Indkøbsgruppemøde den 25. marts 2013

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	mandag den 25. marts 2013 kl 18-21
Hvor:	Øster Alle 25, lejlighed nr. 52 1.sal, Kbh. Ø
Kommer:	Nina, Kirsten,Anette, Lone, Heidi, Ane, Alexander, Tommy,Sara
Afbud:	Birgit, Carsten, Bente, Mogens
Aftensmad:	alle tager lidt med til fællesspisning
Ordstyrer:
Referent:

Kommer:Ane

Dagsorden:

0. Prioritering af dagsorden

1. Nyt fra kollektivgruppen
Generalforsamling 27-04: Valg af repræsentant og suppleant fra indkøbsgruppen.
Oprettelse af en fælles beslutningsside på wikien med dagsordenener for butiksgrupper.
Vi skal sikre rettighederne når vi lægger et billede ud på hjemmesiden.
Gentofte er endeligt lukket ned d. 20/3.
Det er vigtigt, at alle transportomkostninger medregnes nåpr vi køber for 92 kr. grønsager. Gælder især når der skal vognmænd fra Fyn (broendegård, Lars Skytte). Spørg hellere en ekstra gang....
MOGENS: Proceduren skal vel være, at vi skal have en pris inklusive alle transportomkostninger - og at vi så vidt muligt slår "flere fynske ting" sammen i samme levering (og altså ikke bare får en ting ad gangen).
Logistik arbejder på at sige tak for samarbejdet til Allehånde og køre grønsagerne ud via delebil (medlemmerne af KBHFF kører). Det er IKKE sat i søen endnu, men vi arbejder realistisk på det.

Vi støtter op om at Janus fortsætter som formand
Alexander laver et oplæg om hvad vi har lavet det sidste halve år i IG. Kirsten fremlægger det (evt. Carsten)
Husk at have rettigheder over de billeder du bruger på hjemmesiden etc.
vi skal blive bedre til at formidle vigtig information ud til medlemmerne, hvis der skulle besluttes noget på IGmøde. Inden vi har sluttet hvert IGmøde gennemgår vi referatet og udpeger en person som skal skrive et nyhedsindlæg. - Hellere det end at vi laver referat af referat, som ligger på en side, som de færreste nok kommer til at kigge på?!
Vi prøver på at gøre vores skabelon lidt mere overskuelig, så det kan være lettere at finde vores konklusioner/beslutninger.
God pointe mht at transportprisen skal være inklusiv i prisen pr. kilo grøntsager/frugt (vær især opmærksom på de små avlere).

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
På sidste møde snakkede vi om hvad vi skal stille op ift Kiselgården, hvor vi har været i dialog gentagne gange, men hvor der stadig er utilfredshed med bla løg. Jeg har foreslået at vi inviterede Ask til at komme til mødet (i en mail rundtsendt til alle gruppens medlemmer) men intet hørt, så jeg foretager mig ikke mere. Carsten
Sara: Jeg var ikke med til sidste møde og fik efterfølgende at vide at jeg var blevet tildelt den opgave at ringe til kiselgården og klage over dårlige løg. Det har jeg ikke gjort. Det er sådan set i tråd med de retningslinjer vi er blevet enige om tidligere, med den undtagelse at det skulle gøres af den ansvarlige indkøber dagen efter at de dårlige varer var blevet leveret og ikke flere uger senere. Dertil kommer at jeg simpelthen ikke ved hvad jeg skal sige til ham når det er et tilbagevendende problem som vi har klaget over før. Så jeg kaster altså håndklædet i ringen, vi må sammen finde på en anden løsning.
Carsten: Jeg har prøvet at ringe / sms'e til dig nogle gange, Sarea, men uden held.... Men vi mangler måske at fastlægge en procedure for vedvarende problemer med kvalitet fra en avler.
MOGENS: Jeg var ellers helt med på at invitere Ask med - men jeg tror vi skal samle mere evidens op (jeg har ikke selv fået pose meget længe, og har derfor ikke noget grundlag - de grøntsager, jeg køber til markedet er som regel ok, og hvis ikke sender jeg straks en brokke-sms). Det er nok det der hængeparti - SORRY - med værktøjet til kvalitetskontrol. Når det fungerer, kan vi vende tilbage dagen efter med konkrete tal.

Løgpunktet: Vi fortsætter med at holde øje med Kiselgårdens varer.
Tommy's kvalitetskema: Skal primært bruges når der er noget galt
Nina Johanne + Alexander laver kvalitetsark sammen med Sara og tager over når hun går på barsel.

