indkøbsgruppemøde den 30. september 2013

Hvornår:	mandag den 30. september 2013, kl 18-21
Hvor:	Øster Alle 25, Kbh. Ø (hos Kirsten fra Østerbro - gå efter dannebrogsflaget på opkaldssystemet). Fælleslokale øverst oppe.
Kommer:	Kirsten, Bente,Ane, Nina (N), Manu, Sofie, Birgit, Christina (IB kl. 19), Jens, Alexander (kl 19), Louise, Jonas (S), Mogens, Carsten
Afbud:
Aftensmad:	Alle tager en ret med
Ordstyrer:	Jens
Referent:	Jonas

Forberedelse fra sidste møde (se også referat fra den 26 august):
- Alle skal melde sig ind i indkøbsgruppen på SAMBA. gå til kbhff.dk -> vælg "For medlemmer" -> vælg "Samarbejdsplatform (SAMBA)". og husk at tjekke om info-mails fra SAMBA lander i jeres e-mail spam-filter.
- Alle skal informere deres butiksgrupper om det nye kvalitetsskema (og orientere sig i det, så de kan undervise butiksgrupperne).
- Alle skal tjekke om bestillingsmanualen passer til vores nye, simplere, bestillingsark. Ændringer diskuteres på næste møde.
- Skriv dig på indkøbsgruppens vagtplan
- Hvis du er ansvarlig for en løssalgsvarer bedes du skrive dette i tabellen over indkøbsgruppens medlemmer
- Overvej om du vil være Bentes nye frugtpose-hjælper?
- Skriv næste måneds møde d. 30 september i kalenderen - vi skal blandt andet diskutere avlermødet!

Dagsorden:

0. Prioritering af dagsorden
- ingen ændringer

1. Nyt fra kollektivgruppen
- Hovedformål med ekstraordinære generalforsamling er at godkende økonomien for 2012, som ikke var klar ved generalforsamlingen i foråret. Janus overvejer at gå af som formand og tage posten økonomiansvarlig, hvem stiller op som ny (pro)formand/kvinde?.

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
Er alle butiksgrupper informeret om udfyldelse af kvalitetsskema og "håndtering af manglende varer"? (Nina)

N: Sofie Stærbo har fået mini-guide til kvalitetsskema (Nina).
S:Amager bestilte ved en fejl 55 ekstra poser. Amager har simplificeret tilbagemeldingsskemaet samt strammet op på Butiksgruppens tjek af skemaet onsdag aften efter luk. Det var nok en kombi af førstegangskassevagter + førstegangsbutiksgruppemailvagter, der gav fejlen. Amager ser ingen grund til yderligere stramninger i proceduren centralt fra. Poserne blev solgt (Jonas)
- Butiksgruppen er orienteret. Amager har lavet en tjekliste, hvorpå dette står. Jonas deler den med indkøbsgruppen.
Christiania: - tager det op på onsdag
V: - Alexander har orienteret butiksgruppen
NV: - ingen repræsentant
IB: - Birgit har givet besked til butiksgruppen. De ansvarlige er ikke helt klar på, hvem så skal have tjansen.
YN: - Butiksgruppen er orienteret
Van: Butiksgruppen er orienteret og deltager som butiksvagt hver uge i et stykke tid. (Kirsten) - Der menes, det er mest oplagt at lade pakkevagterne have tjansen
Frb: - er orienteret
Ø: - repræsentanten vil informere på onsdag

2.a
Ingrid med skurv.jpg

Er vi interesseret i æbler med skurv til 8 kr/kg excl moms, incl levering? Se nederste billede. Jeg foreslår en mindre portion i en frugtpose, ledsaget af et forklarende indlæg på hjemmesiden.
I uge 39 blev der kun bestilt 1/2 kg æbler til grøntposen. Dels giver det ikke rigtig mening at få 2 æbler, og dels har jeg aftalt 5-800 kg pr levering med avlerne når det er til grøntposen. Hvis vi ikke aftager det vi har aftalt skulle de for længe siden have lavet aftaler med en grossist.
Der er på sæsonplanen nogle uger uden æbler i efteråret, det skyldes at jeg løbende reviderer og endnu ikke har fået udfyldt alle huller efter Kuldsminde og Kys Øko. Jeg fylder op med de leverandører som vi allerede har aftaler med (Bente)
Kontakt evt. Ventegodtgård - jeg talte med Søren i lørdags, og de er i forvejen lidt interesserede i at begynde at levere igen.

- Vi kan købe nogle æbler til at moste. Carsten tager det op på kollektivgruppe mødet. Vanløse inviterer til at andre afdelinger låner mostpresseren.
- Skrives i sæsonplanen at der ikke må købes mindre end et kg æbler til hver pose (gælder resten af sæsonen).
- Der var sket en fejl i en aftale om majs med Søren fra Bakkegården. Søren var ikke tilfreds. Indkøbsgruppen havde ikke husket at Søren havde meddelt fire uger i forvejen, at han havde majs. Vi glemte at bestille efter de 4 uger. Det er meget vigtigt, at det skrives i indkøber-til-indkøber, hvis der kommer en besked a la 'vi har den eller den grønsag klar om så og så lang tid!'.
- Vendtegodtgård vil gerne ind i varmen igen.

3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)

Ugens indkøbere bør checke on-line-bestillinger for at sikre, at tallene er ens (Kirsten)

- der skal snakkes med IT for at få opklaret, hvordan bestillingstidspunktet virker. Er det kun for hjemme-online-bestillinger? Eller også for kassevagterne? Kan vi ændre defalut tidspunktet? Dette gør Jonas.

SPØRGSMÅL: Skal vi indføre en kolonne under Løssalgsfaktorarket der hedder "ca. antal ekstra poser", hvor vi derved går over til udelukkende at trække antal poser fra Online Systemet og så selv 'runder op' i forhold til "antal ekstra poser-faktoren"? Derved mindsker vi risikoen for fx Amager kommer til at bestille 55 ekstra poser, og vi behøver ikke ringe rundt til kassemestre for at få dem til at opdatere ugenummeret på Tilbagemeldingsskemaet (Win-Win). Skal vi i samme åndedrag indføre endnu en kolonne i Løssalgsfaktorarket for "Ekstra Frugtposer"? (Nina)

- Det er en større operation/ indgreb i forskellige ark. Foreslaget går på at løssalgsark + tilbagemeldingsark => ét ark kun for løssalg (dvs. tørvarer, løssalgsfaktor, ekstra grønsagsposer og ekstra frugtposevagter). Nina kigger på det, men vil gerne have flere med, så det flere lære at forstå kodningen i arkene. Der er p.t. ikke nogen som melder sig, så det forventes ikke ændret med det samme.

Husk nu at indføre alt løssalg på Sammensætningsfanebladet, da afdelingsarkene henter data derfra...! (Nina)

- Referenten ved ikke hvad sammensætningsfanebladet er, men alle nikker anderkendende, som om det er hørt, modtaget og forstået :)

Afklaring løssalgsfaktor: måden løssalgsfaktor relaterer til indkøbet. er det pr. enhed eller pr. kilo der ganges med løssalgsfaktoren?. Når blommer bestilles i kilo og derefter pakkes og sælges i halvkilo kommer der virkelig mange ud til afdelingerne (Louise)

- Problem med at Frb. har fået for mange blommer fordi løssalgsfaktoren for 'andet grønt' regner i kg, men et kg blommer er meget. Det opfordres til at bruge sin sunde fornuft, når man som indkøber bestiller ekstra løssalg. Nina skriver en note i ugens pose.

4. Avlermøde (Kirsten)

Vi skal have sat en dato for mødet, lavet en gruppe der står for at arrangere (finde lokale, bestille grøntsager til mad og invitere avlerne). Desuden skal vi overveje hvad vi gør med sæsonplanen; den skal være avlerne i hænde senest starten af december (Nina)

- Dato: 13. November 2013. Vi kan muligvis være på Christiania. Manu og Sofie spørger. Ane, Sofie, Mogens og Kirsten melder sig til at arrangere avlermødet.
- Det er vigtigt, vi er mest muligt forberedte med tema-borde. Louise, Nina, Jonas og Carsten vil gerne kigge på sæsonplanen, og se hvem som har produceret, det som de har lovet. Nina skriver erfaringer ned fra sidste år og tager med til gruppen.

5. Ugens pose uden kartofler?
Både fordi 1 kg ca hver uge kan afholde de mange singler i kbhff fra at købe pose hver uge og så er det blevet moderne ikke at spise så meget stivelse...
Skulle vi prøve at reklamere for at vi i hele oktober måned ikke putter kartofler i ugens pose (evt. kun ½ kilo, hvis der slet ikke er andet at putte i) og se om poseantal går op? (Nina)
Det er vel i forvejen kun hveranden uge, der er kartofler i posen - de andre uger er det i løssalg (sådan har vi i hvert fald kørt det sidste år). Det bliver svært at finde andet "fyld" i vintersæsonen. (Mogens).
- Christina, Nina og Louise laver en kampange for kartoffelfri oktober.

6. Brød
Nu er vi nede på 3 brød fra Kornsang. Kan vi prøve nogle af deres andre brød f.eks:
Det Sorte Brød Frisk stenformalet rug og spelt med alle skalddele samt surdej og salt (ingen gær). Bagt i 30 timer.
og 12-kants brød Sigtet speltmel, frisk stenformalet speltmel med alle skaldele (25%), surdej og salt (ingen gær).
Eller skal vi slutte med at købe brød (Bente)
Jeg synes at vi skulle prøve med nyt brød, for at prøve at booste salget og opfordre afdelingerne til at lave forudbestillinger, hvor folk skriver sig på en seddel, som løssalgsvagterne laver.. (Nina)
- Carsten undersøger alternativer til brødudbydere.

7. tilbagemeldinger på udmeldinger
På Amager har vi kørt med en meget kort spørgeskemaundersøgelse af, hvorfor medlemmer melder sig passive. Spørgsmålene handler meget om grønsagerne (selvfølgelig). Vi har gjort det i et par måneder (og har p.t. 18 svar) og fortsætter ufortrødent. Hvis nogen trænger til at se lidt positivt (især 0 % udmeldinger relateret til dårlig kvalitet af grønsagerne), så er svarene hver at læse. Jeg har lagt svarene i et dokument her. Jeg vil arbejde på at alle afdelinger får lavet lignende undersøgelser og at svarene kan blive frit tilgængelige på nettet. Det er en stor hjælp for butiksgrupperne, og jeg tror også det kan være det for indkøbsgruppen (Jonas)
- Dejligt at høre :-)

8. Avlerambassadører
I forbindelse med den ekstraordinære generalforsamling lige om lidt vil vi diskutere at oprette et korps af avlerambassadører - optimalt 2 tl hver avler. Formåplet er at forbedre tovejskommunikationen mellem den enkelte avler og KBHFF i begges interesse. Vi forestiller os, at det skal være åbent for alle og tælle som 1 tjans (svarende til 1 pakkevagt) om året. Men alt er naturligvis til diskussion. Det ville være herligt hvis flere fra IG ville være med til at diskutere forslaget og/eller stable det på benene (Carsten)
- Carsten vil snakke om det på generalforsamlingen, men vil gerne have nogle flere med fra indkøbsgruppen til at formulere et mere konkret foreslag.

9. KysØko vil gerne sælge æblemost
i 0,7 liter flasker til kr. 22,- + moms. Har pt 1.200 og forventer 4.000 flasker. Da flaskerne er på frost, tilbyder KysØko at tage dybfryser
med ud om onsdagen til 1-2 afd i butikkernes åbningstid. Jeg mødte Anders/KysØko ved høstmarked i Vanløse d.29-9-13.( Kirsten)
- Vi får i forvejen æblemost og til en anden pris. Det er oplagt at tage det videre til lokalafdelingerne.

10. Hvad gør vi, hvis poserne er svære at fylde op
Tænker på inddragelse af små avlere og omlæggere. (Kirsten)
- Har vi overblik over hvilke små avlere der er, som vi ikke har på sæsonplanen? Punktet skydes.

11. Advisering af lam og andre ting via mail
Der var mulighed for køb af lam i sommers. Men så vidt jeg forstår blev det kun annonceret på Facebook. Dette så vores lammeformidler for sent og var ikke i stand til at hænge et opslag op i butikken. Kan sådan noget komme ud på mail i fremtiden?
(alexander, Vesterbro)

EVT.
a) Frugtpose hver uge og ingen æbler i grøntposen
- Punktet skydes
b) Ost
- Jonas informerer om, at der er gang i at undersøge muligheden for salg af tørre oste (dvs. skæreoste, ikke camembert, blå ost, o.s.v.) i KBHFF. Der er lange udsigter, men der er muligvis muligheder i luft vakuumpakket ost, som kan holde sig ved stuetemperaturer. Jonas arbejder videre/venter på svar fra KU LIFE.
c) Kød-bilen
- Denne kommer stadig en gang imellem på Islands Brygge. Andre afdelinger inviteres. Alt er ikke økologisk. Der rejses spørgsmålet, om dette samme problematik, som med fiske-bilen på Nørrebro. Dette afvises med, at han kan holde hvor han vil, når han vil det.
d) Fisk
- Mogens beretter at fiskegruppen er noget frem til at Thy Kystfiskerlaug er det optimale, og klart mest bæredygtige form for fisk. Et problem er at der stadig ikke er nogen bæredygtige alternativer til flamingokasser.

OPGAVER TIL NÆSTE GANG

- Jonas deler tjeklisten med indkøbsgruppen.
- Carsten tager æble med skurv op på næste kollektivgruppemøde.
- Bente skriver i sæsonplanen, at der ikke må købes mindre end et kg æbler til hver pose (gælder resten af sæsonen).
- Jonas snakker med IT for at få opklaret, hvordan bestillingstidspunktet virker. Er det kun for hjemme-online-bestillinger? Eller også for kassevagterne?
- Nina skriver en note i ugens pose at man skal bruge sin sunde fornuft.
- Sofie og Manu hører om vi kan holde avlermøde på Christiania.
- Ane, Sofie, Mogens og Kirsten starter op på arrangeringen af avlermøde. Husk at tage punktet med om avlerambassadører til avlermødet.
- Louise, Nina Jonas, og Carsten vil gerne kigge på sæsonplanen, og se hvem som har produceret, det som de har lovet. Nina skriver erfaringer ned fra sidste år og tager med til gruppen.
- Christina, Nina og Louise laver en kampange for kartoffelfri oktober.
- Carsten undersøger alternativer til brødudbydere.

Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011

Z. Opret næste møde:
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :)