tilføjes 1 kr til sammensætningen af posen, denne pris skal dog ikke fremgå på hjemmesiden.
12. Nye medlemmer

Bedre mødestruktur kan måske afhjælpe et problem med frafald af medlemmer

Send en mail til alle butiksgrupper med information om at opdatere hvem der er medlemmer i indkøbsgruppen i de forskellige afdelinger - Kirsten sender mail

Katrine har skrevet sig på som kontaktperson på siden for nye medlemmer, hvis der skulle være spørgsmål.

13. Påskeferien - uge 15

I hvert fald Frederiksberg holder påskelukket d. 13/4, dvs. for indkøb d. 6/4.

14. Frugtplan + nyt medlem til frugt

Er stadig i gang med at blive færdiggjort

I frugtplan 2017/2018 er planen fra sidste år blevet kopieret og skal så opdateres og sikres at aftalerne stadig er gældende
Vagtplan + koordinator
Ift. problemer med at få udfyldt vagtplanen kan en koordinator udpeges efter hvert indkøbsgruppemøde for den kommende måned, vedkommende sørger for at vagtplanen er udfyldt og minde folk om at de skal huske at skrive sig på vagtplanen.
Tjansen går til 2 uger efter mødet, således at der er sikret indkøbere i hvert fald de kommende 2 uger efter mødet.
Den der sørger for at tjekke op på vagtplanen skal være den samme som opretter nyt møde, er referant til efterfølgende møde, tjekker op på om der er nogle medlemmer af indkøbsgruppen der skal kontaktes - evt. nye der kun har været på oplæring et par gange.
Således kan det blive et ansvar der deles gruppen i mellem.

Hvis man oplever at der ikke er nogen vagter begynder man at ringe rundt 1 uge eller 2 før man kan se at det brænder på.

Katrine tager første tjans.

Møder:
Nogle foreslår at man kunne holde mødet fra 19-21. Vi blev enige om at det kunne være valgfrit.

Bedre mødekultur savnes, således at alle i gruppen som det mindste kan melde tilbage om de kan komme eller ej

Strandkål
som en kuriøsitet kunne det foreslåes på kommende avlermøde, da det er en tidlig afgrøde

Bestillingsmanual

Bestillingsmanualen trænger til at blive opdateret - således at det bliver samlet i den nye manual - Eline vil kigge på det
NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid


Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?).............................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
10.
 Er vi tilfredse/færdige med hungry gap 2017?
 Kirsten
 Diskussionspunkt
 15 min.
11.
 " " " " " sæsonplan 2017/18?
 Kirsten
 Diskussionspunkt
 15 min.
12.
 Nye medlemmer i gruppen efter ændring (rettelse af hjemmesiden - fungerer det?) + henvendelse til afd ifb deres medlemmer i IG
 Kirsten
 Diskussionspunkt
 10 min.
13.
 Påskeferie - hvilke afdelinger?
 Kirsten
 Informationspunkt
 5 min.
14.
 Er frugtplanen 2017/18 færdig? Nyt medlem til frugt
 Kirsten
 Diskussionspunkt
 10 min.
15.



16.



17.



18.








PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:



Oprettelse af møde


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon Indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)