3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Der er kommet faktor på løssalgsvarerne og den er blevet indsat i Posen uge X. Dog mangler der en basisfaktor for Nordvest - Stine, kan du skaffe en?? Gentofte lukker ned (Nina)
MOGENS: I denne uge løste vi det ved at NV slet ikke fik nogen "faktorvarer"
Bemærk at Ydre Nørrebro slet ikke ønsker løssalg - Hvordan skal vi formulere det bedst?. (Nina)
MOGENS: Ydre Nørrebro ønsker ikke løssalg er da en meget god formulering?

Alex sender mail til NV og hører om deres faktor!
Krydderurteaftale med Kiselgården: De uger, der ikke er svampe. Vi har svampe fra ca. uge 45-16. Tommy skriver til Ask at vi ikke kan aftage fra "sommersæsonen", da posen allerede er 'booket' = senest uge 23. Vi ønsker ikke krydderurter fra opvarmede drivhuse.

4. Om producenterne (Lone)

Lone var ikke tilstede på mødet alligevel

5. Grantoftegaard, som er en øko-soc avler, vil gerne byde ind i Kbhff se www.grantoftegaard.dk (Kirsten)
MOGENS: Kan de levere tilstrækkelige mængder i højsæsonerne? - jeg har for længe siden talt med Marianne, som er direktør for stedet, hun var ikke sikker. Er det Johannes (som står for landbruget), du har talt med? Han var nemlig lidt interesseret på et et tidspkt. .. Det kunne være godt hvis de kom ind - de er både tæt på, økologiske og har en social virksomhed.

Kirsten har talt med Johannes: De må gerne melde ind med grøntsager - dog skal vi ikke bryde med nuværende avlere. Dog har vi allerede en del aftaler, så de skal kunne byde ind med noget, vi ikke allerede kan få.

6. Ny spire-iværksætter med spændende ting til Kbhff - se [[http://www.kbhgrønt.dk|www.kbhgrønt.dk]] (Kirsten)

Hvis det er økologiske frø, kan vi måske have interesse til vinter

Herunder: Blåbærleverandør fra Give tilbyder sit med ledig plads til grøntsager - jeg tror det er en sag for Århus Økologiske Fødevarefællesskab.

Ovenstånde person må gerne melde tilbage at vi ikke ønsker blåbær fra jylland pga afstand, og at vi allerede har en aftale med Strandegård.

7. Sæsonplan 2013-2014
Den endelige sæsonplan er nu kommet ud (Nina) Skal vi melde noget ud på hjemmesiden?

Forbehold: Bliver folk skuffede? Sæsonen kan rykke sig - det er bare en arbejdsplan...
Vi laver et link her i referatet til sæsonplanen. https://docs.google.com/a/kbhff.dk/spreadsheet/ccc?key=0AoZ9yIKVdLDmdFRBWllfOWtJT3NzVEtEY1EzeE9vSEE#gid=2
- Nina tænker over et nyhedsudkast og sender det til Kommunikation. Så vi bliver bedre til at fortælle om hvad vi laver.

8. Fælles arbejdsgruppemøde d 8-4-13, kl 17-20.30 i Hub,
Hvem deltager? Carsten

Vi er positive overfor forslaget, dog skal vi have mødedatoerne for det næste halve/hele år, så vi kan planlægge.
Kirsten snakker med Sofie fra Kollektivgruppen om at vi gerne vil være med fremover, men at vi også sætter pris på at holde indkøbsgruppe møde for os selv (pga hyggen) - dog behøver vi ikke være solo hver gang.

9. Kvalitetsværktøj
Hvordan går det med at udvikle et værktøj til de pakkevagter, der skal stå og se om gulerødderne er ordentlige og sætte krydser? (Carsten)
MOGENS: Nu tager vi os sammen! Det er ikke kommet i gang endnu. Første ide: Det skal være hurtigt og fungere fra dag til dag - helst kunne opdateres fra en bærbar i butikken, så indkøberne om torsdagen kan se gårsdagens tilbagemeldinger i "tørre" tal.

Mogens laver vejledningen og Sara+Nina+Alex laver værktøjet.

Skriv gerne en "historie" om ugens pose...Eller meld ud, hvis du ikke føler dig nok inspireret til at skrive...
husk at lade mails være ulæst, sålænge der ikke bliver gjort noget ved det..Og at aftale indbyrdes mellem ugens indkøber, hvem der står for at læse mails og videresende etc. (det står også i Bestillingsmanualen)
Forslag: 1 person per tørvarebestilling... Hvem vil gerne adoptere en tørvare? Sara tager gerne mel, men giver den gerne videre. Nina tager gerne Olie. Hvem tager resten?

Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011

Z. Opret næste møde:
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :)