Indkøbsgruppemøde d. 29. august 2011

Hvornår:	Mandag den 29. august 2011 kl 17-21
Hvor:	Bulbjergvej 6, 1. sal, 2720 Vanløse (hos Jette, 2854 5815)
Kommer:	Mette, Mogens, Erik, Charlotte, Mette K (ny), Carsten (indtil 19.30), Stine (ny), Kathrine, Sara
Afbud:	Anton, Connie
Snacks:	Jette serverer aftensmad + kaffe&kage, mums!
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Sara

Referat:
1. Grøntsager fra Samsø (Mogens)
Vi havd fået en henvendelse fra et medlem der anbefalede smarbejde med en avler på Samsø. Vi blev enige om at Samsø er for langt væk og at vi har avlere nok pt. Det er kun interessant med nye avlere, specielt uden for sjælland, hvis de kan tilbyde noget spændende som vores nuværende avlere ikke kan levere.

2. Svampe i efteråret og over julen (Mogens)
Hvis vi vil ha' svampe til den tid skal de bestilles nu, da de dyrker dem på bestilling og det tager nogle uger. Vi vil gerne ha’ svampe i løs vægt. Vi bør kunne få kejserhatte, bøgehatte og champignon sådan (men ikke Enoki). Vi blev enige om at bestille til én gang om måneden i oktober-december, og derefter 2 gange om måneden i januar-april. Mogens aftaler med dem.

3. Planlægning af indkøbsvagter inkl. oplæring (husk kalender) (erik)
Vi blev enige om at det var vigtigt at holde fast i de glidende overgange for at øge videndelingen. Vi koordinerede vagterne for de næste to måneder på et stykke papir, som Sara vil opdaterer i vagtskemaet på wikien.
Vi holdt fast i beslutningen fra sidste uge om at tørvarer kan bestilles uafhængigt af de friske varer for at minimere arbejdsbyrden forbundet med den ugentlige posebestilling, og en lille "tøgruppe" er dannet inde i indkøbsgruppen bestående af Carsten, Jette og Sara. Carsten ringer rundt næste gang han har vagt og finder ud af hvor meget der er på lager hos de forskellige, og så tager vi den derfra.

4. Frugtpose. Skal vi have en frugtpose hvis det er realistisk for butiksgrupperne (Erik)
Det blev vi enige om at gå videre med, og Erik vil starte det op. Konceptet bliver en pose til 60 kr svarende til ca 2.5 kg. Der skal opdateres medlemslister så der kommer en ekstra kolonne til frugtposen. Der skal stadig være frugt i den store pose, en anden sort end i den lille pose.

5. Forberedelse af møde med kollektivgruppen. Hvilken strategi skal KBHFF forfølge når nu vi runder 1000 poser? (Erik) Kan /skal vi tage særlige hensyn til enkeltafdelinger f.eks, ingen Søbysøgaard grønt til Nørrebro osv.(Mette)
Forberedelse til strategimøde: hvordan håndterer vi en stigende mængde ugentlige poser. Vi har store logistiske problemer med så store mængder der leveres til Kafax. Og det er vigtigt for os at vi kan blive ved med at ahndle med de små avlere, som ikke kan levere så store mængder. Hvis vi deler det op i to leveringsdage så kan poserne evt være forskellige, og også hvis det er samme varer så har avlerne længere tid til at høste så varerne måske bliver friskere. Det bliver mere bøvlet for os som bestillere, men det må vi tage lidt ad gangen og evt dele os op i to hold. Hvis vi skal starte en ny dag så skal vi høre afdelingerne om de kan rykke til tirsdag eller torsdag:a. Østerbro: Charlotte
b. Amager: Sara
c. Nørrebro: Katrine og Mette
d. NV: Stine
e. Vanløse: Jette
f. Vesterbro: Mette undersøger hvem der er officiel kontakt, og indtil da sørger Mette for kontakten
g. Frederiksberg: vi ved ikke hvem vi skal snakke med, så Erik tager det med kollektivgruppen på mødet.

6. Til generalforsamling den 27 oktober vil der sandsynligvis blive lavet om på vedtægterne, således at der skal være en repræsentant fra indkøbsgruppen i bestyrelsen - vi skal finde ud af hvem det skal være. Til medlemsmøde den 29 september skal én fra gruppen præsentere hvad gruppen laver - vi skal finde én der vil stå frem (kun 2 minutter).

7. Posefilosofi - eksklusivitet eller volumen? (Charlotte)
Det er den evige diskussion om vi skal ha’ ”basisvarer” som kartofler og løg eller ”eksklusive varer” som bladbede og grønne bønner. Vi må konstatere at der er forskellige holdninger blandt foreningens medlemmer og også inde i gruppen, og at det forbliver en evig balancegang. Det må være op til ugens bestillere at sammensætte posen ud fra deres præferencer (så længe de er inde for de brede rammer vi har aftalt og lever op til kbhff's generelle filosofi.

8. Hvilke aftaler eksisterer for friskheden af grøntsagerne og hvordan håndhæves - evt. skærpes - de? (Charlotte)
Vi er enige om at grøntsagerne ikke altid er superfriske når man er kommet hjem med dem, men vi tror desværre at det meste af skylden ligger hos os, da de godt kan stå ude i sommervarmen i mange timer fra vi modtager dem til de bliver hentet. Det bliver måske løst med to-dages-levering og forbedret tilbagemelding fra afdelinger.

9. Google docs værktøj (Sara)
Sara viste de nye bestillingsværktøjer og fik kommentarer til forbedringer. De vil tages i brug løbende som de bliver klar.

10. Høstfestinvitation fra Svanholm (Mette)
Repræentanter af Kbhff er inviteret til høstfest på Svanholm lørdag d. 1. oktober . Vi kan deltage 8 personer. Indkøbsgruppen får budet først, så tjek lige kalenderen og meld tilbage på mødet hvis i vil med, så vi kan lade invitationen gå videre til de andre grupper hvis vi ikke fyler dem op.

11. Besøg hos leverandøre (Mette)
lad os tage ud og møde avlerne! Mette koordinerer nogle mulige datoer med avlerne og laver derefter en Doodle til os andre.

12. Nye medlemmer af Indkøbsgruppen (Mette)
Hvordan tager vi godt i mod nye medlemmer? Kan en repræsentant evt. mødes med den/de nye medlemmer en halv time inden selve mødet, så de kan få en introduktion i hvordan vi arbejder inden selve mødet går i gang?
Vi blev enige om at det er ugens bestiller der står for at svare mails og herunder også svare til nye medlemmer der skriver. Vi kan tilføje at nye medlemmer kan kontakte mødets vært og spørge om de kan komme lidt før mødet og få en lille intro - er nu gjort på vores wiki-side. Det er også vigtigt med en opfølgning efter det første møde hvor nye kan blive skrevet på mail-listen og bliver introduceret til de forskellige kommunikations platforme osv, det må vi alle huske at være opmærksomme på ved møderne. De kræver at der er internet adgang der hvor vi holder møderne og nogen har taget PC med, og at mødet ikke slutter for sent.

13. evt.:
a. Mette og Katrine rydder op i mailboksen og præsenterer næste gang konceptet for hvordan vi holder orden.
b. Der går rygter om at avlerne synes vi underbyder hinanden og løber fra aftaler. Mette foreslår at vi holder møde med dem og diskuterer situationen.
c. Mogens har nogle hængepartier fra sidste referat som han prøver at følge op på til næste gang.
d. Vi har nu fået adgang til at redigere direkte i Google Map over producenterne.