Indkøbsgruppemøde d. 28. februar 2011

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	Mandag den 28. februar 2011 kl. 19.00
Hvor:	Kafax, korsgade 19 i kæderen. 2200 KBH N
Kommer:	Mette, Kasper, Jakob, Mikkel, Anton, Mogens, Marusa, Erik, Carole.
Afbud:	Jonathan, Sara
Snacks:	Uhmm...gulerødder
Ordstyrer:	Mette
Referent:	Mogens

Dagsorden:
(Prioritering af dagsorden)

1: Opdatering
Hvordan kører det for os?

Skal helst være to om at bestille. Der må ikke gå for lang tid mellem man bestiller. Vil være praktisk med en webformular, hvor gårdene kan melde ind hvad de har i stedet for som nu at sende en mail (som de glemmer, så man er nødt til at ringe).

2: Ny bestillings struktur.
I takt med at vi vokser, er vi nødsaget til at strømline vores bestillinger. Her er et samarbejdet med kommunikationsgruppen
oplagt. (Kasper)
Sara: jeg vil meget gerne hjælpe med at udvikle bedre bestillingsværktøj, gerne i samarbejde med kommunikationsgruppen. Men det kræver at jeg først prøver at være med til at bestille, og det har været svært med al mit rejseri på det seneste. Det sker forhåbentlig snart - se næste punkt

Nu skal mails fra producenterne koordineres i et regneark, hvorefter der skal laves en bestillingsseddel pr. afdeling og svares med en mail pr. afdeling til hver enkelt producent. Kommunikationsgruppen har tilbudt at være med til at udvikle en metode, der kan strømline bestillingen, så det bliver mindre kompliceret at bestille til så mange afdelinger – så man ikke skal sende fem mails pr. producent. Kommunikationsgruppen og de fra Indkøbsgruppen, der sidst har bestilt, arrangerer et møde.

3: Nye medlemmer af gruppen introduceres til arbejdet
Sara: vi blev enige om sidste gang at prøve og indføre en "glidende" overgang mellem bestillerne, således at der altid var to på "vagt" men i forskudte uger. På den måde kan vi opnå: 1. at der er én tilstede der måske kan huske nogle af de oplysninger leverandørene gav sidste uge men ikke bliver noteret nogen steder; 2. det er nemt at oplære nye indkøbere og generelt udveksle erfaringer. Jeg har prøvet at redigere vagtplanen for marts til at understøtte sådan en arbejdsgang. I må meget gerne kigge på den og kommentere/redigere videre/gå tilbage til den tidligere version. Og måske også udfylde den under mødet?

Glidende overgang. Kopieres fra dagsordenen. Vi bør være 6-8 i indkøbsgruppen, så der altid er nogen, der kan bestille. Hvis nogen flytter eller af andre grunde ikke kan være med i gruppen mere, skal der oplæres nye. Nogle af indkøbsgruppens medlemmer kan fx udvikle forretningen (andre produkter) eller holde kontakt til producenter og medlemmer. Vi er som forening ikke underlagt Fødevarestyrelsens Smiley-ordning.

4: Opdatering af (Mette)
Der står stadig noget med ms mm i bunden

Aftalen med Mellemfolkeligt Samvirke i bunden af pakkesedlen skal slettes. Der er endnu ikke nogen fast aftale. De enkelte lokalafdelinger skal finde ud af hvem de skal kontakte mht overskydende varer (hjemløse, en cafe, suppegryden, Fødevarebanken …)

5: Nye producenter
Der er en producent der har skrevet til os og gerne vil samarbejde (Anton)

Onsdag den 23 møde med producent, der kan levere svampe (Tvedemosegaard) som kan levere svampe. De skal bestilles fire uger i forvejen, og kan være et godt supplement i de ’hårde’ sæsoner. Svampene vi får (bøgehat, kejserhat, enoki) er økologiske. Champignons kan ikke produceres økologisk. Vi bør henlægge diskussionen om hvorvidt vi skal nøjes med Ø-mærket og øvrige principper for indkøb til et stormøde. Vi kan godt sælge andre produkter end grøntsager (jf mel og æg). Men pga manglende kølefaciliteter kan vi ikke pakke kød etc., men kun sælge færdige pakker. Det betyder også at vi kun kan sælge til medlemmer, og skal gøre folk, der kommer ind fra gaden opmærksomme på, at det er en ’lukket fest’.

6: Sidste nyt vedr. Excel-planlægningsværktøj (Jonathan og Sara, hvis hun kommer)
Sara: jeg kan desværre ikke komme, og jeg nåede ikke at mødes med Jonathan i weekenden. Jeg foreslår at Mette viser den seneste version frem og så kan folk byde ind med forslag til forbedringer, som vi kan prøve at følge op på.

Arbejdet foregår ud fra en bruttoliste over hvad producenterne har: Urter, grøntsager i en kolonne, gårdene i en række …

7: Sidste nyt vedr. køb af æggebakker (Jonathan)

Folk skal foreløbig selv medbringe æggebakker. Man kan godt pakke æg enkeltvis ind i avispapir …

8. Samarbejde med grossister (Mette)
Vi har indtil videre haft et godt samarbejde med Solhjulet. Det er selvfølgelig altid at foretrække hvis vi kan handle direkte med producenterne. Men vi er også stadig meget afhængige af, at vi kan trække på grossister, når vi ikke kan skaffe nok varer selv. Jeg syntes derfor vi skal overveje vores ordvalg når vi skriver ud om emnet offentligt. Da der jo er mange der læser med ;-) Det er bedre at skrive hvad vi ønsker og arbejder henimod, fremfor at vi skriver, at vi forsøger at undgå nogen og er nødsaget til at tage vare fra dem. Efter min mening er det bedre at kommunikere ud, at de er med til at sikre os variation, når vores egne avlere ikke har mere på lager eller noget i den stil. Personligt syntes jeg det er vigtigt at vi ikke taler ilde om dem, for de gør det faktisk rigtig godt på mange områder, og måske kan vi være med til at inspirere dem til at gøre tingene endnu bedre ved at være et godt eksempel?

Tages til efterretning.

Evt.
1) Samarbejde med Områdeløft Sundholmskvarteret der gerne vil bruge nogle penge på grønne partnerskaber (Anton)
2) Hvornår kan de forskellige afdelinger hente æg og svampe og vi skal have lavet en plan for hvornår vi gerne vil have svampe (Har de fået vores CVR nr.) (Anton)

1) Områdeløft Sundholmkvarteret vil gerne lave ’grønne partnerskaber’ med forskellige organisationer. Grønne partnerskaber kunne blandt andet være med til at lave byhaver.
De enkelte afdelinger kan hente æg og svampe når æggene er kommet … før afdelingen åbner! Svampeleverandøren har fået vores CVR-nummer.
Pakkepolitikken er, at man hellere pakker lidt for lidt i posen end lidt for meget – nogle leverandører leverer præcist det antal kilo, der er bestilt, mens andre leverer lidt for meget. Hvis der er meget for lidt i leverancen, kan man evt. tage af de ekstra poser, der er bestilt.
Mette og Bo Nytofte tager på avlerbesøg i næste uge. Der er plads til to ekstra i bilen.
Prioritering af gårde - Kiselgården (gode til gulerødder), Birkemosegård (gode til kartofler), Svanholm (har købt frø til os), Carsten Søgaard, Ventegodtgaard (sommergrøntsager i sæsonen),
Stengaarden (æg + forårsgrøntsager). Svært at prioritere resten.
Interesserunde
Erik – indkøb, disponering (Excel)
Marusa – Lave Excelark, hygiejne (kontakt til FVST), importvarer
Kasper – Indkøb, har ikke andre interesser
Carole – Gamle sorter, samlere, vilde råvarer, guerilla gardening
Lillian – Indkøb
Mikkel – Indkøb, jagte producenter (fokus på smalle sæsoner)
Anton – Indkøb
Mette – fortsætte med koordinering, tage fælles problemstillinger op og få dem ud til medlemmerne, bindeled, fødevarepolitik
Jakob – Bestille