Indkøbsgruppemøde d. 30. november 2015

Tilbage til Indkøbsgruppen

INDKØBSGRUPPEMØDE

Hvornår:	30. november kl. 18.30
Hvor:	Hos Bente Ben-Hamadou, Humlebækgade 49, 3.th, 2200 N
Kommer:	Christine, Kirsten, Bente, Ellen, Katrine, Alexander(kommer 19.30), Louise, Roland, Ninna (Amager ny, ) ,( Nattalie kl. 19:00 )
Afbud:	Pia (ny) syg.
Aftensmad:	Alle medbringer noget til fælles julehygge
Ordstyrer:	(C)
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:	Christine

DAGSORDEN

FASTE PUNKTER

0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst

2. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne

3. Nyt fra distributionsgruppen
- forslag til ny opdeling af i løssalgsfaktorarket

vi forsøger med en ny kolonne til mere specielle varer - diskuterer på næste møde præcist hvad den skal indeholde.
Christine opretter en kolonne
i øvrigt skal man være obs. når man bruger løssalgsfaktor-arket m de specielle blandende produkter: faktoren angiver portioner fx nødder skal ikke tages i kilo, men i portioner a fx 200 gram - dvs. den mængde arket angiver skal reduceres.

4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned
-YN får ikke bestilte tørvarer

Roland tjekker m YN om de bestiller efter den rigtige procedure med de almindelige tilbagemeldingsskemaer.
hvis de indberetter korrekt via skemaet kan der være fejl i skemaets formler - tjekkes efterfølgende
ellers kan YN tage kontakt til Alexander som her hovedansvarlig for tørvarerne.

5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
(ny opdeling af i løssalgsfaktorarket)

se ovenfor

6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk? (5 min.)

7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!?
a. Vesterbro most?!

mosten er ikke så god og er relativ dyr.
vi kan tage fra kbh Vesterbro most et par gange, men prisen skal forhandles så den svarer til de øvrige moste. - christine følger op.

b. Nedfaldsmost og andre mostleverandører (hvad er proceduren og /holdningen)

generelt ved nye henvendelser skal vi have en smagsprøve, så vi kan teste varen/kvaliteten, så vi undgår fejlindkøb og dårlige oplevelser som kan gå ud over tilliden/salget af tørvarer.
generelt så handler vi primært med dem vi allerede er glade for's produkter (fx Bellingehus)
en heng imellem kan vi afprøve nye forhandlere, men det lave salg kan ikke bære at tage for mange nye ind

c. Mangholm: økologisk landbrug v Hillerød.Dyrker økologisk korn af gamle sorter bl a havregryn a 20 kr/kg.
Tine Hage, Mangholm

tjeck op hvilke sorter, fx har de sølvgryn (Per grube leverede aldrig deres sølvgryn, så det kunne være interessant at finde en anden producent)
tjeck op med prisen - vi vil kun kunne selv grynene hvis de max koster 20 kr inkl moms og transport. Mangholm må afgøre om de vil levere til os til den pris.

c. Potentielle : Seerupgård og Nygården (v Alexander)

Nygården har gulerødder hvis vi kommer i bekneb i løbet af hungry gab
Seerupgård er meget lokal avler og eneste på Amager. Kunne måske være interessant på sigt. Bekymring omkring fly-forurening!!!

8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst
- hungry gab status

aftaler er stort set indgået og bekræftet af avlerne
Ellen kontakter Birkemosegaard telefonisk ift. andre tidlige grøntsager i overgangen hvo de kun har gamle kartofler tilbage. Det er svært at lave en ordentligt (stor nok for Birkemosegaard og lækker nok for medlemmerne) bestilling i foråret og overholde vores kørselsaftale.
der er lavet en ny struktur og systematik hvor der er fx er kål hver uge, kartofler næsten hver uge, porrer/løg hver uge, mange hokaido, etc
Ellen og Louise laver et ekstra faneblad hvor bestillingsproceduren beskrives mere i detaljer
gulerødder fra kiselgården selvom de ikke vil lave faste aftaler, hvis lageret tømmes suppleres fra Svanholm og fra Birkemosegaard.
svampeaftaler er aftalt med tvedemose i forbindelse med sæssonplanen og gældende
alle må gerne gå ind og tjekke planen og den nye struktur - kom evt. med kommentarer!
andet....?!

- honningtjans

afventer til januar (tjansen besættes evt af Pia eller Ninna, når de er blevet sat lidt mere ind i systemerne)
skolebigården på Frederiksberg har 1 ton honning i år, de gerne vil sælge. Nina tager kontakt til Viggo og forhører sig.
eller Pias honning?!
der tjekkes op på gamle honningleverandører/kontakter når honningtjansen tages op igen til januar.

- nye intromøder/ jobbørs og opslag på hjemmeside

der er lavet opslag på jobbørs
Christine har været i dialog m Jonas og Carsten, der arbejder på en mere langsigtet strategi i forhold til at engagere nye medlemmer.
- indtil da annoncerer vi på hjemmesiden. Christine har skrevet til info om et opslag.
Nattalie sendte en status: 4 nye medlemmer har meldt sig på banen. Vi starter op med et oplæringsforløb, dels med en fælles oplæringsaften og dels med løbende oplæring på en indkøbsvagt.
Nattalie skriver også at flere af de nye under oplæring er holdt op igen, bl.a. fordi der var for mange omstændige systemer.
Katrine tager kontakt og undersøger om det kan lade sig gøre med et fælles oplæringsmøde inden jul, - ellers efter hvor Nattalie og Mogens vil stå for det.
De nye skal tilføjes til indkøbsgruppens mailingliste - Christine opretter i første omgang Roland, og Ninna+Pia

9. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

25. januar på kph project

NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid

Nr.	Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)....................................................................................................................................................	Person (hvem har skrevet punktet på?)	Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)	Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
09.	Evaluering af indkøbsgruppens interne struktur m rolle/ansvarsfordeling som er testet siden helikoptermødet : fungerer det med de kasketter og roller vi har. Frigiver det energi til at indkøbstjansen er nemmere/sjovere/overskuelig eller risikerer vi at den enkelte indkøber ikke får en fornemmelse af hvad der sker på mailen, mistes engagementet hos den enkelte? Hvordan fungerer det at være ny? Fungerer det for alle? Eller hvordan gør vi det bedre vi følger op i januar: (punktet blev ikke nået helt igennem): mere specifikke spørgsmål som skal evalueres udarbejdes til næste gang. generelt: ønske om at referat bliver lagt ud hurtigere, og at dagsorden for næste møde oprettes tidligere.
ad 09
10.	2016 hungry gap struktur se punkt 8 og i selve hungry-gab planen.	Ellen & Louise	informationspunkt	20 min
11.	Skal vi tage brød op igen - f.eks fra "Vores brød" på Toftegårds Pl.? nej	Kirsten		5 min.
12.	Evaluering af avlermødet d. 22-10-15 + sende mail ud om jule/nytårslukning. Kirsten skriver ud	Kirsten		10 min.
13.	Honning se punkt 8 afventer til januar!
14.	Opdatering af avlerliste på hjemmeside og på drev?? afventer /udelades
15.
16.
17.
18.

PUNKTER TIL NÆSTE INDKØBSGRUPPEMØDE

Løssalgsfaktor-kolonne
Honningtjans
YN løssalg

OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver

....
....

Y. Opdatering af vagtplan:

Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.

Z. Opret næste møde:

Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

Skriv Indkøbsgruppemøde d. (dato, måned og år) – f.eks. "Indkøbsgruppemøde d. 26. januar 2015"
Markér teksten, som du ønsker at lave til et link og klik på "link" knappen i toolbaren øverst.
Der dukker et nyt vindue op, hvor der er to forskellige linjer: "Link text" og "Page name". I begge felter skal der stå den samme tekst – nemlig navnet på linket, som du skrev før – f.eks. "Indkøbsgruppemøde d. 26. januar 2015"

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)