Indkøbsgruppemøde d. 29. februar 2016

TILBAGE TIL INDKØBSGRUPPEN

INDKØBSGRUPPEMØDE
Hvornår:
 Mandag d. 29. februar 2016 kl. 18-21.
Hvor:
 Hos Kirsten Reinhold, Byhøjen 28, st.th, 2720 Vanløse (mobil: 26223752)
Kommer:
 Katrine, Christine(18.30), Martin, Bente, Alexander(måske først 19.00), Malene ( Ingen mad, Ny fra Islands brygge)
Afbud:
 Ellen, Louise, Marikka, Nattalie, Caroline
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:

DAGSORDEN
FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst
Godkendt

2. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne

3. Nyt fra distributionsgruppen
Skal Grønkål være i plastikposer?
- Svanholm sender poser der skal pakkes på lageret. Fælleslageret leverer dem ikke til afdelingerne.
- Birkemosegaard sender det i pose
- på den ene side er prisen dyrere og det er et etisk spørgsmål i kbhff, på den anden side kan det være irriterende at det ligger frit i posen
- man kan som indkøber vælge at bestille uden plastikposer.

Åbning af nye afdelinger i Brøndhøj-Husum og Indre by, Valby vil måske åbne.
Sydhavn står måske for lukning, distribution vil prøve at tale med dem.
Det skal afklares om der er plads til flere afdelinger i skemaet, da der er en begrænsning på antallet af koder der kan være i skemaerne. Muligvis er problemet løst med introduktion af nye ark. Skal afklares inden der kommer et nyt system. Frugtposen kunne evt. have et andet ark.

4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned
-Ellen: flot at vi får længre æbler i frugtposen fra Birkemosegård og Kysøko men vi skal være meget opmærksom på kvalitet. hvis de bliver alt for bløde og er kun gode til at bage/koge vil jeg også forslår at vi aftaler en nye lavere pris.
Hvordan holder vi øje med kvaliteten? Foreløbigt har der ikke været dårlige æbler.
Kysøko og Birkemosegaard har æbler tilbage, der fortsættes med æbler hver anden uge 1 kg fra Kysøko, de uger hvor der ikke er svampe.
Der kan bestilles æbler til løssalg fra Birkemosegaard hver uge, bærfaktoren kan bruges som løssalgsfaktor. Der skal skrives til afdelingerne at de kan holde øje med løssalgsfaktor for bær/frugt.
Det er godt at være opmærksom på hvad det er for nogle sorter der kommer i posen.
- obs forskellige priser på løg (Svanholm kr. 12 og Grønholtgaard kr. 20) Kirsten
Løgene fra Grønholtgaard er specielt dyrket til kbhff og det hele skal gøres med håndkræft, derfor er løgene dyrere, og var kun lige et engangstilfælde
Til næste år kan man overveje at nøjes med at bestille skalotteløg fra Grønholtgaard

5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
- Ellen: status hungry gap 2016
vi er nu halv vejs og det ser generelt fint ud men bestilte mængder i forhold til det planlægte. vi har bed alle avler om opdateringer og vil opdatere planen så at vi er sikker hvilke varer holder sig indtil slutning af april og hvilke vi skal helst bestille nu i marts. i planen er der nogle orange-celler på varer/avler vi skal fokusere på. ydermere skulle det også hjælpe os at forstår mere i detaljer hvilke forårsvarer vi kan forvente og hvornår.
jeg synes også at kommentarer fra indkøber til indkøber fungerer fint.

ÆNDRING AF BESTILLINGSSKEMA (ALEXANDER)
Distribution og andre ser gerne, at bestillinger kan være åbent frem til fx midnat om onsdagen, da man tænker dette kan øge salget af poser. Det vil kræve at vi tager bestillinger direkte fra onlinesystemet, da afdelingerne ikke kan forventes at opdatere tilbagemeldingen så sent. Jeg har lavet et udkast til et tilbagemeldingsskema i dialog med distribution til hvordan et sådan kan se ud ved at føje til det eksisterende løssalgsfaktorark. Dette videregiver data til bestillingsskemaet i "posebehov", mens vi manuelt indtaster onlinebestillinger. Skemaet runder automatisk summen af onlinebestillinger og ekstraposer op til nærmeste 5.

Nyt tilbagemeldingsskema - det er løssalgsfaktorarket: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NMBwJR5ntqQqL9I1fk_cFdjbUNWmpSujNnhd8zJDu94/edit#gid=0

Ændret bestillingsskema: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1eosHVsrJrA5kNPJSR-WjBl28iRj0VyMq_Z1WpMpqWM0/edit#gid=2

Alexander vil sørge for at rækkefølgen på afdelingernes navne er ens i bestillingsskemaet og onlinebestillingsskemaet, for nemhedens skyld.
Det samme med tørvare bestillinger, de vil også ligge inde på løssalgsfaktorarket
Launch vil nok være i april
Kræver oplæring i afdelingerne

6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk? (5 min.)
- Ellen: studie fra DTU om madspilt - jeg ser ingen problem at dele vores mængder men er ikke sikker hvor significant vi er i forhold til andre elementer de vil analysere som restauranter eller supermarkeder.
Han vil gerne vide hvor meget der er blevet bestilt. Han kan se posemængderne på ugens pose på hjemmesiden. Christine tjekker lige op på det.
- Når I laver indkøb, så lad venligst mails med tilbud fra avlerne blive i indbakken. Så er det nemmere at lave kvalitetssikring. Vær også forberedt på at rette evt fejl. (Kirsten)
Tilbud for avlerne bliver arkiveret enten i bestillinger eller i ugen, mails må gerne blive der indtil posen er leveret.

7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!?
a. Forespørgsel på spansk olivenolie og mandler fra et fødevarefællesskab i Spanien
så er det ikke lokalt. Transport og opbevaring kan være et problem. Det er en sag til en generalforsamling. Bestyrelsen skal informeres, så de kan tage stilling til det.
b.
c.

8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst

9. Andet
- Viola fra Nordvest-afdelingen vil gerne stå for at lægge opskrifter og billeder op af grøntsager fra ugens pose på hjemmesiden. Det er blevet efterspurgt af en del medlemmer, så jeg tænker at det er en god ide. Men hvad siger i? (Katrine) - Louise skriver: det lyder godt, koordiner det gerne med kommunikationsgruppen som jo også laver både opskrifter og billeder af posen til facebook.
Kan også opdatere opskriftsfilen. Indkøbere kan sende en mail til hende. Katrine sætter det ind på bestillingsmanualen og tager sagen videre.
Kan også være en arbejdsopgave. Man kan lave et opslag på hjemmesiden.

10. Visionsworkshop d. 27. februar. Alexander og Roland orienterer.
Der blev snakket om at introducere forskellige slags poser, fx singlepose, pose uden kartoffel osv.
Et forslag var også at folk kunne bestille ekstra løssalgsvare fra avlere, der allerede bliver bestilt fra. Nogle kunne sætte sig ned og lave et udkast til hvordan det kunne fungere.
En overvejelse kunne også være at det kunne være en mulighed at købe pose uden at tage vagter. Det ville indebære en prisforskel. Det er en principiel beslutning. Der bliver nedsat en arbejdsgruppe.
Der vil blive arbejdet videre med visionerne fra workshoppen, så det kan komme med på generalforsamlingen.

10.1 Sammenlægning af hungry gap og sæsonplan, diskussion
Kan avlernes ønske i mødekommes?
Svanholm og Grønholtgaard vil gerne have en sæsonplan for rodfrugter. Et forslag kunne også være at kigge på hvad der var bestilt. Faste aftaler kan være farlige da det bliver meget låst, især i efteråret hvor der er et stort udbud.
I indkøbsgruppen er opgaven at tilbyde den bedst mulige pose til medlemmerne og det kræver lidt fleksibilitet for indkøbsgruppen

11. Tvedemose
300 g kejserhatte til 39 kr er ret meget i posen.
I svampeaftalerne kan man ikke fastsætte sig på antal gram. Tvedemose skal vide at der kommer en bestilling.

13. Bakkegården
Skal der indgåes aftaler med Bakkegården?
Eller skal man snakke med Vidarslund mht. tomater. Bente tager kontakt.

14. Bemærkning om gulerødder og avlere
Når der bestilles gulerødder fra Birkemosegaard er det egentlig fra Kieselgaarden, hvilket man godt kan gøre opmærksom på. På den måde bliver Birkemosegaard en mellemhandler. Det er en opfordring at man skal bruge Kieselgaarden noget mere.
Når man handler med Kung kan man bede hende om at skrive på hvilke gårde varerne kommer fra.
X. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

28.03.2016

NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid


Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?).................................................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
09.
 Grønkål i plast eller ej, og mængden af grønkål i posen.
 Roland
 Diskussion
10.1
 Sæson og Hungry Gab - skal planlægningen af dem slås sammen. Det virker i år som om avlerne gerne vil have lavet flere faste aftaler også frem til hungry gab, da de laver markplaner i januar for hele året - også hungry gab!
 Christine
 Diskussion
11.
 Er der lavet faste aftaler med Tvedemose? Synes, at kejserhatte fylder for meget i posen.
 Kirsten
 Diskussion/information
 5 min.
12.
 Honning - hvem bestiller, og er der tjek på det?
 Kirsten
 Information
 5 min.
13.



14.



15.



16.



17.



18.



PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)
ydermere skulle det også hjælpe os at forstår mere i detaljer hvilke forårsvarer vi kan forvente og hvornår.