Indkøbsgruppemøde d. 31. oktober 2016

Tilbage til Indkøbsgruppen

Indkøbsgruppemøde


Hvornår:
 31. okt. kl.19-21
Hvor:
 Kirsten Reinhold, Byhøjen 28, st.th. 2720 Vanløse, mobil: 2622 3752
Kommer:
 Malene (kl 19, minus mad), Kirsten, Eline, Birgit (ny), Enno (ny), Christine, Roland
Afbud:
 Bente, Nattalie, La (ny), Truls (ny), Erik (ny Frb. skal på hospitalet :-( ), Ellen, Marikka
Aftensmad:
 Ingen fællesspisning. Kirsten bager.
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:

Dagsorden

FASTE PUNKTER
0. Prioritering af dagsorden

1. Godkendelse af referat fra sidst

2. Nyt fra bestyrelsen og lokalafdelingerne

3. Nyt fra distributionsgruppen

4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned

5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
- opdatering af bestillingsmanual (sammenskrivning af dokumenterne)Kommunikation mellem frugtgruppe og ugens indkøbere (Malene) Vi aftaler at sætte et link ind i Vejledning Ugens Pose X til Frugt's sæsonplan, så ugens indkøbere går ind og henter ugens bestilling der. PLUS en kommentar i Ugens Pose X ark om at hente bestillingen i Frugtplanen. -> Malene

- ny system: tilbagemeldinger, være opmærksom hvornår man laver kopi, hvordan skriver man extra løssalg i

6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk

7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!?

8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst


1.
2. Donation af mad til middagen: Eline sender en mail til Louise for at høre om hun er gået videre med at spørge om grøntsagsdonationer. Hvis ikke ringer Kirsten til Mar/Svanholm og/eller Lærkehøj for at spørge om donationer.
3. Referent: Det kan formentlig lade sig gøre at 'låne' referent fra avlermødet til IG-avlerdelen.
4.

Dagsorden:

1. Evaluering frugtplan, hungry gab og sæsonplan: afrunding af året.
2. Rundgang/Intro: nyheder fra forskellige avlere, eksperimenterer i med nye sorter, har I nogle andre projekter osv., hvordan har høsten været?

1. Hvor stor er minimumsmængden/hvor ligger smertegrænsen for jer for levering? Hvordan synes I det går i øjeblikket? Kan vi planlægge os ud af "problemerne" ved at bruge de forskellige avleres spidskompetencer/hvilke måneder satser man på bestemte avlere? Hvor ofte forventer avlerne at vi bestiller fra dem?

2. Skal vi betale for leveringer så mindre avlere har mulighed for at være med / at vi kan lave mindre bestillinger? Går prisen på grøntsager så ned?

3. Sæsonplanlægning:
-Er der nye sager på bedding, regner avlerne med ændringer?
-Mere tidligt grønt (hvad kunne de levere?) Skal vi satse på tidlige sorter

Sæsonplanlægning til allersidst delt op i frugt og grønt.







Mht.

9. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)


NYE PUNKTER
Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt
Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?)

Angiv estimeret tid

Nr.
 Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?).............................................................
 Person (hvem har skrevet punktet på?)
 Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)
 Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
10.
 AVLERMØDE - dagsorden og form. Samt valg af ordstyrer på avlermødet
Beslutningspunkt
11.
 Svanholms gebyr - skal vi tage kontakt inden avlermøde? Efter avlermødet spørger vi stille og roligt om, hvorfor der er kommet gebyr, og om der er noget fra vores side, som vi kan gøre for at undgå det.
 Kirsten
 Beslutningspunkt
12.
 Julelukning
 Kirsten
 Beslutningspunkt
13.
 Info på hjemmesiden om champignon/æbler hver 2. uge


14.
 Kaos med æbler fra Fejø
-Vi beslutter, at det skal tages op på generalforsamlingen, det er ikke noget, vi kan løse nu.
 Ellen
Malene
 Diskussion
15.
 Hungry gap 2017
 Ellen
 Diskussion & beslutning
16.
 Dynamik i indkøbsgruppe, hvordan skaber vi en bedre en og kommer frem? hvordankan vi når mere effektive møder?
 Ellen
 Diskussion & beslutning
 vi kan snakke om det mens vi spiser
17.
 Svampe fra Beyond Coffee : status og udsigt?
 Ellen
 Diskussion & beslutning - udsat
18.
 Ændring i bestillingssystem så tallene IKKE går op med 5
 Kirsten
 Afventer koordineringsmøde
19.
 Kiselgården er ikke glad for at skulle melde ind, hvis ikke vi køber fra dem...
Vi aftaler, at vi putter Kiselgården på sæsonplanen hver måned som reminder at købe fra dem mindst 1 gang om måneden.
 Roland
 Diskussion

PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE


OPGAVER
ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING

X. Andre opgaver
Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
Z. Opret næste møde:



Oprettelse af møde


Vejledning
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:

1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:

5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:"
Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder "Skabelon Indkøbsgruppemøde dagsorden"

7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

8. Så er du færdig! Godt gået :)