Indkøbsgruppemøde den 26. august 2013

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	mandag den 26. august kl. 1800
Hvor:	Hos Ane, Rørsøvej 7, 2920 Charlottenlund
Kommer:	ane, Bente, Kirsten, Birgit, Jens, Louise, Nina, Line (vesterbro), Anne (chr.)
Afbud:	Carsten, Terese, Mogens
Aftensmad:	Medbring en salat, noget brød, ost (skriv i tilmeldingen hvad I tager med) - Ane sørger for kød til grillen.
Ordstyrer:	Birgit
Referent:	Louise

Dagsorden:

"Hjemmearbejde" for alle til næste gang:
- Alle skal melde sig ind i indkøbsgruppen på SAMBA. gå til kbhff.dk -> vælg "For medlemmer" -> vælg "Samarbejdsplatform (SAMBA)". og husk at tjekke om info-mails fra SAMBA lander i jeres e-mail spam-filter.
- Alle skal informere deres butiksgrupper om det nye kvalitetsskema (og orientere sig i det, så de kan undervise butiksgrupperne).
- Alle skal tjekke om bestillingsmanualen passer til vores nye, simplere, bestillingsark. Ændringer diskuteres på næste møde.
- Skriv dig på indkøbsgruppens vagtplan
- Hvis du er ansvarlig for en løssalgsvarer bedes du skrive dette i tabellen over indkøbsgruppens medlemmer
- Overvej om du vil være Bentes nye frugtpose-hjælper?
- Skriv næste måneds møde d. 30 september i kalenderen - vi skal blandt andet diskutere avlermødet!

0. Prioritering af dagsorden

Det ville være en virkelig hjælp hvis folk skriver deres navn på i parentes, når de tilføjer et punkt til dagsordenen. Det er meget svært at diskutere punkter når ingen ved hvem der har skrevet dem på, samtidig med at vedkommende ikke er tilstede på mødet.

1. Nyt fra kollektivgruppen
Det er vigtigt at alle avlere bliver udførligt gjort opmærksom på, at centrallageret er flyttet til Vanløse. De skal simpelthen ringes op første gang de skal levere det nye sted, jvf erfaringer fra uge 33.
Kirsten skriver et nb. på sæsonplanen under "Fra indkøber til indkøber" så vi alle kan være opmærksomme på fælleslagerets adresseændring, når vi bestiller de næste gange

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned
- Uge 33 Kommentar om at spinat og salat ikke skal ligge i poser med vand hellere papirsposer / ikke skyllet
Vi kan ikke identificere hvem der har tilføjet punktet. Og ved derfor heller ikke om problemet kommer fra avleren eller de enkelte afdelinger. tilgengæld mener vi at plasticposer kan være en god løsning når sprød salat skal forblive sprød i sommervarmen

- Rigtig mange medlemmer tror / troede, at frugtposen er hver uge. Inkl mange kassemestre åbenbart. Bedre info til afdelingerne / medlemmerne.
Bente mailer IT og butiksgrupperne. Derudover laver hun også et blogindlæg på hjemmesiden for at minde folk om at frugtposen kun er til de lige uger

Status på kvalitetsskema.
*Nyt kvalitetsskema i Posen uge X.
Læs mere her: http://kbhff.dk/groups/butiksgruppen/
(Nina)
alle skal melde sig ind i indkøbsgruppen på SAMBA.
det nye kvalitetsskema er i luften fra onsdag. Alle skal gå hjem og orientere sig i det (manual findes på SAMBA). Derudover er alle ansvarlige for at undervise og informere deres butiksgrupper og for, at butiksgrupperne ved, at det er deres ansvar at beslutte, hvilke vagter der bliver ansvarlige for at udfylde skemaet hver onsdag og at få det indskrevet i diverse manualer.


