Distributionsgruppemøde 27. oktober 2014

Tilbage til Distributionsgruppen
Hvornår:
 d. 27. oktober kl. 17.30-19 OBS!!! Herefter koordineringsmøde
Hvor:
 Se dagsorden for koordineringsmøde (herover)
Kommer:
 Jonas (Amager), Kirsten(Ø), Lene (N) - skal gå kl. 19, FredrikW (N), Marianne (NV) (Dog ikke fællesmødet), Lasse måske (NV), Morten (IB), Anne-Marie (Ø) Line (YN) Lone (Sydhavnen) Sofie(V),
Afbud:
 Charles (NV), Liv (Amager),
Samuel (CA) må desværre melde fra.
Snacks:
 Alle medbringer en ret til fællesspisning.
OBS!!! Der er ikke nok bestik og tallerkener til alle på stedet - så medbring venligst eget.
Mødeleder:
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:

Dagsorden:

FASTE PUNKTER

1. Nyt fra lokalafdelingerne (5 min.)

Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en kort melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.
Gruppe/Afdeling
 Nyheder
Amager
 Vi er blevet opsagt i vores lokaler i UrbanPlanen og har derfor midlertidig levering i et medlems garage. Vi arbejder hårdt på at finde nogle nye permanente lokaler inden vinteren sætter ind. Vi har flere muligheder i spil og holder medlemsmøde d. 12. november for at drøfte hele situationen. Vi har link til en glad smiley på wiki'en :-)
Christiania
Frederiksberg
 Opsagt af kommunen –> konkurrenceforvriddende. Tilbudt at flytte ud i vanløseafdelingen i et par uger, hvilket de har sagt ja til indtil nyt sted er på plads – Carlsberg er en eventuelt mulighed
Islands Brygge
 Vi har også fået en smiley, men fik dog påtalt at der ikke var blevet lavet en risikoanalyse for vores afdeling. Så vidt jeg havde forstået skulle det kun laves for lagret i Vanløse og ikke hver enkelt afdeling. Det ville være rart at få dette afklaret.
Nordvest
 har fået en glad Smiley! Claus nu kaldet smily-Claus skal have TAK!
Nørrebro
 Glad smiley uploadet :o) - har valgt at sætte smiley på Nørrebros webside (ikke wiki)
Kassemesterregnskab gennemgås nu hver uge for at større klarhed over økonomien.
Har problemer med at opbevare 4 ugers emballage. Har heller ikke mulighed for at låse det inde.
Vanløse
 Fælleslageret har fået en glad smiley - dog med anmærkning om det manglende mellemlokale til toilettet, hvorfor vi skal betale for næste kontrolbesøg - øv.
Vesterbro
 Der er ombygning på skolen hvor vi holder til. Vores lager blir inddraget, men vi får nogle skabe i kælderen i stedet. Fællesspisning kører fast hver onsdag. Vi har været 11 pers. afsted og plukke de 110 æbletræer vores afdeling har adopteret på Fejø, så vi har en masse æbler hvis nogen er interesserede.
Ydre Nørrebro
Østerbro
 Vi har fået ros fra flere chauffører for altid at have velbemandet modtagevagt :-).
Modtager- og pakkevagt er slået sammen her. Har pt. et problem med at få bemandet returemballage-vagten.


Opstartsgrupper
Valby/Vigerslev
Sydhavn
 Vi holder vores første medlemsmøde 12 november.
Mange medlemmer er ikke interesseret i det nye fælleslagersystem. Der er dog ikke problemer med vagterne, som det fungerer nu.

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Opgave
 Ansvarlig
 Status
Distributionsgruppen med til avlermødet
 Jonas
 Fredrik (N), Jonathan (Frb.) og Jonas (Amager) står for et "pakkeleder"-møder til avlermødet.
Fødevarekontrol og hygiejne + pladsproblemer på Fælleslager.
 Jonas
 Bestyrelsen er igang med at finde løsninger. Vi overtager hele lokalet i Vanløse allerede fra 1. nov. Der bygges forrum til toilet inden for 3 uger; håndværkere er sat igang.
Mappe til fakturaer og følgesedler på Fælleslager, skal stå synligt fremme.
 Carsten
Laminerede skilte på Fælleslager, skal stemme overens med bogstaver i fanerne på pakkesedlen
 Marika + Carsten
Mails der ikke er besvaret skal altid markeres ulæst
 Mailvagt
10-kg vægt fra Amager til Fælleslager
 Jonas
 Vægten er kommet til Fælleslageret. Fælleslagervagterne er glad :-)
Nedskrive procedure for mailvagtsoverdragelse
 ?




3. Godkendelse af referat fra sidst

Referat

4. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min.)


NYE PUNKTER

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

6. Kogebogssalg:

Hvis vi skal sælge disse igen, bør der eventuelt være en nøjsom registrering af, hvad der bliver solgt. Fremover kunne det eventuelt gøres online og direkte – ligesom med øl. Ellers kan afdelingerne selv købe dem up-front.


7. Snak om fiskesituationen

Fiskegruppen melder, at overvældende mange er positivt stemte i forhold til at få fisk ind i fødevarerfællesskabet. Nogle er dog skeptiske. Før har det været diskuteret og bestemt, at der også godt kan være andet end grøntsager i fødevarerfællesskabet, så hvis lokalafdelingerne er for initiativet, da bør det ikke være et problem. Der bør dog være folk fra distributionsgruppen og økonomi indover for at få det til at fungere ifølge Jonas.

8. Diskussion af emballage og eventuel emballagevagt

Skal der være en dedikeret emballagevagt eller skal modtagervagten tage sig af at gøre emballagen klar til vognene? Emballagen skal hentes kl 11:15. Frederiksberg har pt. en decideret emballagevagt imens andre ikke har det. Carsten fortæller, at det før har virket bare at ringe til modtagervagten aftenen inden for at gøre opmærksom på, at emballagen skal gøres klar den følgende dag.

9. Fælleslageret og hygiejnen her



Nr.
 Navn og beskrivelse
(hvad går punktet ud på?)
 Person
(hvem har skrevet punktet på?)
 Type
(er punktet et
- informationspunkt
- diskussionspunkt
- idéudviklingspunkt
- beslutningspunkt)
 Tid
(hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
6.
 Mailvagten
- Hvordan fordeler vi turnus mellem afdelinger?
- Hvornår overdrages mailtjansen og hvordan?
- Hvordan skal der laves beretninger fra mailtjansen?
- Bør vi have en Værd-at-vide for mailvagterne med typiske mails og typiske svar/handlinger derpå?
 Liv
 Diskussion/beslutning
 10 min.
7.
 Facebookgruppe til distributionsgruppen
 Jonathan
 Diskussion
 5 min
8.
 Links til Fødevarestyrelsens kontrolrapporter både fra afdelingernes egne wiki-sider og fra KBHFF.dk
 Jonathan
 Opfølning/diskussion
 5 min
9.
 Opfølgning fra 2. besøg fra Fødevarestyrelsen.
- Vaske hænder i håndsæbe ikke opvaskemiddel
- Lukke dørene, når de ikke er i brug
- Bestyrelsen og hygiejnegruppen arbejder på resten (vedr. indskærpelse pga. manglende forrum til toilet)
 Jonas
 Opfølning/diskussion
 5 min
10.
 Fælleslageret
- Transportfirmaet FIRST kører nu i stedet for 3x34. Skal de også hente emballage? Skal de returnere paller samme dag? (det har jeg i alle fald bedt dem om)
- Palleløfter: vi får et tilbud fra FIRST. Samt vores virker midlertidigt. Vi har hældt hydraulikolie på. Der er mere olie på Fælleslageret, hvis den driller igen
- Sandbunke og mørtel skal fjernes. Det har vi lovet men aldrig gjort.
 Jonas
 Opfølning/diskussion
 10 min
11.
 Ny kontaktperson/booker søges pr. 1. november til LetsGo delebiler.
Tjansbeskrivelsen er slået op på opgavebørsen.
Distributionsgruppen bedes venligst videreformidle opslag samt opfordre til melding.
 (Charles)
 INFO
 5 min hvis spørgsmål
12.
 Returemballage
- Hvordan er det gået med returemballage? Er afdelinger tilfredse? Er chauffører tilfredse? Er der noget, der kan gøres bedre?
- Feedback på udkast til information til afdelingerne vedr. baggrunden for returemballage og omorganisering på Fælleslager.
 Jonas
 Opfølgning
 10 min
13.
 Oprydning på distributionsgruppens mailliste.
- Der står 30 personer på - mange af dem nogen som vi aldrig ser. Jeg foreslår, at vi fjerner dem, og skriver en mail til dem, om at vi har fjernet dem. Hvis de vil have nyheder fra distributionsgruppen, må de læse referater og kontakte deres afdelingsrepræsentant, tænker jeg..
 Jonas
 Beslutning/diskussion
 10 min
14.
 Fiskegruppe. 0
Fisk er stand-by men der er kommet tilbagemeldinger fra evalueringskorpsets spørgeskema - hvordan skal dette bruges (hvis overhovedet)?
 Lasse
 diskussion
 10 min
15.
 Klager over en fragtmand (jf. mail fra Lene 22. oktober på distibution@kbhff.dk)
 Lene
 diskussion
 10 min
16.
 Opfølgning på kogebogssalg
- hvorfor svares der ikke tilbage fra alle?
- hvordan skal vi i stedet for gøre?
- skal vi gøre den slags igen?
 Jonas
 diskussion
 5 min
17.
 Vesterbro har en masse af vores egne Fejøæbler opbevaret i Vanløse hos en af vores medlemmer. Hun vil gerne køre dem til centrallageret hver onsdag hvis de kan blive kørt med ud til vores afdeling. (og evt. andre afdelinger der gerne vil købe nogle af dem billigt). Kan det lade sig gøre?
 Sofie
 Forespørgsel
 5min


PUNKTER TIL KOORDINERINGSMØDE

1. Bestilling af papirsposer

Hvem gør hvad, hvorfor, hvornår, hvor og hvordan?
Hvilke vagtbeskrivelser skal der redigeres i?

OPGAVER TIL NÆSTE GANG

1. Laminér ark til fælleslageret (Carsten og Joanathan)
2. Kontakt Janus fra hygiejnegruppen vedrørende risikoanalysen (Morten)
3. Kontakt Jesper fra Birkemosegård angående erfaring med transportmand (Carsten)
4. Lav Facebookgruppe til distributionsgruppen (Fredrik)
5. Køb en kuffertvægt til fælleslageret (Lasse)
6. Udarbejd en procedure for overdragelse af mailvagten (Jonas, Jonathan, Carsten, Lene)
7. Kontakt FIRST angående hvad det koster for en palleløfter (Carten)
8. Kontakt FIRST og fortæl, at vi vil have vores paller retur samme dag, som de kører for os (Carsten)
9. Fjern sand og mørtel. Mørtel står på en palle og bør køres ind i en bil til genbrugsstation etc. Evt. kontakt Makværket og hør om de vil have det. Alternativ snak med ”Siniavej” (Lone)
10. Få skrevet en besked ud på KBHFF hjemmeside om tjansen som booker for lets-go-biler - den er beskrevet i opgavebørse. (X)
11. Udarbejd ny oversigt for afhentningen af emballage (Jonas)
12. Ryd op i distributionsgruppens mailgruppe (Marianna)