Indkøbsgruppemøde den 29. oktober 2012

Indkøbsgruppemøde

Hvornår:	mandag den 29. oktober kl 18
Hvor:	Tomsgårdsvej 56, 3 th., 2400 kbh. NV
Kommer:	Nina, Alexander, Birgit, Bente, Ane,Kirsten, Martin ny, Jens, Charlotte,Tommy, Sara
Afbud:	Carsten er i Rom, Erik når det ikke
Aftensmad:	Stine serverer gulerodssuppe og bønnemos, Nina tager syltetøjssmagsprøver med
Ordstyrer:	Stine
Referent:	Sara

Dagsorden:

0. Prioritering af dagsorden

0a. introduktionsrunde
nye medlemmer: Martin (Pingo) er grønthandler og har haft sin daglige gang på grønttorvet siden han var 10 år, Birgit arbejder i KK på Njalsgade og bor i Virum

1. Nyt fra kollektivgruppen
Generalforsamlingen. Forslaget om at koebe fra omlaeggere blev gjort permanent. Vi skal dokumentere alt hvad vi goer, herunder stadig proeve at fremskaffe nogle analyser af hvor rene groensagerne er i omlaegningsperioden. Der var et oenske om en tydeligere skiltning naar der er omlaggerfrugt i udbud, jeg skriver til grafikgruppen om de ikke vil lave nogle dejlige skilte til afdelingerne. (Carsten)
Der var lang diskussion om hvordan vi skal tolke de udmeldinger der kom fra generalforsamlingen. Køber vi omlæggervarer fordi vi vil støtte omlæggere eller fordi vi vil sikre variation i varerne og ikke kan få alt det vil vi have økologisk? Det er vist op til os at tage beslutning fra gang til gang. Vi blev enige om at vi fortrinsvist køber omlæggervarer til løssalg og skriver om leverandøren i bloggen.

2. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned
Hvad hvis det bliver dyrere at få leveret i 5 eller 10 kg. kasser. Skal vi stadig fastholde disse leveringsmængder i de tilfælde? Der står sække i mail bestillings skabelonen. Kan vi også skrive kasser, da leverandører bliver forvirrede? (Stine)
Det viser sig at vi har taget fejl når vi har troet at det var nemt at få alting leveret i 10 kgs sække/kasser. Der er forskellige pakkestandarder for forskellige varetyper. Det betyder at hele idéen med at antal poser til hver afdeling skal være deleligt med 10.
Bente forklarer at når hun bestiller frugt til frugtpose laver hun en sindrig beregning der tager højde for hvor mange kg der er i en kasse æbler/pærer/anden varetype og bestiller "rester" til løssalg.
Martin foreslår at vi beder leverandørerne pakke til hver afdeling. Sara mener at det er besværeligt for dem, og det kan betyde at vi skal betale ekstra for leveringen når det er pakker "skævt". Vi blev enige om at foreslå det og tage en diskussion om muligheden på avlermødet.
Charlotte synes at der har været flere varer på det seneste der har været skuffende i kvalitet: slatne gulerødder, meget små fennikel, overmodne pærer. Hvordan håndterer vi de dårlige varer?
Alle var enige om at pærerne var for dårlige. Stine ringer og klager.
De andre grøntsager er der ikke samme enighed om hvorvidt de var gode eller dårlige.
Der er også måske en grundlæggende uenighed uenighed om hvor høj kvalitet vi skal efterspørge. Vi vil gerne købe varer der ikke er perfekte hvis vi får ren besked og passende billig pris.
Fennikel var meget små, det havde Kiselgården sagt og vi fik det også til en passende billig pris.
Hvis en vare skal reklameres skal det ske samme dag. Vores system fungerer tilsyneladende ikke. Tommy pointerer at vi får blandede tilbagemeldinger fra afdelinger, så det er umuligt at vide hvad der "sandt". Han efterspørger at lave medlemsundersøgelser så vi kan få tilbagemelding fra alle medlemmer. Sara mener at det er for omfattende et arbejde at lave sådanne surveys hver uge i god tid.
Martin foreslår at oprette en kvalitetstjek-vagt ude i Gladsaxe. Det ville være ideelt, men vi har i forvejen store udfordringer med at få folk til at tage disse vagter, og der er dårlig tid til at få dem til at gå alle sække og kasser igennem.
En anden mulighed er at satse på pakkevagterne og arbejde på at forbedre deres tilbagemeldinger. De har i forvejen fingrene nede og røre ved samtlige varer, så de ved bedst, men der er udfordring i at få dem til at kommunikere tilbage. Charlotte foreslår at lave en udvidelse af pakkesedlen med plads til en rating på 1-5 for hver vare plus en rubrik til beskrivelse af hvad der var galt, som kan gives videre til f.eks. kassemester. Så er der stadig en udfordring om at det skal nå frem til indkøbsgruppen. Der må laves et online skema som nogen i afdelingen skal have ansvar for at udfylde fra papirformen. Sara vil gerne oprette de nødvendige IT-værktøj, men pointerer at der ligger en stor udfordring i at kommunikere budskabet til alle vagterne, det er ikke nok at sende en mail til afdelingerne.
Vi blev enige om følgende:
Sara laver ændring i pakkesedler og plads til at indberette, og informerer Nina.
Nina formulerer mail til afdelinger og sender ud med cc til indkøbsgruppen.
Når mail er sendt tager hver repræsentant ansvar for at kontakte ugens pakkemester i sin afdeling i de kommende 5 uger og forklare dem vigtigheden af at de melder tilbage på kvaliteten.
Vi følger op på næste møde :)

Indskudt punkt: tørvarer
Der er flere forslag til tørvarer, og vi har bl.a. smagt lækre marmelader i dag.
Charlotte spørger hvor mange flere tørvarer vi vil føre, skal vi bekymre os om at få fødevaremyndighederne efter os.
Tommy gør opmærksom på at det er en udfordring ude i gladsaxe, og at de ønsker at alle varer kan være i eet skema, hvis muligt.
Sara minder om at vi snakkede tørvarer også sidste gang, og at konklusionen var at vi gerne vil udvide sortimentet - stille og roligt og struktureret. Det der skal til er, at der melder sig en vare-ansvarlig som tager sig af indførslen, dvs. oprettelse af skemaer, kommunikation til afdelinger, opfølgning i en periode.
Der var ikke just nogen der meldte sig til at adoptere en vare med det samme. Alexander og Nina vil muligvis få tid til det i december. Sara skriver en kort vejledning i hvad man skal gøre. De varer der står på ønskelisten, som savner en adoptivforældre:
- rapsolie
- frø til spiring
- marmelade
- perlede korn
- valsede gryn

3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)
Der er stadig et par kommentarer, som I meget gerne må forholde jer til (Nina) og husk at læse den og bruge linksene i den når I bestiller!

4. Oprettelse af fane på hjemmeside, hvor vi kan skrive oplysninger om producenter der gerne vil sælge vare til KBHff.
Fanen er oprettet under "For medlemmer" - men den er vist forsvundet under overgangen til ny hjemmeside. Stine tager fat i kommunikationsgruppen og finder en ny løsning, og i samme omgang plads til oplysninger om "alm." tørvarer.

5. Frugtposen
For at lette arbejdet i Gladsaxe har jeg i uge 42 suppleret frugtposebestillingerne med nogle få kg løssalg. Således at hver afdeling skal have et helt antal kasser. det er lidt besværligt at Gladsaxevagten skal kikke på flere pakkesedler, Det vil gøre det lettere hvis vi skriver frugten på "posens" gladsaxefane. (Bente) - vedtaget, den samlede mængde frugt til hver afdeling kopieres manuelt over i Posen Uge X under noter.

6. Pakkesedlen (alexander)
Kan der på pakkesedlen indføres mængdeangivelser af løssalgsvarer? Begrundelse: Lige nu kan vi ikke tjekke om det er den rette mængde der bliver leveret. Et ønske fra Vesterbros butiksgruppe. - mængdeangivelser på alle varer kan ses i fanebladet Gladsaxe
Når vi fremover forventer at få varer i 10kg pakker, skal vi da overveje at indføre, at der på pakkesedlen står antal kolli leveret til afdelingerne, i stedet for eller sammen med vægtangivelse? bortfalder indtil vi finder ud af om de 10 kg er en farbar vej, se pkt 2.

7. Samlede tilbagemelding for levering (nina)
Er det noget vi bør bruge? Skemaet findes, men har ikke været opdateret i et stykke tid. Folk skriver dog stadig i skemaerne at der fx. mangler levering af æg.
Sara spørger logistikgruppen om de vil bruge denne slags tilbagemeldinger, ellers bliver de slettet.

8. Mails i indbakken (Nina)
Læste mails, der ikke er blevet svaret på, forsvinder hurtigt, hvis man ikke 1) husker at markere mailen som 'ulæst', hvis man ikke gør noget ved den her og nu eller 2) markerer den som læst + putter sit eget navn på som etikette for senere at svare på mailen...
Kunne vi prøve at bruge den nye samarbejdsplatform til korrespondance mellem medlemmerne i gruppen i stedet for mails, som man hurtigt får for mange af? (Bente) - det fik vi ikke snakket om, lad os tage det op igen næste gang - evt. med demonstration af platformen?

9. Bestilling af antal poser (Nina)
For at undgå spild, bør vi runde op til nærmeste hele 5, hvis en lille afdeling fx kun har modtaget 22 bestillinger...
Eller kunne vi bruge frugtposemodellen, hvor vi runder op med løssalg af enkeltvarer i stedet for hele poser. (Bente)
Se igen pkt 2 mht 10 kg ja nej. Indtil vi finder en ny model for smplificering af logistik i gladsaxe melder vi ikke noget nyt ud. Men ugens indkøbere kan jo godt lade være med at runde op i de små afdelinger.

10. Ønsker til sæson 2013/2014 (Nina)
Jeg har lavet et dokument, som I gerne må give lidt feedback på
https://docs.google.com/a/kbhff.dk/spreadsheet/ccc?key=0AoZ9yIKVdLDmdGFEV1BtWlRrdmVWNmhPN0xBeDRWYVE#gid=0
Det er tænkt som en ønskeliste for os og resten af medlemmerne. Jeg smider et link på hjemmesiden, når det er klar til offentliggørelse. Ønskelisten tager vi op med avlerne på mødet d. 14. november.
Enighed om at det kan offentliggøres.
Jeg er i gang med at lave den lovede oversigt over hvordan det er gaaet i 2012, men blev stoppet af et computer sammenbrud inden jeg rejste. Jeg satser paa at lave oversigten faerdig lige naar jeg kommer hjem og saa rundsende den til jer. (Carsten)

11. Avlermøde
Avlerne er inviterede, de er i gang med at melde tilbage om hvilke varer de vil dyrke næste år, og hvor mange der kommer til mødet.
Mogens står for aftensmad.
Der er oprettet wikiside hvor medlemmer kan tage vagter med at hjælpe med afviklingen.
Dagsorden kan ses på mødets wikiside (link på indkøbsgrupens wikisde under kommende møder). Siden bliver ændret af arbejdsgruppen så relevante folk fra kbhff (indkøbsgruppe, økonomigruppe osv) kan melde sig på.

Y. Opdatering af vagtplan:
Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned.
http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011

Z. Opret næste møde:
Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider)
2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: Indkøbsgruppen
3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden
4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link"
5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit"
6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden"
7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted
8. så er du færdig! godt gået :)