3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Brand new Posen uge X! Læs mere her: http://kbhff.dk/groups/butiksgruppen/ og husk at melde jer ind i den gruppe på SAMBA :) (Nina)
Det er blevet mere simpelt med bestillingen af frugtposen, den har fået sit eget ark
Ønske om mulighed for at bestille ekstra frugtposer ligesom med ekstra løssalgsposer (nogen kan tage opgaven, når vi alle har lært at foretage ændringer bestillingsarket, se nedenfor)
Vedtaget at alle indkøbsgruppens medlemmer skal lære at foretage ændringer i vores arbejdsredskab (bestillingsarket). Som det er nu er systemet sårbart og meget arbejdskrævende. Det ville øge vores sikkerhed og nedsæte arbejdsbyrden hvis alle kan give en hånd. Nina inviterer til undervisning.

4. Kan vi blive enige om, at vores nye lager på Skjulhøj Allé 21 i Vanløse er et fælleslager (og ikke som før centrallager). Det kræver en del rettelser rundt omkring
på hjemmesiden, wikiéen og sikkert også i div. vagtbeskrivelser. (Kirsten)
Kirsten taler med Carsten og går eventuelt så småt igang...

5. Snak om melbestilling.(Kirsten)
Vi skal have en ny melbestiller - hvem melder sig? Personen skal huske at melde sig til ind i løssalgsgruppen på SAMBA (Nina)
Jens tager mel. Og hører nærmere om mulighed for et bagekursus.
Alle skal indføre deres eventuelle ansvarsområde i tabellen over indkøbsgruppens medlemmer på wiki'en. Så bliver det mere gennemsigtigt hvem der er ansvarlig for hvilke løssalgsvarer.

6. Der mangler en repr. fra Amager afd. - bedre info til afdelingerne, når der sker udskiftninger.(Kirsten)
Kirsten lægger et blogindlæg på hjemmesiden: "grib chancen og bliv medlem af indkøbsgruppen!). Hun kigger også på muligheden for at få 2 repræsentanter fra hver afdeling.

7. Hvad skal der gøres fra IT´s side for at løse problemer med tilbage/overførsler af ugens poser og frugtposer, og hvem vil gøre det? (Kirsten)
Bente mail til butiksgrupperne om at de skal tale med IT om at få fjernet muligheden for at bestille frugtposer i ulige uger. Hun har også lagt det på hjemmesiden.

8. Svanholm holder deres årlige økologiske høstmarked søndag d. 1-9-13, og be´r os om at lægge det på hjemmesiden. (Kirsten)
kirsten har skrevet blogindlæg om muligheden for at tage på høstmarked på søndag

9. Opfordring til alle afd om at udfylde fællesvagter på vagtplanen i rigtig god tid - og senest 1 uge før vagten - så vi kan få færdiggjort pakkesedlen om torsdagen. (Kirsten)
Mail skal sendes til alle butiksgrupper om at det ville være en stor hjælp hvis, som minimum, pakkevagtmesteren for Vanløse fælleslager-tjanserne blev udfyldt en uge før. Så kan ugens indkøber nemlig færdiggøre pakkesedlen når de foretager ugens indkøb.

10. Evt
Frugtposen: Kuelsminde er solgt og svarer ikke på henvendelser. Kysøko har desværre fået ødelagt deres høst af hagl. Det er svært at forudsige frugten sæsonplan pga dens stærke afhængighed af blandt andet vind og vejr. Bente prøver at opdatere planen, at kontakte avlere om levering af frugtposen og at lave noget arbejde for at forudbestille frugtposens indhold til de næste gange. Hun ønsker sig noget hjælp til arbejdet med frugtposen - Anyone?

Avlermøde: Nina mailer avlerne om deres ønske for en dato for avlermødet. Vi skal arrangere det til næste møde, derfor vil det være godt, om alle kommer til mødet den 30. september.

Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011
Alle der ikke var tilstede i Charlottenlund, opfordres til at skrive sig på vagtplanen.

Z. Opret næste møde:
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :)