Indkøbsgruppemøde d. 28. sep. 2015

Tilbage til Indkøbsgruppen

INDKØBSGRUPPEMØDE - HVIS DER KUN ER 4 TILMELDTE KL. 15.00, AFLYSER VI MØDET.
Hvornår:
 28.september 2015, kl. 18.30-21
Hvor:
 Kirsten Reinhold, Byhøjen 28, st.th 2720 Vanløse
Kommer:
 Louise, Kirsten, Christine (kl19), Roland (kun til mødet), Alexander (kl. 19.00)
Afbud:
 Bente, Nattalie, Mia, Katrine, Ellen, Mogens
Aftensmad:
 Alle spiser hjemmefra, Kirsten laver kaffe og te - medbring gerne lækker kage.
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:

DAGSORDEN
FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst

2. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne

3. Nyt fra distributionsgruppen

4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned

5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
a) Bestilling af frugtpose. Frem til februar er der faste aftaler uge for uge, og det er derfor ret enkelt at bestille de 2 ting, fra november kun 1 ting til frugtposen. Jeg har indføjet nedenstående i bestillingsmanualen og I er meget velkomne til at kommentere. (Bente)

Frugtposen

Indholdet i frugtposen bestilles sammen med grønsagerne af ugens indkøbere på følgende måde:

  1. Ugens posebehov fra afdelingerne indhentes i dokumentet __“Frugtposen uge X 2015”__ ved at opdatere ugenummeret i det grønne felt på fanebladet posebehov.
  2. Tallene i det lyserøde felt kopieres og sættes ind i kolonne E, “Antal frugtposer” på fanebladet “posebehov” i ugenspose.
  3. Tallene fra det lyserøde felt sættes også ind under den relevante uge i fanebladet __“historik”__ i “Frugtposen uge X 2015”
  4. Check ugens frugtaftaler i dokumentet __“Frugtplan 2015-2016”__, fanebladet måned. Der er indgået bindende aftaler med avlerne
  5. Herefter bestilles frugt til frugtposen på samme måde som grønt til grøntposen
  6. Der kan evt suppleres med frugt/bær til løssalg, se __fanebladet sæson__ i “Frugtplan 2015-2016”



b) Skal vi indføre grænser for antal varer til løssalg i bestillingsmanualen? (Kirsten) Der må kun være 4 ting i løssalg, incl. frugt (er indført i bestillingsmanualen).


6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk? (5 min.)


7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!?
a. xxx
b.
c.

8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst

9. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)


NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid


Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)....................................................................................................................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
09.
 Status Avlermødet - Hvem deltager fra indkøbsgruppen, hvem kan hjælpe til (tjanser)
 Christine
?
10.
 Evaluering sæsonplanen inden avlermødet - hvad kan vi gøre bedre/anderledes (variation, nye grøntsager etc)
 Christine
Færre aftaler, høre om vi kan få Birkemosegaard til at levere flere friske afgrøder først på sæsonen.
11.
 Hungry Gap
 Louise
 Diskussion
 Louise og Roland har lavet en oversigt.
12.
 Mail fra Svanholm ang. manglende køb af sommergrøntsager, bl.a. bønner - hvad gør vi?
 Louise
 Diskussion
 Vi har prøvet at kontakte Mar for at ændre bestillingen.
13.
 Mon vi kan finde på en god løsning på introduktion/oplæring af nye medlemmer? - udsat fra sidste møde
 Kirsten
 Diskussion
 Vi fortsætter som tidligere.
14.
 Hvem svarer på kommentarer på hjemmesiden/ugens pose? - udsat fra sidste møde
 Kirsten
 Beslutningspunkt
 Det gør ugens indkøbere.
15.
 Evaluering af aspargessæson - udsat fra sidste møde
 Bente
 Diskussion
 Udsættes til næste møde.
16.



17.



18.



PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)