Indkøbsgruppemøde den 27. januar 2014

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	mandag den 27. januar 2014, kl. 17-21
Hvor:	Fællesgruppemøde for alle de centrale arbejdsgrupper i KBHFF Fredenshus, Øster Allé 25, 4. sal – på Østerbro
Kommer:	Alexander, Kirsten, Nina (N), Bente,Ane, Tommy, Birgit, Tine, Signe (FRB) Estrid, Jens, Christine, Mogens (kommer senere - håber jeg når det!). Emilie Hellesøe, Anne Jo Dobel, Sandra, Margarete, Ursi (er ny i gruppen)
Afbud:	Marikka
Aftensmad:	tilmelding til spisning her http://kbhff.wikispaces.com/koordineringsm%C3%B8de+mandag+d.+27.+januar+2014
Ordstyrer:
Referent:

Dagsordenen lyder som følger:
17.00-19.00 De enkelte arbejdsgrupper holder deres faste arbejdsgruppemøde som de plejer. Grupperne kan selv vælge, hvor de vil holde mødet, men så vidt muligt prøver vi at finde plads til alle.
19.00-20.00 Fælles middagshygge. Tilmelding til aftensmad her: http://kbhff.wikispaces.com/koordineringsm%C3%B8de+mandag+d.+27.+januar+2014
20.00-21.00 Fællesmøde for arbejdsgrupperne, hvor evt. nye tiltag kan præsenteres og koordineres indbyrdes.

Dagsorden:

0. Prioritering af dagsorden

1. Nyt fra kollektivgruppen

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned

• Opfølgning på kvalitetsskema: "Kvalitetstilbagemeldinger 2013" på drevet har en oversigt over afdelinger og hvilke uger de har udfyldt kvalitetsskemaet. alle afdelinger kunne bruge en påmindelse om at udfylde det. Vesterbro og Islands Brygge ligger i top med ca. 50 % af gangene. Nørrebro, Amager, Nordvest og Ydre Nørrebro trænger særligt til en påmindelse med ca 1 udfyldt skema. kvalitetstilbagemeldinger 2013 (Louise)

Alexander siger at det er et tilbagevendende problem. Opfordring til butiksgrupper er utilstrækkeligt.
Alle butiksgruppeansvarlige kontakter de ansvarlige de næste fire uger frem med opfordring til at de udfylder det.

• Gulerødder fra Rønnely (Tommy): De er smagløse og kedelige. Tommy opfordrer til at man ikke køber dem frem over.

• Løg: Vi skal ikke købe løg fra Kiselgården. Kirsten vil undersøge om vi kan få løg fra andre leverandører, evt skiftekær.

3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)

• Hvorfor står der i på pakkesedlerne til afdelingerne, at de skal ringe til ugens indkøbere inden 12, og fælleslageret efter 12? Hvis de får en fejlleverance, skal de vel ringe til fælleslageret uanset om leverancen kommer før eller efter 12? Imidlertid skal fælleslageret vel ringe til os hvis der er problemer?

Svar:
Birte ændrer skeamet så det er mere hensig tsmæssigt.

• Kvalitetsskema (louise): Mange afdelinger udfylder ikke kvalitetsskemaet.

• Når man skal tilføje/fjerne et medlem fra indkøbsgruppens mailliste, kan man få hjælp til dette på sidste side af bestillingsmanualen. (Nina)
• Der er kommet nyt trick ift. bestillingsmail - se også bestillingsmanualen. (Nina)
  "Som noget nyt kan man trykke på den lille pil til venstre for skraldespandsikonet, når man har oprettet en ny meddelelse. Derefter trykke på ‘Standardsvar’ og herefter på “Bestillingsmail” under ‘Indsæt’. Første mail man opretter, redigerer man i forhold til ugenr, modtagevagt og indkøbere. Herefter trykker man på “Bestillingsmail’ under ‘Gem’."
  • Er det noget folk ville kunne lære at bruge? Eller er det for bøvlet?

• 4. Ny melbestiller - hvem melder sig efter Jens?

Alexander, Margarete og Christine opretter en løssalgsgruppe.

• 5. Ønske til IT om at lave on-line bestillinger (mht afd) i samme rækkefølge, som vi bruger ved indkøb i vores bestillings-skabeloner (Kirsten).Jeg har sendt en mail til IT - går ud fra at de fikser det. (Nina)

6. Brød fra Leif (Kornsang) skal drøftes. Leif skal minimum have en bestilling på 5 brød, før han vil levere (og tage vores æg med) (Kirsten).

7. Præsentation af Frugtplan 2014-15 samt forslag til revision af løssalgsfaktorarket. (Estrid)

• Ekstra koloner til krydderurter og bær bliver indsat i skemaet af Nina.

8. Er leverandørlisten opdateret? Spørgsmål fra gruppen, der vil skrive om leverandørerne på hjemmesiden (Birgit)

• Nina siger at den er delvist opdateret.

9. Spørgsmål fra medlemmerne: kan tomme saftflasker leveres retur? Har vi samarbejde med Bybi? (Birgit)

• Logistik arbejder på at sende flasker retur.
• Vi samarbejder ikke med bybi fordi vi synes den er for dyr og kvaliteten er for ringe ifølge Carsten.

10. Fisk. Vi har arbejdet i fiskegruppen i to nøk med at finde frem til den mest fornuftige fiskeleverandør. Det endte med at blive Thorupstrand. Vi har en aftale om at bestille onsdag (man bestiller en uspecificeret omgang fisk for 100 kroner), vi får så at vide, hvad der er i posen tirsdag ugen efter, og medlemmerne kan hente fisken på kutteren i Nyhavn om torsdagen (ugen efter bestillingen). Hvordan gør vi praktisk? Thorupstrand foretrækker forudbetaling (Mogens).

11. Status for sæsonplan. Ikke drøftet.

Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011

Z. Opret næste møde:
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :)