Indkøbsgruppemøde D. 24 februar 2014

Indkøbsgruppemøde
Hvornår:
 Mandag d. 24 februar... kl. 18:00 - 21:00
Hvor:
 Hos Christine - Højstrupvej 6, 2720 Vanløse
Kommer:
 Tine, Ane, Marikka, Bente, Anita, Christine, Sofie (ny + lærling),Tommy, Nina (N), Emilie Hellesøe, Anne Jo, Estrid, Alexander (Kommer 18.30)
Afbud:
 Louise (frb), Kirsten, Mogens
Aftensmad:
 Alle medbringer en ret.
Ordstyrer:
Referent:

Dagsorden:

0. Prioritering af dagsorden

1. Nyt fra kollektivgruppen
Indkøbsgruppen står for at afholde næste fællesmøde d. 31.3. Vi skal have fundet et lokale. Meget vigtigt. Læg hovedet i blød inden mødet...
KU-Life? Aalborg Universitet i Sydhavnen?
Har vi efterhånden ikke for mange møder ? Og hvem bestemmer egentligt om disse møder er nødvendige. Ane
Louise (kan desværre ikke komem idag): kan se at Andreas har fundet et lokale til os: jeg kan evt. godt påtage mig en afgrænset opgave i forbindelse med arrangering af fællesmødet.

Referat: Andreas har fundet lokale: Folkets hus -> Det skal meldes ud at alle skal tage en ret med.
Akustikken var forfærdelig - hvordan løser vi det? Ide om at henstille at mødet eventuelt kun er for de aktive medlemmer af de forskellige grupper - eller at de nye bare deltager i den første del inden stormødet.
Diskussion om formålet og strukturen af fællesmødet - hvad er behovet? At skabe nye relationer eller mere informativt?
Forslag til ny struktur på fællesmødet:

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
Hvilke afdelinger har vi fulgt op på?

Referat: Der er stadig afdelinger som ikke får den udfyldt - flere afdelinger kan ikke finde skemaet.
Ugens indkøber skal følge op på hvilke afdelinger der har udfyldt kvalitetsskemaet. HUSK at de også skal melde tilbage når alt er iorden.
På fællesmødet: Husk at nævn problemet til distributionsgruppen samt spørg økonomigruppen ind hvordan de reagere på kvaliteten
Vi som indkøbere skal kun kontakte gårdene inden for tre dage efter levering hvis der er kritik af kvaliteten.
Efterlysning af en fast procedure på hvordan vi som indkøbere skal følge op på kvalitetsskemaerne - find dokumentet 'Fejl og mangler' ellers venter vi til det nye IT system er oppe.

3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)

4. Ny i indkøbsgruppen (Bente) + mentor
Hvert nyt indkøbsgruppemedlem bliver knyttet til en mentor, som personen kan skrive til (Jeg kan desværre ikke deltage, men jeg vil meget gerne tildeles en mentor :) MVH Sera Hejlskov tlf.nr. 23812118 fra Islands Brygge).

Kan vi standardisere lærlingeoplæringen i et eller andet omfang? Fx at man som udgangspunkt sidder bag computeren anden gang man er lærling?

Skal vi prøve at skive ud til de der har været lærlinge de seneste fx otte måneder, men vi ikke har set i noget tid?

t.o.: Signe Lange der var med som nr. 2 repræsentant fra Frb. flytter til Fyn i et halvt års tid - hun vender måske tilbage når hun kommer hjem (hun var med til sidste møde og syntes at der var enormt meget negativ snak om alle de nye medlemmer, det har ikke ligefrem fremmet hendes lyst til at deltage i gruppen). (Louise har informeret)

Referat: På wikisiden for indkøbsgruppen kan man skrive sig på hvis man gerne vil være mentor og så kan man 'parre sig' med de nye. Bemærkning på wikisiden om at de nye skal kontakte dem som står som mentor. Hold også gerne kontakten til 'dine føl' for at holde fast i indkøbsgruppens nye medlemmer.
Hvordan deler vi viden med de nye? En gang hver halve kan man lave et opsamlingsmøde af hvad der er sket over de sidste to år for at vidensdele.
Standardisere lærlingeprocessen sådan at 'følet' på anden vagt fører musen og at de 'vagtansvarlige' er opmærksomme på ikke at tage "smutveje" når de instruerer føl.
Behov for 'følaftenerne' med flere nye som introduktion evt hos Tommy eller Alexander.
Negativ snak om nye medlemmer er taget til efterretning.

5. Forslag til 'fast' række af ordstyrer/referent (Nina)
Forslag om at ordstyrer og referent går på skift/tur efter en fast liste, der så står for at have computer med. Således ved vi på forhånd, hvem der står for det Fx kunne en liste se sådan ud. - Det er vedtaget
Ordstyrer
 Referent
Nørrebro
 Frb
Amager
 NV
Vesterbro
 Ø
Ydre Nørrebro
 Vanløse
Islands Brygge
 Ydre N
Vanløse
 IB
Østerbro
 Vesterbro
Nordvest
 Amager
Frb
 Nørrebro
6. Idebørs (Nina)
Opsamlingsside for løse ideer, der ikke lige er tid eller mandskab til at følge op på her og nu...

Referat: Vi laver en wikiside som kan fungere som idébørs for at de ikke går i glemmebogen - Nina opretter det.

7. Snak om vores ønsker til avlerne mht kommende sæson - er det på plads? (Kirsten)
Referat: Se punkt 9.

8. Fisk (orientering, Mogens - jeg er i Jylland i aften og i morgen)
Som vi fandt ud af i fiskegrupperne er den mest bæredygtige måde at få fisk på via kystfiskeri, der foretages med skånsomme fangstmetoder og fra små både, der ikke er ude i mere end et døgn ad gangen. Kystfiskeri, som det i dag praktiseres af Thorupstrand Kystfiskerlaug, som i november åbnede udsalg fra kutteren Thorupstrand på Nyhavn. Vi har i fiskegruppen diskuteret hvordan det rent logistisk kan lade sig gøre - og fandt i sin tid frem til at afhentning af fisken ved kutteren i Nyhavn ville være det, der rent praktisk kunne lade sig gøre - og det, der sparer mest emballage. Jeg har haft møde med Iben og Ask fra Thorupstrand Kystfiskerlaugs kutter på Nyhavn. De er meget villige til at levere fisk til KBHFF. De foreslog en alternativ model: Nemlig, at de leverer fisken i termokasser, der kan genbruges (hver afdeling får så leveret en termokasse med x antal fiskeposer, pakket i separate poser - kasserne er pakket med is, så kølekæden ikke brydes). Thorupstrand tilbyder selv at stå for logistikken - hvis kasserne leveres til de enkelte afdelinger, kan kasserne holde sig kolde. Men det vil være muligt for medlemmer af KBHFF at deltage i pakningen af fisken ombord på kutteren. Modellen er: Man køber for 100 kroner uspecificeret fisk på benet - fisken bestilles onsdag, på samme måde som grøntsagsposen, og man får først at vide tirsdag aften hvad det er for fisk (det er frisk fisk - de bliver først landet natten til tirsdag). Fisken leveres til afdelingerne onsdag mellem 15 og 16. Spørgsmålet er så:
1) Kan det lade sig gøre at lave en "fiskebestillings-rude" på medlemssystemet (eller skal det gøres via Google Docs). Torsten antydede på sidste koordineringsmøde, at det godt kunne lade sig gøre.
2) Kan det lade sig gøre at betale forud (Thorupstrand vil gerne have pengene først - men det lader sig nok gøre, for princippet med fisk er det samme som med grøntsagsposerne: Henter man ikke posen, kan den sælges igen til en anden, der gerne vil have den).Hvis ikke, kan vi evt. overveje en netbanksløsning (afdeling + navn på overførslen fra de enkelte medlemmer)
Den 1. april flytter kutteren fra Nyhavn 40 til havnegade med mere plads på kajen, og i den forbindelse talte vi om et arrangement, hvor KBHFFs medlemmer kan komme og se skibet og høre om fiskeriet.

Orienteret om til mødet.

9. Sæsonplan
Vi har fået sæsonplanen mere eller mindre på plads. Den ses her. Fremfor at køre fra uge til uge, er det fra måned til måned! Til næste møde vil jeg lave et overskueligt skema til afkrydsning af bestilte aftaler. Vil nogen indskrive poseantal for varerne fra sidste måned?

Referat:
Alexander laver et skema hvor man kan skrive dato for hvornår man har bestilt hvilke råvarer således at der bliver tjek på hvor ofte det kommer i posen.
Landmændene har haft ønsker om at vi skriver ned hvor mange poser vi har solgt for hver uge. Har nogen lyst til at tjekke op på det? - Christine tager den.
Sæsonplanen vil komme med specifikke uger og priser for Tvedemose.
(Lille bemærkning: HUSK løbeende at rydde op i mailboksen)

10. Vi er nu en løssalgsgruppe på 3 personer, som samtidig deltager i indkøb af posen.
Løssalgsgruppen består af: Alexander, Magarete og Christine

Y. Opdatering af vagtplan - udført:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011

Z. Opret næste møde: - Marikka opretter mødet.
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :)

Evt.