| Hvornår: |
d. 23.03.2015 kl. 17.00-19.00 |
| Hvor: |
Se dagsorden for koordineringsmøde |
| Kommer: |
Liv forsinket! Ankomst 17.30 (Amager), Annegrete Ø, Katrine Georg (YN) og Maja Steensberg (N) (med på en lytter minus spisning), Lene (N) (minus spisning), Marianne (NV), Kirsten(Ø), Morten (IB) (Minus spisning), Jonathan(Frb) Lone SYD, lidt forsinket., Jonas (Amager), |
| Afbud: |
Niels-Simon(ø), Charles (NV),Benedikte (N) |
| Snacks: |
Alle medbringer en ret til fællesspisning |
| Ordstyrer: |
|
| Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien: |
| Gruppe/Afdeling |
Nyheder |
| Amager |
Vi har holdt succesrig og hyggelig fællesspisning i de nye lokaler (som dog fortsat er meget nye for os). Der har været afholdt intro-møde for engelsktalende med 9 nye medlemmer - onsdag d. 25. marts står vi klar til intromøde for endnu en flok nye medlemmer (der har været over halvtreds på ventelise). Der er god stemning i afdelingen og alle glæder sig til at få lidt opfyldning på vores teams. Vi har snart repræsentanter i den centrale økonomigruppe igen. |
| Christiania |
Se dagsordenen. (ikke repræsenteret ved mødet) |
| Frederiksberg |
Det går fint i togvognen. Efter en periode med en del udmeldinger er det ved at vende igen, og vores teams er ved at være fyldte. Usikkerhed om fremtid i haven efter januar 2016. |
| Islands Brygge |
Går fint. Arbejder på at skaffe flere folk til fælleslagerteam samt økonomigruppe. Vi vil holde et kort møde med vores medlemmer efter påske for at besætte posterne og for at snakke om generalforsamling. Venter stadig på afklaring om lokalesituation. |
| Nordvest |
Rivende udvikling. Dog svært at få erfarne medlemer til at deltage i enkelte af de centrale arbejdsgrupper. Fortsat usikkerhed om håndtering af decentrale udgifter såsom husleje og arrangementer; vejledning imødeses. (ikke repræsenteret ved mødet) |
| Nørrebro |
Vi har fået taget prøve af vores fugtige væg der viser, at det IKKE er skimmelsvamp. Der skal dog stadig gøres noget v fugtproblemet. Vi har orienteret ejerforeningen i Korsgade og afventer. Vi har igennem længere tid diskuteret løssalgsvarer, da vi ofte ender med at skulle afsætte en større mængde til nedsat pris. Desuden har vi problemer med at finde en fast aftager. Vi synes det giver en god stemning at have løssalget, men er også ærgerlige over, at lade varer gå til nedsat pris. Vi lægger det ud til diskussion på fællesspisning i teams'ne. Ellers OK stemning, selvom det kniber med kontinuitet, fx har vi pt ingen fast mailvagt og mangler kontakt til vores økonomigruppe. Fællesspisning i Husumgade hver torsdag - kører jævnligt. |
| Vanløse |
Vanløse holder flyttedag d. 28-3-15 tilbage til Marie Hertz. Der står stadig kasser + paller i gården, som skal afhentes. (Måske også stålreol i lokalet). (ikke repræsenteret ved mødet) |
| Vesterbro |
Vi lægger op til et generationsskifte i butiksgruppen. De fleste medlemmer har været med siden afdelingen startede og er klar på at rykke videre til andre ting. Vi holder medlemsmøde onsdag d. 25. kl 19. hvor vi vil snakke om hvordan det bedst kan gå for sig. Vi har underligt få poser for tiden. Selv for denne årstid. Generelt er der måske brug for at posen blir rystet lidt. Vi vil også prøve at finde nye rep. til distribution, da Sofie stopper. (ikke repræsenteret ved mødet) |
| Ydre Nørrebro |
Afdelingen har pt. ingen medlemmer i distributionsgruppen, men arbejder på at finde nye. Der er fokus på at få besat modtagervagt og emballagevagt, og teamlinket vil meget gerne have besked, hvis der ikke har været modtagervagt. (ikke repræsenteret ved mødet) |
| Østerbro |
Det er så svært at få folk til returemb., at vi har fået oprettet et lille team på 4, som kommer en halv times tid hver 4. uge og har en lille hyggelig tjans. Det tæller for en vagt, fordi tidspunktet er svært for de fleste - og så lykkedes det. Vi har osse oprettet et lokalt chauffør-team. Det fremmer muligheden for at få folk til at skrive sig på køretjans ca en gang om måneden - det er lige så vigtigt, at de ta'r tjanser som at f.eks. pakkehold gør det.Ellers går det vist meget godt - og vores fællesspisning er fortsat et stort, succesfuldt tilløbsstykke, med en enormt god stemning:) |
| Sydhavn |
Vi arbejder på at stabiliseret teams og Butiksgruppe, den næstsidste i initiativ gruppen er stoppet som teamansvarlig, men fortsætter med at tage vagter. Vi sporer dog optimisme. Nye melder sig, og vi har produceret en ny plakat for afdelingen som vi sætter op og håber på nye medlemmer. Butiksgruppemøde i uge 14 for at stramme op på intro-forløbet og vagtstyringen. Håber på at holde 1 års jubilæumsmøde til maj. |
| Opgave |
Ansvarlig |
Status |
| Alle spørger afdelinger, hvordan vil I have besked om manglende varer på dagen eller meget forsinkede varer (facebook, mail, telefon, hjemmeside). |
Alle |
(vi har det som punkt på dagsordenen) |
| Skrive til Ydre Nørrebro og Vesterbro, og hører hvordan det går. |
Annegrete |
|
| Lone kontakter kommunikation og økonomi vedr. bannere. |
Lone |
|
| Jonathan spørger Torsten, hvorfor massemailfunktionen ikke virker. |
Jonathan |
Torsten har ikke fået nogen konkrete meldinger om problemer med fællesmailen. Det vil han gerne have, så I opfordres til at skrive til ham, gerne via Distributionsgruppen, næste gang der er problemer. Vi skal være bedre til at melde tilbage, hvis vi oplever problemer med at sende massemailene. Vi har erfaret, at medlemmers kontaktinformationer indeholde medlemsnummeret i stedet for mailadressen, også selvom vi ændrer og opdaterer kontaktinformation. |
| Jonas skriver til økonomi vedr. ny kassemesterkladde. Den savnes, plus en god vejledning til at bruge den (Overkassemester-arrangement). |
Jonas |
Den er ikke eimplementeret. Pt. er der ikke udsigt til at det sker før, at det kan blive en del af implementering af FoodNet-projektet |
| Jonas skriver til indkøb, at vi vil lade dem vurdere, om det er en god ide med juletræer. Vi er ikke nogen fra distribution, der umiddelbart vil gå ind i det. |
Jonas |
Tjek! Intet svar. |
| Liv sender det tidligere arbejde vedr. central protokol-førelse til Jonas. Og Jonas spørger evalueringskorpset, om de vil hjælpe. |
Liv og Jonas |
Tjek! Intet svar. |
| Lone starter et dokument til rundsendelse, hvor distributionsgruppensmedlemmer kan tilføje tanker om/ ideer til den ansattes funktion. |
Lone |
Ønsker til en ansat Der er blevet udarbejdet to opslag til af bestyrelsen, som vil være en del af oplægget til Generalforsamlingen. Vi som distributionsgruppe vil gerne bakke op om og indstille til at der skal være en ansat og opfordrer til, at stillingen skal tage sig af de overordnede linjer, så opgaverne er så simple som mulig. |
| Nr. |
Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) |
Person (hvem har skrevet punktet på?) |
Type (er punktet et informationspunkt, diskussionspunkt, idéudviklingspunkt beslutningspunkt) |
Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) |
|
| 6. |
2. håndsrækning til CA Hvis ikke CA er repræsenteret i arbejdsgrupperne ved koordineringsmødet (23. marts), bør de få 2. håndsrækning, som er et medlem fra distributionsgruppen, som møder op til næste butiksmøde i CA og fortæller om kravene til afdelingen. Det har de så indtil næste distributionsmøde at løse. Hvis det ikke lykkes, skal distributionsgruppen derefter beslutte, om vi vil sætte CA på pause. Pause = ingen bestillinger/levering til CA, indtil de lever op til forpligtigelserne. Vi oplever fortsat intet fremmøde til distributionsgruppemøderne. Vi oplever at der ikke er modtagevagter og samtidig bestiller de ikke det krævede antal poser for at afdelingen er bæredygtig. Vi kontakter dem og stiller krav til at de skal stille med en repræsentant til næste distributionsgruppemøde, hvor de skal forklare hvad der sker i afdelingen og en handleplan for hvad der skal til, hvis de skal fortsætte som afdeling. |
Jonas |
beslutning |
5 min |
|
| 7. |
Håndrækningsprocedure Langt de fleste afdelinger lever ikke op til kravene. Kan vi tillade os at dele håndsrækninger ud til nogen (aktuelt CA) men ikke andre? Skal kravene ændres? Hvad kan fællesskabet kræve af afdelingerne? De helt basale krav som at stille modtagvagter mangler helt. Der skal være et gennemsnit på 20 posebestillinger om ugen på årsbasis. Vi skal have revideret håndsrækningsreglerne. Vi beslutter at tage det op til næste koordineringsmøde efter generalforsamlingen. Vi skal eksempelvis have skrevet beslutningsgangen og praksis for håndsrækning ind (er distributionsgruppen ansvarlige, kan vi have en ansat til at hjælpe med at holde øje med deltagelse til de centrale møder, modtagevagter etc.). Vi laver et udkast til en revision af kravene og praksis om håndsrækning. |
Jonas |
diskussion |
10 min |
|
| 8. |
Procedure vedr. beskeder fra Fælleslageret/ manglende varer i ugens pose og refusion ( se også pkt. 19 nedenfor) Alle har snakket med afdelingerne, hvordan vil I have besked om manglende varer på dagen eller meget forsinkede varer (facebook, mail, telefon, hjemmeside). Hvad svarer butiksgrupperne? Vi har to uger i træk manglet varer i posen. Det er primært i disse situationer, vi har behov for beskeder fra Fælleslageret. Vi har allerede diskuteret lidt på mail. Skal vi droppe refunderinger (Jf. Simons mail), og simpelthen sige, at det er risikoen ved at handle i KBHFF? Der er også foreslået andre alternativer, så som: et pengeskab på Fælleslageret med mønter; automatisk refundering til visa/dankort betalere; oprette en konto i medlemssytemet; refundering i løssalgsvarer, hvis der er nogen. Distributionsgruppen tager emnet op på næste møde. Har bestyrelsen input til forslag til komunikationen til medlemmerne ved manglende varer? Baggrund Pt. har jeg skrevet på vores facebookgruppe og til vores mailliste plus alle afdelingsmails. Det er uholdbart at fælleslagervagterne skal ringe til modtagevagterne, for det er et stort arbejde forud for eller på vagten at finde alle telefonnumrerne på modtagevagterne. Desuden er det ikke unormalt at den ikke bliver taget, og så skal man ind og finde et nyt nummer til f.eks. en pakkevagt. Jeg vil foreslå, at vi giver beskederne til chaufførerne, som alligvel skal kontakte modtagevagterne, når de er på vej (på den måde får modtagevagterne heller ikke beskeder fra flere forskellige). Mht. N, YN og NV så må Fælleslageret give besked. Ellers kan det også være en oplagt opgave for en ansat at sidde klar onsdag til at koordinere beskeder fra Fælleslageret til afdelinger. På den måde skal fælleslagervagten kun kende et telefonnummer, og vi er samtidigt helt sikre på at telefonen tages. (Jonas) Bestyrelsen har besluttet at der skal være en bagatelgrænse. Hvis manglerne er under 15 kr i værdi er det op til afdelingerne selv at beslutte, hvordan der kompenseres. Vi beslutter derfor, at hører det under bagatelgrænsen, er informationsproceduren følgende: fra fælleslageret skrives ud på facebook og lignende brede kanaler. Herefter går det fra fælleslager til chauffør til modtagevagt til kassevagter/løssalgsvagter/ til medlemmer. |
Jonas |
Ideudvikling/ Beslutning |
15 min |
|
| 9. |
De nye køreruter og det nye Fælleslager Hvordan gik rejsegildet? Hvad er status? Hvordan er det gået den første måned? + Akut situation med manglende chaufførkoordinator og helt konkret manglende chauffører i den kommende periode. Chaufførholdet: Carsten er på pause som chauffør-tjans og vi skal have fundet en fordeling af opgaverne og ansvar. Problemet er todelt: konkret onsdag d. 25. marts, hvor det ser ud til at vi skal have lejet en bil. Jonathan og Jonas vil se på det tirsdag. Det er en kæmpe opgave at koordinere at få bemandingen på plads. Vi skal have fundet en bedre struktur. Det bliver foreslået at have team-struktur på chaufførteamet. Dette kan bruges til også bedre at holde øje med hvem der er aktive og hvilke afdelinger de kommer fra. Der mangler også helt konkret en liste over hvem der er aktive chauffører. Det bliver foreslået at lave en opdateret og organiseret wiki-side til chaufførvagtbeskrivelser, aktive chauffører og vagtplan. Vagtplanen kan evt. hænge sammen med fælleslagerets vagtplan. Vi foreslår at nogle af fælleslagervagterne evt. kan træde til på onsdage, hvor der er manglende chauffører/medhjælpere, så de tager deres vagt som chauffør/medhjælper i stedet for fælleslagervagt. Det er vigtigt at hverken fælleslageret eller chaufførerne bliver afdelingsafhængige, da det ikke er alle afdelinger, der kan stille samtidig. Vi skal have fundet én til to,der har som deres faste tjans at være chaufføransvarlige. indtil det bliver fundet er det Jonas og Jonathan, der sikrer det og samtidig lukker mail-kontis, der har med chauffør at gøre, så disse mails omstilles til distributionsgruppens mail. Vi siger det videre på koordineringsmødet, at der er et generelt og stort problem med chauffører, som skal løses. |
Jonas |
Info/ erfaringsdeling |
10 min |
|
| 10. |
Avlermappe Jeg vil foreslå, at vi laver en 'avlermappe' til Fælleslageret med de vigtigste informationer om avlerne, så fælleslagervagterne hurtigt kan finde oplysningerne på avlerne, hvis de får brug for at kontakte dem på dagen. Jeg har allerede sendt ideen videre til kommunikationsgruppen. (Jonas) |
Jonas |
Info |
5 min |
|
| 11. |
Stofposer og introkontakt Sofie fra Vesterbro har meldt i sidste referat, at hun stopper i distributionsgruppen (læs nærmere i referatet). Stofposeansvaret mener jeg ikke er en særlig stor opgave, som vi på mailen derfor godt kan tage. Men opgaven som introkontaktperson er noget større og meget vigtig, så lad os finde en afløser for Sofie til denne tjans. Hvis ikke nogen melder sig, hvad gør vi så? (Jonas) (Sofie tager tjansen indtil der er fundet ny person, så skriv til mig hvis der er noget der skal formidles ud til introfolket) Punktet skydes? |
Jonas |
Info/ Diskussionspunkt |
5-20 min |
|
| 12. |
Feedback på kvalitet Opfølgning på beslutning fra sidst, om at spørge evalueringskorpset om hjælp. Der mangler svar fra evalueringskorpset, men det kan være at vi kan lave et google forms (spørgeskema), der kan forbedre muligheder for feedback på kvalitet. Vi skyder det indtil videre, men ved at det kan gøres bedre og vil arbejde på det løbende. |
