Distributionsmøde 22. september 2014

Tilbage til Distributionsgruppen

Hvornår:	Mandag d. 22. september, klokken 17:30
Hvor:	Fredenshus Øster Allé 25, 4. sal. Tryk på knappen "køkken" med lille flag 2100 København Ø,
Kommer:	Jonas Glass (S), Kirsten BL (Ø), Charles Woollen (NV), Liv (S), Annegrete (Ø), Lene (N) - ej spisning, Carsten (Van), Marikka (SV - indkøbsgruppen), Marianne (NV) - ej til spisning,Samuel (CA) - ej spising, Fredrik W (N) - ej spisning. Laura (emballagegruppe) - ej til spisning. Marie Hertz (ØkoHub) ej spisning,
Afbud:	Lasse (NV) Lone (SV) jeg regner ikke med at nå det, suk. Morten (IB) Sofie (V), Jonathan (Frb), Janus (YN) Når ikke hjem fra arbejde før kl 18.30.
Snacks:	Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødeleder:	Niels-Simon(Ø)
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Kirsten BL (Ø)

Dagsorden

FASTE PUNKTER

1. Nyt fra lokalafdelingerne (5 min.)

Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en kort melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.

Gruppe/Afdeling	Nyheder
Amager
Christiania
Frederiksberg
Islands Brygge	Ser ud til at vi har fundet en lokale løsning, ved at holde den ene dør direkte til toilettet aflåst hver onsdag. Udfordringen er at alle medlemmer skal være opmærksomme på denne løsning og skal kunne videreformidle det, hvis vi får besøg af fødevarestyrelsen igen. Bryggens fødselsdag gik, ligesom sidste år rigtig godt, og det ser ud til også at føre nye medlemmer med sig.
Nordvest	Det går stille og roligt og vi er næsten klar til at modtage Fødevarestyrelsen til en smiley med ug
Nørrebro	Fællesspisning er startet op igen - sidste torsdag i måneden i økocafeen, Nørrebrogade 32 Vi kæmper med at få folk til at engagere sig - både i vagter og diverse grupper (inkl. butiksgruppen, hvor mange gode kræfter er stoppet eller flyttet til andre afdelinger). På den ene side har vi masser af medlemmer og folk der strømmer til - dejligt! På den anden side har vi ofte problemer med at få dækket vagter og at folk udebliver. Vi vil meget gerne høre hvordan andre afdelinger håndterer dette - hvis I har samme erfaringer (ikke på mødet men gerne direkte til Lene - tak!)
Vanløse	Se venligst mail fra 17-9-14 fra fælleslagervagten ang store kasser i gården på fælleslageret, som fylder godt op og står i vejen for aflevering af nye varer på onsdag (tror de er fra Kiselgaarden). Håber, at det er ok, at jeg skriver det her (Kirsten, Vanløse butiksgruppe og indkøb).
Vesterbro	Har efter snak med fødevarekontrollen fået en ny rapport med en glad smiley. De mente i første omgang at vi skulle være en restaurant når vi havde folkekøkken, men Rikke fra butiksgruppen gik i dialog med dem og det er nu helt fint. Der er ikke så mange kræfter i butiksgruppen lige pt. Det er svært at få suppleanter til distributionsgruppemøderne når Sofie ikke kan. Mange nye medlemmer på sidste intromøde. :D
Ydre Nørrebro
Østerbro
Sydhavn	Det går godt, vi er stadig i gang med at styrke den lokale organisering. Vi har fundet to der vi være gennemgående på løssalget, så vi får styr på hvad der sælger og hvordan vi håndterer evt. grøntsager i overskud. Vi prøver at få indkaldt til en lokal generalforsamling i efteråret, evt med en avler som trækplaster.
Opstartsgrupper
Valby/Vigerslev

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Opgave	Ansvarlig	Status
Hygiejnemøde	Janus	På mødet diskuterede vi Lokalet på kastanie alle ift. toiletadskillelse og skadedyrssikring. Det blev aftalt, at Marikka tager kontakt til udlejer og hører, hvad det vil koste at bringe lokalt i stand og om udlejer afholdeder udgifterne. repræsentant fra emballagegruppen nævnte muligheden for overgang til ifco kasser og fordelene derved. Pernille, der har erfaring med hygiejne fra sit arbejde, mente ikke at styrelsen vurdering af Kastanie allé, som værende engros var korrekt og henviste til styrelsens beskrivelse, på deres hjemmeside. Janus skriver til styrelsen og får deres betragtning Janus tager kontakt til programmørene og får sat links til vores smiley på hjemmesiden. organisering af det økologiske regnskab bliver sat i gang, når der er kommet svar fra styrelsen om, hvorvidt der virkelig er tale om engros virksomhed på kastanie alle.
Palleløfter	Lone	(jeg kunne ikke få min forbindelse til at tage den, jeg tror det er Jonas der kører videre med opgaven)

3. Godkendelse af referat fra sidst

4. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde) sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper.
- Næste møde er den 27. oktober og sammen med koordineringsmøde.

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min.)

- Flere afdelinger mangler papirsposer.
- Indkøbsgruppen ønsker input til avlermødet den 30. oktober. Gerne en deltager fra Økonomigruppen, fra Distributionsgruppen, og fra emballagegruppen om returemballage.
-Hvem stiller op til avlermødet?
- Opsigelse fra Felix. Emil(ØkoHub) opfordrer til, at der nedsættes en arbejdsgruppe til at finde løsninger. Sandsynligvis ligger opgaven i Distributionsgruppen. Der er for lidt plads på Kastanje Allé efter Førdevarestyrelsens krav.Arbejdsgruppe: Line(N), + ???
- Fakturaer og følgesedler, som Vanløse pakketeamet modtager sammen med grøntsagerne fra avlerne, skal placeres i et ringbind, der står på Fælleslageret. Afvigelser gives der besked om til Økonomigruppen. Hvis vi skal gå efter Ø-mærket, skal følgesedler og fakturaer gemmes i flere år.
- Der skal være overensstemmelse mellem afdelingsbetegnelserne på pakkelisten og på skiltene i Fælleslageret, hvor grøntsagerne fordeles. Marikka retter på pakkesedlerne, Carsten på skiltene i Fælleslageret.
- Procedure for mailvagten: Mails besvares med det samme, hvis mailvagten kan. Resten tages med til Distributionsgruppens møde. Efterfølgende svares de, der har skrevet.
- Der er kommet en 10 kg-vægt fra Amager til Fælleslageret i onsdags 17.9.
- Distributionsgruppens procedure, når der kommer bestilling på papirsposer fra en afdeling: Mailen sendes til Carsten. Det skal ind i beskrivelsen af Fælleslager-vagten, at der skal sendes mail til Økonomigruppen om, hvem der har fået poser. - Måske kan papirsposerne komme på pakkesedlen? Tages op på næste koordineringsmøde.
- Man skal skrive til Distributionsgruppen for at få nye stofposer.
- Fra næste Distributionsgruppemøde vil der ligge procedure for, hvordan mailvagten overdrages til næste vagt.
Yderligere/uddybet referat fra mailvagtens beretning

6. Det Fælles: Fælleslager/Pakkecentral og chauffører/truckere (1 time og 10 min.)

Det har givet underskud, og der mangler fælles overblik. Vi må og skal gøre en indsats for at få understøttet Det Fælles. Derfor får dette punkt maksimum fokus på dette møde.

Charles, Carsten, Marianne og Kirsten præsenterer deres arbejde med at kortlægge chaufførkoordinator-tjansen. Underpunkt: Charles ønsker at overdrage opgaven som LetsGo kontaktperson til nye kræfter og præsenterer opgavebeskrivelsen. (maks 15 min.)
Jonas og Laura fra emballagegruppen præsenterer emballagegruppens arbejde, hvilket indebærer overvejelser omkring organiseringen af Det Fælles (maks 15 min.)
Diskussion, beslutninger og opgavefordeling med baggrund i emballagegruppens forslag: Hvad gør vi? Hvem gør hvad til hvornår? (40 min.)

ad 1. Gruppens opgave har været at forstærke distributionskæden.
- Skal vi fastholde ønsket om Ø-mærke? Det stiller meget skrappe krav til "regnskabet" med grøntsagerne, fra de forlader avlerne(faktu-
raer og følgesedler), ind og ud af Fælleslageret, ind og ud af de enkelte afdelinger. Eller skal vi stole på vores leverandører?
- Fælleslageret har fungeret ustabilt hen over sommeren. Hver afdeling bør oprette et fast Vanløse-team på Wikien. Pakkeleder har
ansvaret for, at der er folk nok.
- Det er svært at bemande bilerne, men godt at fastholde os selv til transporten, fordi vi er billige.
- Chaufførlisten er reorganiseret, og der er ca 20 aktive nu. Carsten og Kirsten "styrer" teamet fremover.
- Hver afdeling skal have en liste over lokale chauffører. Der skal samarbejdes om returemballage og kørsel.
- Fremover skal der én chauffør + én MEDHJÆLPER i hver bil. Afdelingerne må lave reklame for medhjælpertjansen, som gælder for en
arbejdstjans. Carsten og Kirsten laver arbejdsbeskrivelser for nye chauffører og medhjælpere, der sammen med Charles' Hotline-beskrivel-
se sendes ud til alle afdelinger.
- Der ønskes en kontaktperson fra Distributionsgruppen til alle afdelingers Intro.
- Vi skal blive bedre til at bruge opgavebørsen og få alle Fællesgrupperne til at gøre det. Lave reklame for opgavebørsen blandt medlemmerne!

ad 2. Emballagegruppen er dannet, fordi vi mangler overblik over emballage. Gruppen har arbejdet nogle måneder og har udsendt en rapport, som alle i Distributionsgruppen har modtaget, men ikke alle har læst. I årets første 8 måneder har vi, omregnet til et år, brugt 26.000 kr, fordi vi ikke har faktureret avlerne, når vi sendte emballage retur.
- Her og nu
- Stop for al returnering af emballage, til procedure for retur er på plads. Koordinering med pakkelederne og kontakt til Johnny
om at købe paller. Tovholder Carsten.
- Jesper, Birkemosegård må ikke tage plast- og trækasser, men gerne alle papkasser.
- Rapporten har oversigt over, hvilke avlere, der bruger hvilke kasser,
- På kort sigt
- Etablering af procedure for returnering af emballage og få den igangsat.
- Vi skal have mere emballage retur til Fælleslageret, især fra N, YN og NV.
- I afdelingerne skal man være opmærksom på, hvornår returemballage kan afhentes. Se rapporten.
- Alle afdelinger får hentet returemballage hver 4. uge. Afhentning inden kørsel til Vanløse, dvs mellem 11 og 12. Afdelingerne skal skaffe
mandskab til at åbne og udlevere returemballage, og denne opgave skal ind i vagtbeskrivelserne i afdelingerne.
- Hvis en afdeling ikke kan skaffe mandskab til at aflevere returemballage, skal afdelingen ringe til chaufføren og melde afhentningen af.
- Chaufførernes vagtbeskrivelse skal forsynes med beskrivelse af afhentning af returemballage i afdelingerne.
Ruterne for emballageafhentning:

Ruter som de er nu.png

Returemballageruter lavet på baggrund af Emballagegruppens arbejde. Vi besluttede at starte fra '2. Uge' i skemaet den 8. oktober 2014. Dvs. Frederiksberg, Sydhavn og Christiania skal have en emballagevagt klar 8. oktober; Islands Brygge den 15. oktober; Nordvest, Ydre Nørrebro, og Nørrebro den 22. oktober; og Østerbro, Vesterbro og Amager den 29.oktober. Emballagen afhentes i afdelingerne omtrent kl. 11:15.
Ydermere, hvis vi godkender en ny afdeling på næste distributionsmøde, er det godt at have en ny plan klar. Således snakkede Carsten, Line og jeg om følgende løsning som den bedste. Carsten hører Jesper fra Birkemosegård, om det er i orden med ham at køre en ny rute.

Ruter som de bliver efter ny afdeling.png

- På langt sigt
- på langt sigt betyder her næste år
- Hvordan kan kbhff indgå i et ifco-kasse-system, så det er vores kasser, der bliver sendt rundt?
Forslag fra emballagegruppen:
- Ny procedure: På faktura fra avlerne skal varer, emballage og fragt være adskilt. Det skal præsenteres for avlerne på avlermødet den 30.
oktober og gælde derfra eller fra 2015. Rapporten kommer ud til avlerne før avlermødet.
Indkøbsgruppen skal indskærpe adskillelsen af varer, emballage og fragt på fakturaen. Denne adskillelse skal ind i handelsbetingelserne.
Marikka sender standardformularen til Jonas.
- Der skal oprettes procedure på Fælleslageret for indkommen emballage, aflevering af emballage og indberetning til Økonomigruppen. Et
ecxel-ark med specificerede kasser m.v., delt mellem lagerfunktion og Økonomigruppe. Emballagegruppen samarbejder med Økonomi-
gruppen. Det skal være FAST procedure i Økonomigruppen at tjekke HVER uge.
- Beslutninger
- Oprette 8 Vanløse-teams på tværs af afdelinger. Starte med de fungerende, lokale teams, bygge videre på dem og justere efterhånden.
Tovholdere Jonas(S) og Frederik(N)
- Marianne skriver til alle Butiksgrupper om at få opdateret tjans-beskrivelserne. Jonas involveres.

Så langt nåede vi på næsten dobbelt tid. Vi havde ikke kræfter til at fortsætte, så der er nok noget, som må op næste gang.

7. Ny afdeling i indre by (15-20 min.)

Fordelen ved nye afdelinger er ny energi til foreningen og salg af flere grøntsager.
Ulempen er belastningen på Det Fælles i KBHFF. Kan vi oprette en ny afdeling logistisk set? Er der plads i bilerne? Hvordan passer det med ruterne? Er der plads på lageret til at pakke til flere afdelinger?... osv.

NYE PUNKTER (korte opklarende spørgsmål - fokus på dette møde er Det Fælles)

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

Nr.	Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)	Person (hvem har skrevet punktet på?)	Type (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt)	Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager)
8.	Hvad går opg som kontaktperson til fødevarestyrelsen helt konkret ud på? Kun kontakt pr tlf for at anmelde besøg? (Janus) Så vidt jeg har forstået er det omfanget af opgaven.	Kirsten (Ø)	info	2 min.