Distributionsgruppen Møde d. 28. april

Tilbage til Distributionsgruppen

Hvornår:	d. 28. april kl. 17.30-19.30
Hvor:	Fælleslageret i Vanløse, Kastanie Allé 16
Kommer:	Charles (NV), Liv(amager), Rikke (V) Heidi (V), Carsten (VAN), Jonathan (Frb)Lone(sydhavnen), Niels-Simon(ø), Line (YN), Marianne (nv), Morten (IB), Valeska (NV) måske!!, Felix (Vanløse), Janus YN, Kirsten(Ø),mikkel(nv),charles(nv)
Afbud:	Sofie(V), Bryn (N), Mads (CA), Jonas (Amager)
Snacks:	Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødeleder:	Carsten
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Morten

Dagsorden:

FASTE PUNKTER

1. Nyt fra lokalafdelingerne

Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en kort melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.

Gruppe/Afdeling	Nyheder
Amager	Det går fint. Vi har holdt medlemsmøde med fællesspisning, hvor det blev besluttet at vi skal arbejde på at få en fællesspisningsordning op at stå. Arbejdet er igangsat og vi har desuden planer om på et tidspunkt at inddrage IB, så vi kan lave fælles spisearrangementer på Amager. Vi har problemer med at tilbagemeldingsskemaerne ikke bliver udfyldt, trods gentagende opfordringer til at læse vagtbeskrivelser. Desuden har vi set et fald i medlemmer med færre posebestillinger og delvist besatte teams som følge. Vi er opmærksomme på dette. Desuden har vi en masse most stående, som vi gerne sælger videre til en anden afdelingen, da vi har problemer med at få det solgt.
Christiania
Frederiksberg	Det går godt, med god energi på vores teams, og mange aktive medlemmer i butiksgruppen. Desværre er der en risiko for, at vi ikke kan fortsætte med at være i Det Økologiske Inspirationshus en gang efter sommeren, så muligvis skal vi ud og finde et nyt sted at være inden længe :-(.
Islands Brygge	Vanløsevagterne ønsker tilbagemelding om mængderne passede. Jeg tænker det kan tages med i vores nye skema. Ellers går det fint.
Nordvest	Onsdag var posesyningsdag i NV; ca 10 syende sitrende sy-sild slog sig løs i Karens Hus stue. Energien spredte sig i huset og ud i solskinnet, hvor smil og stemning sansedes om kap med spireren i den grønne i have.
Nørrebro	- Det går godt. Har holdt medlemsmøde hvor vi fik diskuteret løsninger til vores "flaskehalsproblem" - Altså at vi har for mange tilmeldinger i forhold til pladser på teams. Vi prøver nu at opstarte en oplærings-ordning til nye medlemmer, så de følger et garvet medlem det første stykke tid.
Vanløse	Er glade for det hele, vil stadig gerne have flere indtægter på lokalet / Fælleslageret.
Vesterbro	- Indfører Laug struktur i stedet for Team struktur. Laug er centreret om de forslelilge salgs vagter i stedet for forskellige onsdage. Se vores oversigt her: https://docs.google.com/a/kbhff.dk/spreadsheet/ccc?key=0AjPPve4m1-iidEdGc3pzUHRnckRfTEY1di1hVXdLZGc&usp=sharing#gid=0 - Vi gemmer vores overskudsgrønt til ugen efter og bruger det i vores folkekøkken. Tidligere gav vi det til mændenes hjem. Der var en vagt der stod for at komme og hente grøntsagerne og bringe dem til mændenes hjem. -Vi får muligvis svært ved at finde en fast rep. fra Vesterbro butiksgruppe i distributionsgruppen, men der er flere der gerne vil komme til et møde en gang imellem.
Ydre Nørrebro
Østerbro	Fod på nu. Fast team, ny koordinator (Anne Grethe), vi pønser på en månedlig medlemsmiddag
TruckerTeam	Har klargjort til at køre til Sydhavn. Fra 7. maj kører vi med tre biler i stedet for to. Prøver at lancere en trucker + supporter model i bilerne, så passagersædet ikke behøver kørekort mm., men kan være et hvilken som helst medlem.Hvordan får vi afsat denne tjans?
Opstartsgrupper
Valby/Vigerslev
Sydhavn	Vi starter op med grøntsager d. 7 maj, alt er lidt kaotisk, men flere gamle garvede folk sammen med nye og beslutsomme skal nok få det til at lykkes

2. Opsamling på opgaver fra sidst

Opgave	Ansvarlig	Status
Håndsrækning/opfølgning på Christiania	Janus
Plads til alle stofposerne på fælleslageret?	Carsten	Desværre nej
Udkast til tabel/skabelon til "månedsrapport"	Liv (med hjælp fra Carsten)	Udkast til skema/rapport
Bedste priser på papirposer til fælles indkøb	Jonathan
Sparring med landets andre fødevarefællesskaber om problematikker ved emballage	Charles
Sparring med avlerne (særligt de små) om problematikker ved emballage + arbejde med udkast til emballageplan	Jonas (Carsten)

3. Godkendelse af referat fra sidst Referat fra Distributionsgruppemøde d. 31. marts 2014

4. Næste møde - tid og stedte

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

NYE PUNKTER

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

Nr.	Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)	Person (hvem har skrevet punktet på?)	Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)	Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
5.	Fra koordineringsmødet d. 31.03: Erfaringsindsamling af hvad man gør med overskydende løssalgsgrønt og posegrønt i de enkelte afdelinger	Liv/alle	Information/idéudvikling	10
6.	Fra koordineringsmødet d. 31.03: Hvordan får vi implementeret team-strukturer ensartet i afdelingerne, så de matcher en ensartet struktur i online medlemsystemet? (OBS evt. flettes sammen med punkt 11)	Liv/alle	Diskussion - idé	10
7.	Tema: Hvordan man aktiverer/inviterer lokalmiljøet omkring ens afdeling + laver aktiviteter for ens medlemmer (OBS evt. flyttes til sidste punkt efter de aktuelle punkter?)	Liv	Idéudvikling	20
8.	Mail-inbox til distributionsgruppen - Det skal oprettes - Hvordan skal det administreres/hvem læser mails?	Carsten/Liv	Beslutningspunkt	10
9.	To henvendelser fra nye afdelinger: Opstartshjælp til Virum og ny afdeling i tilknytning til skovbørnehave v/ Nørreport. Vi har informeret dem om at repræsentanter fra DIS vil tage et møde med dem senere på ugen.	Liv/alle	Udpegning af forhandlingsgruppe med et mandat	15
10.	Opdatering af distributionsgruppens wiki med relevante links etc.	Jonathan	Beslutning	10
11.	Hvordan kan medlemsystemet komme til at understøtte de forskellige udgaver af teamstruktur der findes i afdelingerne ? Evt. Inddrage vagtdefinitioner i afdelingerne? (Liv)	Jonathan	Diskussion / Idéudvikling	15
12.	Hvordan er proceduren ved oprettelse af en ny afdeling? Er der noget der skal overvejes? Hvem beslutter om den nye afdeling er klar, og hvem sørge for at afdelingen bliver oprettet i de forskellige systemer? Skal der evt. være en kontaktperson i distributionsgruppen?	Jonathan	Diskussion/Beslutning	15
13.	Mail fra indkøb til distributionsgruppen er sendt med opgørelse over hvor ofte afdelingerne udfylder kvalitetsskema. fra uge 2 til 17 i år ser der procentvise udfyldning således ud:	19	%	Nørrebro
56	%	Amager
50	%	Vesterbro
25	%	Nordvest
75	%	Vanløse
88	%	Frederiksberg
13	%	Østerbro
13	%	Ydre Nørrebro
75	%	Islands Brygge		Louise, indkøb, ikke tilstede	information	5
14	KBHFF har 5 års fødselsdag i august 2014! Lad os fejre det! Forslag : En tour de afdeling lørdag den 9. august med afslutning på Fælleslageret i Vanløse. Afdelingerne kan holde åbent fra 11.30-13, 13.30-15 eller 15.30-17. Åbent hus med en eller anden aktivitet, velkomstvagter for nye interesserede, måske en snack. Alle medlemmer kan få lejlighed til at cykle rundt og se de andre afdelinger. Afslutningsreception og KBHFF's egen øl i Vanløse fra kl. 17	Carsten	Diskussion	15 min, kan bæres med over på Snoopys.
15.	Salg af øl i fødevarefællesskabet: Vi har lavet en aftale med Kølsters bryggeri om at aftage deres øl. De er de eneste som både dyrker og malter deres egen byg, og så dyrker de tilmed humle til noget af deres øl. Så meget mere lokalt bliver det ikke. De fleste øl har en ret høj pris, så min tanke er, at lave forudbestilling på øllet, hvor folk skriver deres navn og email i et ark på hjemmesiden og at man derefter kan komme ned i butikken, hente det og betale. Løssalg vil organisere bestillingerne, mens afdelingerne modtager flaskerne og tager imod betaling. Herunder kan afdelingerne bestille til løssalg. Min tanke er at gøre den første bestilling på onsdag om to eller tre uger. Er afdelingerne interesserede iat være med?	Alexander Lee (ikke til stede)
Evt.	Vi slutter af med en fælles øl på Snoopys bodega, for dem der har lyst

Referatet:

Referat af distributionsgruppemøde 28. april 2014

1. Nyt fra afdelingerne:

To afdelinger har meldt afbud til mødet: Nørrebro og Christiania

Amager: Har for meget most og mel. Har Islands Brygge brug for mere? Amager overvejer at begynde noget fællesspisning, hvor Islands Brygge måske bliver inviteret.
Beslutning: Amager og Islands Brygge snakker sammen om mel, most og fællesspisning.

Islands Brygge: Vanløsevagterne vil gerne have feedback, hvilket måske kan tages med i opdateringsskemaet.

Vesterbro: Er ved at indføre Laugstruktur. Vesterbro har beskåret æbletræer og kommer nok til at have en mostevent i efteråret.

Nordvest: Har syet poser.

Ydre nørrebro: En nøgle er forsvundet og dukket op.

Østerbro:

Frederiksberg: Mister måske lokalerne.

Vanløse:

Sydhavnen: Begynder den 7. maj og har haft første indskrivning. De begynder med fire teams og har et par erfarende kræfter som har været med i andre afdelinger.

2. Opsamling på opgaver fra sidst

Håndsrækning til Christiania:
Liv har besøgt dem og fortalt om teamstruktur.
Beslutning: Carsten vil snakke med Janus, som har ansvar for at give håndsrækningen. Skal tages op som et punkt til næste møde

Stofposer på fælleslager
Der er ikke plads til flere i Vanløse.

Skabelon til månedsrapport
Beslutning: Liv har lavet et udkast. Kig på skemaet inden næste møde og kom med kommentarer, så vi kan fremlægge det til næste koordinationsmøde.

Bedste pris for papirsposer
De kan købes gennem at skrive til logistik.
Beslutning: Skal på dagsordenen igen næste gang, da vi stadig skal have undersøgt pris samt mulighed for at afdelingerne bestiller dem som løssalg.

Sparring med avlerne om emballage
Der er meget forskellig pris på kasserne fra avlerne. Jonas har kontakt til avlerne, men kunne godt bruge noget hjælp.
Beslutning: Carsten laver et jobopslag

3. Godkendelse af referat

4. Næste møde er 26. maj

Nye punkter

5. Overskydende løssalg
Deling af erfaringer

6. (og 11) Matchende team struktur
Det er muligt at markere i medlemssystemet hvem der er på hvilke teams mm. samt sende mails ud til forskellige grupper. Spørgsmålet er om det er meget kompliceret og om hvor meget der gavner. Det kræver at vi får overblik over hvilken struktur der er i de enkelte afdelinger.
Beslutning: Liv laver et ark som kan give overblik over afdelingernes struktur og vil være i dagsordenen til næste gang. Skal udfyldes af alle afdelinger.

7. Deltagelse i lokalmiljøet
Deling af erfaringer

8. mail til distributionsgruppen
Beslutning: Jonathan sender en mail til IT og beder om at få oprettet en ny mail til distributionsgruppen. Tre afdelinger af gangen for ansvar for at tjekke mail.

9. Nye afdelinger i Virum og ved Nørreport:
Virum vil gerne åbne en ny afdeling, men er klar over at de er lidt uden København. Vi kan tilbyde dem at de kan hente grøntsager i Vanløse, men ikke i Nordvest. De vil gerne afholde et møde med dem. Liv vil tage kontakt med dem, og Morten hjælper. En udflytterbørnehave vil også gerne være en ny afdeling. Maden skal gå både til forældre og til køkkenet i børnehaven. Der vil kunne være problemer med at sælge direkte til institutionen, fordi varer skal kunne følges hvis nogen bliver syge.
Beslutning: Line og Jonathan vil gerne tage kontakt med dem i denne uge.

10. wiki:
Der skal ryddes op og skabes mere struktur. Jonathan vil gerne kigge på at ændre det. Kom gerne med forslag til ham.

11. (se punkt 6.)

12. Process Nye afdelinger):
Der er ikke blevet kommunikeret ordentligt ud at Sydhavnen åbner. Måske skal der i fremtiden være nogle tovholder som sikre at alle arbejdsgrupperne for information, samt en form for oplæring. Der er behov for mere opfølgning, når en beslutning om at åbne en ny afdeling sker i distributionsgruppen (Se også Andreas’ mail). Der er brug for nogle der deltager i at åbne den nye afdeling og deltage i møderne. Sydhavnen har ikke fået svar på alle deres mail, og har selv måttet forsøge at løse med problemerne.

Punkt 13: Kvalitetsskema
Gode erfaringer med at teamlinks tjekker om skemaet er udfyldt onsdag aften, og sender mails til ansvarlige.

14. 5 års fødselsdag:
Forslag om Åbenthus lørdag i alle afdelinger fordelt over tre forskellige tidspunkter, og hvor det bliver muligt både for nye at komme og får medlemmer at besøge andre afdelinger. Det hele kunne slutte i Vanløse med fest. Gerne forskellige begivenheder i hver afdeling.
Beslutning: Snak med jeres butiksgruppe om det kunne være muligt at arrangere noget lørdag den 9. august. Skal på dagsordenen igen til næste møde.

15. Øl
Per Kølster vil gerne sælge øl til os, og det er det mest lokalt producerede øl man kan få i Danmark. Indkøbsgruppen overvejer at sælge dem som forudbestilling. Det er der allerede erfaring med på Nørrebro i forhold til mel. Det skal kunne bestilles både gennem hjemmesiden og afdelinger. Der afholdes arrangementer med friskbrygget øl, hvor KbhFF kunne overveje at deltage i fremtiden. Det er besluttet at begynde med forudbestilling af øl.

Evt.

Flere chaufører eller hjælpere
Vi begynder at have tre biler, og da vi ikke helt har nok chaufører er det nu blevet muligt at blive hjælper, det vil sige at være med i bilen uden at kører. De to af turene er ret korte (ca. 3 timer) mens turen til Amager er lidt længere.
Beslutning: Afdelingerne skal reklamerer for nye chauffører eller hjælpere.

Kommunikation om asparges
Igen gik kommunikation ikke helt perfekt, da indkøb meldte ud at man kunne købe asparges, men kommunikation havde ikke oprettet det i medlemssytemet.

Åbent i sommerferie:
De fleste har gode erfaringer med at holde åbent på halvt blus i sommerferien

kan man købe poser i andre afdelinger?
Bør undersøges