Indkøbsgruppemøde den 25. juni 2012

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	25. juni 2012 kl. 18.
Hvor:	Tommy FalkeØje, Fensmarksgade 44, 1. t.v.
Kommer:	Mogens, Alexander, Ane,), Louis og Marie Louise(Økonomigruppen - vi kommer forbi kl. 20), Sara
Afbud:H	Bente(ferie), Stine, Charlotte, Carsten, Nynne. Jette
Snacks/Mad:	Tommy, aftensmad kl. 18 møde bagefter
Ordstyrer:	Mogens
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Sara

Dagsorden:

(Prioritering af dagsorden)

1. Nyt fra kollektivgruppen
Mogens mener at der ikke var noget nyt relevant for os andet end overgang til samlet betaling, hvilket vi regner med at få mere at vide om når økonomirep kommer senere.

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
Der er en del brok over posernes indhold. Både i uge 22 og i uge 24 var der medlemmer (et medlem), der sammenlignede med poserne i Århus og Odense - og i uge 24 havde en af dem regnet ud, at han kunne få det samme i supermarkedet for 81 kroner. Kan vi gøre noget? Ligger det altsammen i logistikken (Århus og Odense har kun en afdeling og kan bruge "alle" pengene på grøntsager)?
Vi hverken vil eller kan konkurrere med Netto. punktom.
Hvorfor vi er dyrere end Odense ved vi ikke rigtig. Måske er det transportomkostninger, måske er det dyrere at være landmand på sjælland og derfor betaler vi lidt mere til vores avlere.
Vi påtager os dog en del af ansvaret for de dyre poser: vi har måske været lidt for glade for de lette friske grøntsager, og vi burde have husket den del af vores medlemmer der sætter pris på at posen rækker til en hel uge. Vi bestræber os på en balance mellem "det lækre" og "det billige", og den er tippet lidt for meget mod"det lækre".
Mogens formulerer en forklarende tekst på hjemmesiden.
Specifikt omkring nye kartofler: der var nye danske kartofler i butikkern i nogle uger mens vi stadig fik gamle kartofler, og det var der mange der var skueffede over. Problemet er at ingen af vores avlere vil høste deres kartofler så tidligt. Vores holdning er at en del af vores mission er at opdrage/oplære folk i at spise efter årstiden. Det samme gælder f.eks. størrelsen på asparges, nogle medlemmer synes det er for dårligt at de er så varierede i tykkelsen. Vores holdning er at sortering af asparges medfører unødigt arbejde og spild, og vi går ind for "naturlig variation" inden for rimelighedens grænser (selvfølgelig er nogle ekstreme små afgrøder uacceptabe). Vores kvaliteteskrav går på smag, næringsindhold, gode forhold for avler og miljø osv., og ikke på flotte enartede store afgrøder. Elsk mangfoldigheden! :)
3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Forslag fra kommunikationsgruppen om at gøre Posen Uge X mere synlig, f.eks. link på wiki'en. (Sara)
Forslag vedtaget, Sara og Mogens påbegynder den nye rutine på torsdag og opdaterer manualer og informerer ud.
Kan vi ændre "reglerne" for nye afdelinger, så de først kan bestille EFTER deres afdeling er oprettet i de forskellige værktøjer - der er for store fejlmargener med at kommunikere i mails (Charlotte / Mogens).
Forslag vedtaget: en ny afdeling skal sende rep til indkøbsgruppen, som skal sidde sammen med Sara og oprette de nye ark osv. På denne måde er de med til at sikre at vi gør klar til at håndtere dem, og vi sikrer at der er en rep der forstår bestillingsprocessen og i øvrigt sikrer at de lever op til kravet om at have en indkøbsgrupperep.

4. Håndtering af mails i indkøbsgruppen
Hvad er de fælles retningslinjer? (Nynne)
Læs tidligere referater. Minder om:
1. hvis du læser en mail men ikke gør noget ved den så marker den som ulæst.
2. mailansvar går fra torsdag til torsdag. aftales mellem ugens to bestillere.
3. husk forskellen mellem indkob@kbhff.dk og indkobsgruppen@kbhff.dk
4. husk at tagge en mail hvis du er i gang med en korrespondence
5. arkiver mail når du er færdig med at behandle den

5. Manglende tilbagemeldinger fra afdelingerne
De tre gange jeg har været på indkøbsvagt, har der været en eller flere afdelinger, der ikke har opdateret tilbagemeldingen og derunder bestilling til den efterfølgende uge. (Nynne)
Det er et tilbagevendende problem. eneste løsning er drift og vedligeholdelse af en jævn informationsstrøm ud til afdelingerne om hvor vigtigt det er at de udfylder skemaerne...

