Indkøbsgruppemøde d. 27 juni 2016

:

Tilbage til Indkøbsgruppen

Indkøbsgruppemøde


Hvornår:
 27. Juni kl 18-21
Hvor:
 Picnic ved den sorte diamant (det kongelige bibliotek), vi håber på godt vejr så vi kan sidde udenfor på trapperne, hvis ikke kan vi gå indenfor og holde mødet på biblioteket
Kommer:
 Louise, Christine, Kirsten, Nattalie, Ellen, Bente
Afbud:
 Malene, Roland
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret inkl øs-op- værktøj og HUSK bestik, tallerken osv til eget brug
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:
 Christine

Dagsorden

FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst

2. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne

3. Nyt fra distributionsgruppen
- se pkt.19: vedr. bestilling af små mængder
Ref: tages op på fælles koordineringsmøde, skal drøftes i forhold til/ m. økonomi, og håndteringen/pakningen ude i afdelingerne:
debat i gruppen:
- svært m en generel stykvægt: Vidarslunds tomater er alle ens i størrelse, hvorimod de er meget forskellige hos Bakkegården. (Bente)
- meget må også ligge ude i afdelingerne hvor poserne pakkes - at hvis den præcise vægt ikke lige kan rammes, må halvdelen af poserne pakkes lidt m overvægt og halvdelen m lidt undervægt i stedet for altid at runde op (jf. Jonas mail). Pakkevagterne skal gøres ekstra opmærksomme på det når der kommer varer i små mængder. (Ellen m. fl.)
- det er ikke rimeligt hvis medlemmerne oplever for tit at der altid er lidt for lidt i poserne, men er der luft til det i forhold til økonomi hvis indkøberne beregner lidt ekstra af disse varer til fordeling (når vægten ikke kan gøres præcist op) (Ellen)
- nogle afdelinger (fx Vanløse) oplever ofte at der er overskud at de givne varer når alle poser er pakket. (Kirsten)

4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned
Sidst på sæsonen/Hungry Gab har flere leveringer af især rødbeder og løg holdt sig rigtig dårligt. Forslag til at tage det op på avlermøde og/eller finde en rimelig/reduceret pris sidst på sæsonen? Eller alternativt at finde flere tidlige forårsvarer. Fx allerede nu tage dialogen med avlerne hvis de skal nå at så eller gemme noget af det som kommer til foråret som tidligt grønt!


5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
- evt. pkt. 19. (ikke indført - til diskussion)
Ref: ny procedure m små mængder udgår indtil videre - vi tager først diskussionen m distribution/økonomi/afdelingerne på næste fællesmøde !

- fælles log-in til Wordpress: profil på Samba/Wordpress – en fælles profil for hele indkøbsgruppen (Så kommer vi udenom det problem med at nye medlemmer skal oprettet profiler hele tiden); Så fremover kan alle logge ind i Bruger: indkoebsgruppen@kbhff.dk Pass: Skiftmig
Ref: Godt initiativ - Christine indfører det i manualen!

Generelt opdateres manualen mere grundlæggende så snart vi har vores nye system til posebestilling på plads (planlagt til august 2016!)


6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk? (5 min.)

7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!?

8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst

- Honningtjansen mangler en person som gerne vil varetage den!

NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid


Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?).............................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
09.
 Beretning fra besøg hos "beyond coffee" østershattedyrkere +
info i forhold til distribution/logistik
 Ellen, Bente, Christine
 info+ beslutningspunkt
 10 min
Ref 09.
 Enighed om at prøve svampene af. Christine tjekker op med distributionsmødet som også havde punktet på dagsordenen om det er ok med deres logistik. Aftaler m Beyond coffee inden sommer og tidligt efterår og forår (hvor der ofte er et lidt begrænset udvalg til poserne) er muligt inden vi ryger ind i aftalerækken med Tvedemose. Evt. ville aftalerne med tvedemose kunne ændres, men visse svampe planlægges flere måneder i forvejen. Alternativt bruge Beyond coffee i de tidlige måneder hvor udbuddet er begrænset.
Ellen tager kontakt til Ebbe i forhold til næste mulige aftale.


