Indkøbsgruppemøde d. 31.oktober

Hvornår:	Mandag den 31.oktober kl.18-21
Hvor:	Hannovergade 11 3TH (Dalfoss på dørklokken)
Kommer:	Kathrine, Charlotte D, Sara, Erik,jette, Mette, Stine, Franciska (fra Vanløse), Mogens, Marusa, Mikkel, Ewa
Afbud:	Carsten
Snacks/Mad:	suppe
Ordstyrer:	Sara
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Erik
Opdatere vagtplan efter mødet og skrive kort referat til nyt fra grupperne på kollektivgruppens dagsorden

Dagsorden:

(Prioritering af dagsorden)

1. Nyt fra kollektivgruppen
Hvad er status på fødevaretilsynet?
Kollektivgruppen har fra vores advokat fået at vide at der skal søges om godkendelse. Kollektivgruppen nedsætter en ekspertgruppe som undersøger videre.

2. Status på kvalitet, aftaler, sortiment mm
Jesper fra Birkemosegård foreslår at vi har 1-2 kg kartofler i posen fra nu af, det strækker de andre rodfrugter lidt og kartofler kan man altid spise, som han siger.
se punkt 5

Forslag fra Susanne Simon - via Froum - om økologiske kolonialvarer fra tredjepart (CharlotteD)
Forslaget vil indkøbsgruppen ikke gå videre med. Ikke lokale varer, for mange forhandlerled, ikke umiddelbart en fordel for fødevarefællesskabet og heller ikke avlerne.

Gennemgang af vores hjælpeværktøjer - så kommunikationen kan blive mere overskuelig og stringent (CharlotteD).
De der læser mail og ikke har vagt skal markere mailen som ulæst. Ansvaret for mails og besvarelse ligger hos indkøber. Mogens har ansvaret for fisk - så der blander vi os uden om. Orientering til alle i indkøbsgruppen sker via [[mailto:indkøbsgruppen@kbhff.dk|indkøbsgruppen@kbhff.dk]] . Hvis man skriver til inbox så er adressen indkøb@kbhff.dk. Husk at opdatere indkøber til indkøber. Vi har en manual som man gerne må opdatere. Husk at arkivere mails.
Mette og Kathrine kigger på inbox og gør den mere overskuelig. Indkøbsmanual kommer på som første punkt på dagsordenen. Sara opdaterer skabelonen.

Hvordan med juletræer? Vi har fået et tilbud fra en økologisk juletræsavler, der vil give foreningen rabat og putte en folder i posen, der giver rabat. Jeg foreslår evt en separat bestillingsliste, men ingen folder i posen, det er for plat (Mogens)
Vi reklamerer ikke. Han må lave aftaler med de enkelte afdelinger om at lægge brochurer. Mogens orienterer juletræssælgeren.

3. Centralt indkøb af poser
Forslag: At vores pakkeposer bliver indkøbt centralt - "Karl Lund", firmaet som leverer de Amerikanske Indkøbsposer, kan give os en billigere pris hvis vi køber alle poser som en enkelt ordre/èn faktura, samt de kan levere gratis, også til Gladsaxe, hvor de kommer forbi ca. 2 gange om ugen. Dette letter også arbejdet for KBHFF's betaling af poser. Karl Lund er allerede nu klar til at kunne levere, så det er en ordning der nemt kunne træde i kraft.
Generelt info: 1 kolli = 200 poser = Kr. 535,- (Kr. 428,- + moms). Hver faktura koster et gebyr på Kr. 75,-, der er intet gebyr ved kontant betaling.
Spørg evt. efter Pia (T; 3535 4666), hvis nødvendigt.
(Om poserne er økovenlige ved jeg ikke, det ville dog være et særligt plus at have miljøvenlige og kemi-fri poser, evt. stofposer?.)
(SusanneG, Østerbro Butiksgruppe)
Charlotte orienterer Susanne om at vi ikke gør noget i indkøbsgruppen med fællesindkøb, da der er stofposer på vej i løbet af 3 mdr.

4. IT-værktøj
Hvad er nyt, hvordan bruger man det bedst, hvad kunne vi tænke os næst
Der afholdes et særligt møde hvor indkøbsværktøjerne gennemgås. Sara

Til indkøbsgrupperne: der skal laves kopier af tilbagemeldingsarket, hvis man vil gemme historikken.

5. Disponering af varer til resten af sæsonen, (Erik)
hvilke varer skal vi have hvornår
KOMMENTAR: Er det ikke et avlermøde? Som under punkt 6 - det vil jeg gerne være med til at arrangere (det med mængder og produkter er måske lidt voldsomt men i det store og hele kan vi godt vide hvad vi vil have - æbler forekommer mig lidt kaotisk for tiden, og som jyde er jeg fuldt enig med Jesper: Kartofler kan man altid spise ...(Mogens).
Skal vi inddrage andre lokale avlere nu: Søris osv.

Ekstraordinært møde om planlægning. Erik Indkalder når han har noget klar, men inden næste møde. Mette sender ark til Erik. Sara, Mette, Mikkel, Kathrine og Erik

6. Planlægning af næste sæson (Erik) - eller Avlermøde i januar (Carsten)
Der er ønsker fra avlere om at vi snakker priser og leverancer
Er vi klar til at indgå i en dialog om at lave mere faste aftaler med avlere om mængder og produkter?
Jeg vil godt være tovholder på at arrangere avlermøde i januar, men flere med i arrangørgruppen (Carsten). Tjek (mogens)
Carsten, Mette, Mogens, Mikkel (avlermøde i december?) Vi er enige om at starte med et dialogmøde med avlerne i starten af december. Derefter afklarer vi os og så laver vi aftaler med avlerne om sæsonen 2012/2013. Erik orienterer Carsten.

7. Samarbejde med butiksgrupperne og bedre disponering af løssalg (Erik)
Det er et ønske fra Nørrebro at iIndkøbsgruppen sender repræsentanter til møderne i butiiksgruppen så dialogen mellem indkøbsgruppen og butiksgrupperne bliver forbedret.
Indkøberne skal være mere konservative i løssalget. Bæredygtighed og Pris. Specielle ting og ikke basisvarer til løssalg. (æbler, hvidløg, kvæder osv.). Butiksgruppedeltagelse?

8. Indhentning af økologistatuserklæringer fra vores avlere (Mette)
Frederiksberg har brug for dokumentation for at vores varer er økologiske. Vi skal derfor indthente dokumentation fra vores nuværende leverandøre og stille krav om at fremtidige leverandøre indsender det forud for første levering.

KOMMENTAR: Vi har fået et par stykker fra nye leverandører. Skal de gøres synlige på hjemmeside / wiki / som link fra producentliste? (mogens)
Stine indhenter leverandørbeviser fra alle vores leverandører

9. Opdatering af producentliste
se mail fra Susane Gustafsson. Hvem gør det?

KOMMENTAR IGEN: Jeg har opdateret kortet (har ikke taget Solhjulet med, så dem, der leder efter Søbysøgård, vil stadig gå forgæves). Der er også en liste i docs, jeg har lavet et par kolonner med "prioritet" og de email-adresser, man bestiller hos. Det hele burde køre i samme system (her taler jeg til google docs/maps-specialisterne i gruppen. Det er nok også mig) (Mogens).
Mogens er fuld igang med at opdatere listen. Især når han får adgang til listen.

10. Pakkelister mm på wiki
Østerbro foreslår at vi lægger ugens pakkelister, prislister for tørvarer mm på wikien i stedet for i docs. Det virker som et nemmere sted for de skiftende modtagere at finde det.
KOMMENTAR: Jeg fik engang spørgsmål om løssalgspriser på mail - de kunn evt. skrives på hjemmesiden? Eller er det brud på noget?
Sara laver et huskedoc som vi kan sende til indkøbsgrupperne.

11.Vagtplanen.
Der mangler bl.a. en vagt uge 46 og 47
Vagtplanen er opdateret

12. Ny ugentlig åbningsdag. tilbagemelding fra afdelingerne.
NV kan have åbent tirsdag i stedet for onsdag!
Vi melder ikke noget ud lige nu. Det er ikke aktuelt p.t.

Evt