6. chaufførvagten
Den der har chaufførvagten fra Nørrebro skal huske også at skrive sig på den fælles vagtplan. Vagten stod som ubesat den 20.6, så nøglevagten fra Frdb. vidste ikke lige hvad han skulle stille op, men det viste sig at nogen havde taget den.
do.
7. Priser på leverandøraftaler
jeg ser en tendens til at avlerne glemmer at sende priser og 'klarmelding' på de varer der er lavet leveringsaftale om.
Vil dem der har indgået detail aftalerne skrive til avlerne og minde dem om dette - eller få priser på forhånd og skrive dem i skemaet. Forventningen må dog være, at priserne følger udbudsmængden. (charlotte)
do. Vi blev enige om at det er vores alle sammens ansvar at minde avlerne om at huske at skrive mails med hvad der er klar til høst og hvad det koster. Hver gang vi er i kontakt med dem og de ikke har husket det. vedligeholdelse af informatiosnsstrøm...

8. punkter fra indbakken
Jeg har sat mærke ' punkter til indkøbsgruppemøde' på mails jeg har fået kendskab til i 'mine' bestillings uger, som jeg vurderer bør vendes af alle. (charlotte)
- nogen har efterspurgt koffeinfri kaffe. det tror vi ikke på at efterspørgslen er stor nok til.

Da jeg var på Folkemødet på Bornholm i juni 2012, var der nogle fra Bornholms Fødevarefællesskab og fra nogle andre økologiske fællesskaber, som snakkede om kvalitet af fødevarerne. De nævnte, at Svanholm og visse andre avlere, som KBHFF handler med, var kritisable. Kritikken gik på, 1) at Svanholm ikke bare solgte egne varer, men også købte af andre og videresolgte dem, 2) at Svanholm lavede stordrift, hvor man bare overholdte de økologiske mindstekrav, men ellers var ligeglad med kvaliteten, og 3) at Svanholm ikke selv udførte pakkearbejdet, men ansatte andre til arbejdet. I stedet nævnte kritikerne, at der var andre avlere, der havde en bedre fødevarekvalitet, fordi de kælede mere for sagen. Jeg ved ikke, at kritikker er berettiget. Men jeg har bemærket, at der er forskel på kvaliteten. Nogle uger får vi gode grøntsager. Andre uger synes jeg, at grøntsagerne smager dårligt. Jeg har ikke registreret, hvor de forskellige grøntsager kom fra, så jeg ved ikke, hvilke avlere, der leverer godt eller skidt. Så har jeg været til en del indkøbsgruppemøder, hvor der jo serveres mad. Og her har jeg oplevet, at madlaverne ofte har behandlet grøntsagerne sådan, at man ikke kan smage dem. Der er kommet eddike, olie, krydderier i maden, så den ”smager af noget”. Jeg har den madkultur, at jeg helst vil have grøntsager rå eller kogt, stegt, bagt og så spise dem uden nogen tilsætningsstoffer. Derfor vil jeg gerne have grøntsager, der er saftige, søde, basiske, olieholdige, duftende med en sprød skorpe, der er saltholdig. Og jeg laver derfor en helt anden slags mad end den traditionelle, hvor det er krydderierne, der kan smages. Her har jeg ofte valgt KBHFFs fødevare fra – og købt grøntsager i andre butikker. Jeg tror, at der er mange i KBHFF, der har det lidt ligesom mig. Og jeg tror, at det er en af årsagerne til, at der ikke er så mange medlemmer, der bestiller hver uge. Jeg ved også, at der er mange børnefamilier, der gerne ser, at der hver uge kommer gode og saftige gulerødder og rødbeder, fordi børn spiser det som slik. Og når der så er lettere bitre og krydrede rødbeder i stedet for, kan det godt være, at nogle voksne finder det spændende; men så vælger børnefamilierne det fra. Jeg synes, det er godt, at Indkøbsgruppen har lavet en langsigtet planlægning og lavet aftaler med avlerne om levering det næste år. Det er en rigtig strategi, som jeg synes skal fortsætte og udbygges. Men jeg synes også, at der skal være plads til, at nye avlere kan vise, hvad de duer til med hensyn til kvalitet. På længere sigt synes jeg, at vi skal nå frem til, at mindre avlere kan levere mindre, men gode portioner af grøntsager. Og så skal vi finde på et system, hvor der ikke bare skal laves 1000 ens poser. Jeg synes også, at der hver uge på vores hjemmeside skal være en ”forbrugerundersøgelse” om produkterne, så folk kan tilkendegive på en skala fra 1-5, om en grøntsags kvalitet er god eller dårlig. Det vil være en god feedback til avlerne. Og det kan så bruges, når der fremadrettet skal laves aftaler om levering (Tommy)
Vi er enige om at vi går efter god kvalitet hos avlere vi har tillid til. Vi har et godt samarbejde med Svanholm og vil ikke ændre på det på baggrund af "sladder". Vi går meget gerne i nye samarbejder også gerne med små producenter selv om det er besværligt (se f.eks. Marjatta). Nye avlere skal endelig tage kontakt til os! Det kræver dog noget af dem, vi er nok ikke så nemme at arbejde med som f.eks.
Irma).

sidste punkt: opdatering af vagtplan og næste møde