Jonas |
Info |
2 min |
|
| 13. |
Virksomhedsmedlemsskaber Flere firmaer kontakter os, fordi de ønsker at kunne få adgang til vores grøntsager. Det er køkkener med socialt fokus og undervisning af børn, og det er cafeer med fokus på økologi. Jeg vil foreslå et udviklingsmøde til efteråret, hvor vi sætter emnet på dagsordenen. Under middagsdiskussionen sidst kom vi frem til, at vi ser muligheder i at firmaer, skoler, storkøkkener etc. kan bruge vores distributionsnetværk. Men det er nødvendigt at holde KBHFF og "Københavns fødevaredistribution" adskilt både i praksis og juridisk. Charles vil gerne være i en gruppe, som arbejder med dette, f.eks. ved at lave et udviklingsmøde til efteråret med mulighed for at træffe beslutning herom. Punktet skydes. |
Jonas |
Diskussion |
10-15 min |
|
| 14. |
Praktikant Carsten Hjort, vores praktikant-kontaktperson, har haft et møde med Rudeineh, som er levnedsmiddelingeniør, og som gerne vil i praktik i KBHFF. Hun taler arabisk og dansk. Det er oplagt, at hun arbejder med hygiejne-relaterede opgaver, hvis hun har lyst til det... Vi er blevet kontaktet af Frelsens Hær om vi kunne tage praktikanten ind og vi har sagt ja. Hun skal arbejde i praktik 25 timer om ugen. Der skal laves et egenkontrolprogram til fælleslageret, der kan tages af hende. |
Jonas |
info |
? min |
|
| 15. |
Deling af en tjans og strammere styring Det er i alles interesse, at alle bidrager med 3 timer om måneden. I afdelingerne må det være butiksgrupperne, som sidder med det overordnede ansvar for, at dette så vidt muligt opfyldes. NVs teamoversigt viser et godt eksempel på, hvordan der holdes styr på det, og det har NV haft god erfaring med, ligesom andre afdelinger har haft god erfaring med strammere styring, f.eks. Østerbro og Islands Brygge. Det giver mening i den forstand, at "hvis de andre ikke arbejder 3 timer, så gider jeg heller ikke". Af andre teamoversigter fremgår direkte, at medlemmer deler en tjans, så de kun er på vagt hver 8. (eller hver 12.) uge. Det synes jeg ikke, vi kan være bekendt over for dem, som tager en tjans hver 4. uge. Der er også afdelinger med 6 teams, så man kun er på vagt hver 6. uge, der er klart svære at ændre på, og jeg ved godt, at der er mange medlemmer i de afdelinger, og at alternativet ville være alt for mange medlemmer på et team. Så i første omgang synes jeg, vi skal italesætte problemet med deling af en tjans; det er unfair. - Det er vigtigt at introgrupperne understreger dette på intromøder; der er masser alternativer til KBHFF, hvis man ikke vil lægge 3 timer om måneden. De må også gerne fortælle, at langt de fleste medlemmer kun køber en pose, og så melder de sig passive. Og det er vigtigt at give besked frem for at bare blive væk, for det kræver, at nogen skal være bussemænd og satte en person passiv, som ikke har bedt om det. Det er der ingen, som har lyst til at være som frivillig. (Jonas) Punktet er blevet snakket om, men er blevet udskudt! |
Jonas |
Diskussion |
15 min |
|
| 16. |
Facebook-gruppen Vi bruger ikke vores facebookgruppe ret meget. Jeg tænker, om ikke vi skulle udvide den til en facebookgruppe for alle centrale arbejdsgruppemedlemmer af KBHFF til løse spørgsmål på tværs af arbejdsgrupperne. Det skal selvfølgeligt stadig helt op til det enkelte medlem, om han/hun vil følge posts i gruppen (så den er på ingen måde beslutningsdygtig). Jeg tror, det kan hjælpe med at skabe mere fællesskab omkring det centrale i KBHFF, og det tror jeg er vigtigt. Jeg tænker, den skal kunne bruges til mindre vigtige beskeder relateret til KBHFF. Jeg tænker ikke (fødevare)politiske posts, det er der så meget af på facebook i forvejen, nej, jeg tænker, beskeder som: om der er nogen som vil donere en hulmaskine eller en tekande til det nye fælleslager; eller spørgsmål om hvad proceduren er ift. praktikanter; eller spørgsmål til proceduren for virksomheder, som vil have fat i vores grøntsager; eller spørgsmål til at veje stemningen for en ny posetype; eller spørgmål til hvordan man booker lokale på KPH; eller spørgsmål til input til nyhedsmail; eller spørgsmål om der er nogen som vil med på uformelt avlerbesøg osv. Jeg foreslår, vi tager det videre til koordineringsmøde, hvis ikke der er nogen imod ideen. Vi vil åbne op for gruppen, så der er flere der modtager information derfra. Dette kan blandt andet bruges til information om manglende varer (jævnfør punkt. 8). |
Jonas |
Diskussion |
5 min |
|
| 17. |
Pallecontainere på gammel adresse fjernes ikke, hvad gør vi? Kiselgården har lovet at hente de fire pallecontainere på Kastanie Alle 16 gentagende gange, uden at de er blevet fjernet. Sidst vi skrev (for to uger siden), fik vi slet ikke svar. Vi skal være ude 1. april. Så hvad gør vi? Kan de overhovedet bruges, når de er grønne i bunden og har stået ude hele vinteren? Vi kan ikke regne med at de selv kommer og henter dem, så vi skal have en anden løsning. Forslag 1: Vi får dem fragtet fra Vanløse til KPH, hvor de kan bruges evt. i affaldssortering. Forslag 2: nogle af vores avlere kan købe dem for fragtens pris. Vi foreslår sidstnævnte og kontakter Svanholm. |
Jonas |
Beslutning |
2 min |
|
| 18. |
Tæpper til adskillelse af varer i bilerne Når en afdeling mangler varer, er de oftest endt i en anden afdeling på samme kørerute. Det er formentlig fordi, der ikke er god adskillelse af varerne i bilerne. Pt. bruges papkasser, som foldes ud, til at adskille varerne. Ved snak med chauffører aftalte vi at prøve med tæpper til bedre adskillelse. Pga. køreruterne vil tæpper ende i nogle af afdelingerne (sidste afdeling på fenmarksgade-ruten og nogle gange Vesterbro). Det er planen at returnere dem sammen med emballagen, når der er emballageafhentning. Tæpperne er bestilt. Nogle af dem kommer til at ende på Østerbro, men de kommer tilbage med emballagevarerne. Der er købt nok til at der kan strande nogen der uden vi løber tør. |
Jonas |
Info |
2 min |
|
| 19. |
Følgende synes jeg der er blevet taget hånd om /blevet behandlet i et fejlagtigt fora. For mig at se er det op til distributionsgruppen at fastsætte operationelle procedurer, hvorimod bestyrelsen bør begrænse sig til mere principielle beslutninger. Min hensigt er herved at tage spørgsmålet op for at afklare procedurerne og undgå gentagelse af fejlen. Problemstilling: -Bestyrelsen har vedtaget, at manglende varer op til 15 kr ikke refunderes, grundet besværlighed i kommunikation. Vi har hidtil haft en refunderingspolitik/procedure, hvor afdelingerne selv står for hvilken form for refusion der vælges, forudsat at ca. værdien af posens indhold ikke ændres. Hvad er bestyrelsens grundlag for at ændre på dette? - i "tilfældet " timian har kommunikationsomfanget været betydeligt større end nødvendig, idet der skulle refunderes. I andre fortilfælde er alt gået strygende blot med to sms-led koblet med distributionsrepræsentantens forpligtigtelse til at kontakte pakkehold og kassemester. Jeg tror vi skal passe på, der er trods alt knap 1000 betalende medlemmer i øjeblikket. Punktet er udskudt grundet manglende fremmøde. |
Marianne |
Diskussion/udvikling |
10 min |
|
| 20. |