10.
 Planlægning af avlermøder - hvad skal vi gøre og hvad vil vi gerne have ud af mødet? = idégenerering
 Louise

Ref.
10
 Der oprettes en liste med forslag til punkter til avlermødet.
(Christine opretter liste på wiki!
Der indkaldes via doodle til en workshop i august hvor bl.a. avlermødet diskuteres/planlægges nærmere.
(Christine opretter doodle)


11.
 Hvem tager ansvar hvis f.eks. bestilte aspargesposer ikke kan leveres (information af medlemmer, mv.)
 Roland

Ref.
11
 ....


12.
 Har vi styr på bestillingsarket (distribution af jordbær gik helt galt d. 15. juni)
 Roland

Ref.
12
 Der er styr på arket, - der er oprettet et ekstra kolonne. Fremover/ i lignende situationer hvor der kan gå ting galt/info tabt er det vigtigt at skrive til Jonas. Han laver en samlet mail til fælleslageret mandag kl. 15. Hvis han er informeret/opmærksom på noget, kan meget nå at reddes på selve dagen. Husk desuden altid at kommunikere i NOTE-feltet på pakkesedlen. For mere information er bedre end ingen information!


13.
 Hvordan beregner vi leveringsomkostninger (f.eks. når vi køber til løssalg og frugtposen fra Skytte)
 Roland

Ref.
13
 Som gennemsnit skal der regnes med 1 krone pr vare for at dække leveringsomkostningerne (1 palle koster 350 kr.)


14.
 Feedback fra hungry gap : desværre har kun få avler svaret indtil videre. Ellen prøver at tage det over telefonen eller mens hun besøger dem
 Ellen
 informationspunkt - diskussionspunkt
 20 min
Ref.
14
 Afventer til workshop i august. Ellen rykker avlerne for deres kommentarer/feedback.


15.
 Status Sæsonplanen. Uklarheder/Obs-punkter.
 evt Roland+resterende gruppe+Christine

Ref.
15
 Afventer eller sendes direkte til Roland eller Christine


16.
 Avlermøde - konkret (emne etc.) se pkt. 10


17.
 Opgavefordeling mellem frugtansvarlig og ugens indkøber. (Hvem opretter ugens pose)
 Bente

Ref.
17
 Indføres i bestillingsmanual:
Arbejdsfordeling som sidste sæson fortsættes (det virkede som en fin arbejdsfordeling): De frugtansvarlige (Bente+Malene) opretter ugens pose med de gælde frugtaftaler m priser og mængder. Ugens indkøber indfører poseantal og bestiller frugtposerne hos de givne avlere.
Kan en frugtaftale ikke indfries fra avlerens side, underrettes Bentes hurtigst muligt, og hun vil sørge for at finde et alternativ.
(indføres i bestillingsmanualen)


18.
 Hvem opretter Malene, med indkøbsrettigheder på medlemssystemet.
 Bente

Ref.
18.
 Normalt vil de være de enkelte afdelinger som opretter medlemmerne m kassemesterrettigheder mv. Kirsten følger op med Jonas og Katrine fra Vanlæse afd. om indkøbsgruppen kan få rettigheder til selv at oprette nye medlemmer i gruppen.
Spec. vedrørende Malene skal højst sandsynligt oprettes via Amager nu hvor Islandsbrygge lukker. Kirsten spørger Katrine fra Vanløse


19.
 Vedr. bestilling i meget små mængder - der skal indberegnes en margin ellers er det umuligt at få til at gå op og flere poser bliver ikke-komplette. gælder fx tomat/asparges m.v. Jonas har lavet en beregningsmodel
 Christine
 Information+diskussion
Ref.
19.
 se punkt 3


20.
 Indkøbsgruppemøde - juli?


Ref.
20.
 Intet møde i juli, men workshop midt august 12-13-14-15-16 (udsendes via doodle), samt fælles koordineringsmøde sidste mandag i august.


21.
 Islands Brygge lukker
Info
Ref.
21.
 Bestilte poser refunderes, - posernes skal IKKE overføres til Amager


22.
 Honningtjansen - kører det fint?


Ref.
22.
 Der mangler en ansvarlig for honningtjansen.


PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

W Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:



Oprettelse af møde


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon Indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)