Indkøbsgruppemøde den 28. januar 2013

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	mandag den 28. januar 2013 kl 18
Hvor:	Beboerhjørnet, Leifsgade 7 st.(Bryggebladet) Tag evt. Metro til Islands Brygge st. og gå ca. 300 m ad Njalsgade til Leifgade kommer på venstre hånd.
Kommer:	Sara, Nina, Anette, Birgit, Carsten, Birgtit & Eva (IB) ,Ane , Helle, Erik, Lone, Tommy, Mogens, Alexander
Afbud:	Kirsten (pga operation d 24-1-2013), Stine (i Bruxelles med nyt job), Bente (influenza), Jens
Aftensmad:	Alle tager lidt med til sammenskudsgilde
Ordstyrer:	Carsten
Referent:	Nina

Dagsorden:

0. Prioritering af dagsorden
Mødet har tema om IT-værktøj - herunder vores egne skemaer, det nye kommunikationsværktøj, den nye hjemmeside og måske også det (ikke så nye) betalingssystem og muligheder for at introducere flere varetyper heri?
Derfor må vi prøve at begrænse diskussionspunkterne denne gang.

1. Nyt fra kollektivgruppen
Andelsselsskab på lolland:
http://kbhff.wikispaces.com/file/view/mail-lolland.pdf/385560508/mail-lolland.pdf
Konklusion: Andelsselskabet blev ikke drøftet på mødet. Derudover var der ikke andre punkter.

2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned

Mange dårlige rødløg (9/1)
Græskar med skimmel / hår på (9/1)
Æblerne ved at være lidt bløde, vi skal nok ha dem lidt billigt...
- Konklusion: Carsten ringer til Verner fra Bellingehus og tager en snak med ham om at få æblerne billigere, når det er sidst på sæsonen ift 'rynketheden'
Kiselgården leverede løg med frostskader, og kompenserede med ekstra løg. Men pakkehold fandt dette irriterende.
- Konklusion: Alexander ringer til Kiselgården og siger at det pålægger leverandøren at frasortere dårlige løg/grøntsager.

Konklusion: Generelt skal vi være bedre til at have kommunikation med avlerne, således at de siger til, hvis de på forhånd ved at grøntsagerne ikke er helt i top (og at vi så får dem lidt billigere) og at vi hurtigt får reklameret, hvis vi ikke er tilfredse med kvaliteten. Det nye kvalitetsbedømmelsesværktøj fra Sara, skal hjælpe reklamationen på vej.

3. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Der er meget nyt! Sara og Nina viser forslag til ændringer i tilbagemeldinger fra afdelinger til indkøbsgruppen.
Konklusion:

Sara og Nina sletter "Bestillinger til næste uge" etc i Tilbagemeldingsskemaerne, så det kun bliver brugt til bestilling af tørvarer, æg og brød. De finder også en passende skala ift det snart-indførte-kvalitetsvurderingssystem. Alle (også avlerne) vil kunne få adgang til resultatet af pakkemestrenes kvalitetsvurdering. Dog er det kun Indkøbsgruppen, der kan få adgang til Historik.
Indkøbsgruppen siger "Fedt" til det nye løssalgsindtastningssystem + kvalitetssystem. "keep it simple"
Martin + Morgens oprettet inden næste Indkøbsgruppemøde et kvalitetsdokument, der kan vejlede pakkemestrene i bedømmelsen af grøntsagerne. Dette kan fx. være inddelt efter grøntsagstype.
Carsten/logistikgruppen tjekker om der står på WIKI, hvad man gør i tilfælde af at der mangler varer ved levering.

4. Marie som påtager sig opgaven med nyhedsbreve til avlerne deltager på dette møde. Vi taler om opgaven med hende. (Stine)
Konklusion: Marie og Stine kunne ikke være til stede på mødet og derfor er punktet evt rykket til en gang.

5. Forespørgelse ang Aroniabær
Jacob, der producerer Aroniabærene spørger om medlemmerne kunne have interesse i 500g poser mod de normale 150g bakker. Skal jeg lave et opslag på hjemmesiden, eller hvordan får vi bedst medlemmerne i tale? Og generelt: Hvor meget aronia ønsker vi at aftage i september? [Nina] Sara: jeg foreslår vi flytter dette emne til efter vi har diskuteret løssalg generelt (pkt 7).
Konklusion: Vi kan ikke sige noget konkret om afsætning endnu. Det bliver nok ligesom sidste år + lidt ekstra. Små bakker er nok at foretrække.
Nina spørger Stine & Bente til råds og hun melder tilbage til avleren.

6. Status på sæsonplan (Carsten)
Føler alle indkøbere / avlere sig nok informeret? Hvordan ser det ud, det hele? Kan Mogens evt gennemgå det lidt? Kan vi finde nogen artiskokker?
Konklusion: Artiskokker bliver meget dyre, så nej. Mogens sender mail ud til avlerne igen og tydeliggør at de skal melde tilbage, hvis de er enige/uenige - Nina, Sara og Mogens står på som kontaktpersoner. Nina sender mail til Mogens + Sara med hængepartierne (fx. at svare Broendegård).
Inden næste møde er der Grønt Lys til sæsonplanen.

7. Løssalg - Åbent Hus (Carsten)
Der er meget rummel rundt omkring om løssalg - Vesterbro får for mange gulerødder, folk finder ikke ud af at bestille tørvarer mm. Jeg vil foreslå at vi i februar holder "Åbent Hus" i Indkøbsgruppen (til det ordinære møde sidste mandag) og inviterer de folk fra alle afdelinger, der har med løssalg at gøre / er interesserede i vores sortiment. I Vanløse har vi fx en løssalgsansvarlig (ikke med i butiksgruppen). Kan I ikke hver især finde ud af hvem der har med løssalg at gøre i jeres afdeling?
Sara: jeg har også gået og tænkt meget over det med løssalg, det er svært at få til at fungere. Vi har tidligere talt om muligheden for at medlemmer skal forudbestille alting, og det har jeg nu undersøgt muligheden for med Torsten (ham der udvikler onlinesystemet). Jeg fortæller om det på mødet.
Konklusion:
God idé med Åbent Hus. Vi afholder et møde sidste mandag i februar. Alexander, Carsten, Erik og Lone finder ud af hvordan og hvorledes :)

8. Kommunikation når en leverance kikser (Carsten)
Nogle gange udebliver en grønsag helt af en eller anden grund (senest Svanholms leverance den 9/1). Forslag:
Ugens indkøber sender en mail til alle kassemestre i afdelingerne med et forslag til hvad man kan gøre (lægge andre grønsager i poserne / give folk penge tilbage)
Gladsaxe-vagten giver informationen videre til modtagevagterne
Ugens indkøber lægger en nyhed ud på websitet med en forklaring til de alm posebærende medlemmer
Konklusion:

Ugens indkøber laver nyhed på hjemmesiden med at afdelingen selv skal finde på en procedure – fx give penge tilbage eller erstatte med en anden vare (hvad der nu er muligt i den pågældende sag).
Afdelingerne skal gøre det til en del af pakkemesteropgavebeskrivelsen at tjekke hjemmesiden og se om der er en nyhed. Pakkemestrene giver derefter beskeden videre til kassemestrene etc.
Alle afdelinger finder en person man kan sætte på en ”nødliste”, og deres mobilnummer og mail kommer på en WIKIside – primært i forbindelse med større uregelmæssigheder i forbindelse med levering.
Wikiside bliver lavet af Sara og sender en mail ud til Indkøbsgruppen når den er klar.

9. Orlov(Jens)
Jeg holder orlov fra studiet og indkøbsgruppen, da jeg skal ud og rejse. Jeg er tilbage engang i maj. Ha' det godt så længe.
Konklusion: I lige måde!! :)

Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011

Z. Opret næste møde:
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :