| Hvornår: |
d. 27.04.2015 kl. 17.30 - 19.00 |
| Hvor: |
KPH Projects, Enghavevej 80C 3.sal, 2450 København SV |
| Kommer: |
Jonas (Amager), Søren (Vesterbro), Sofie V(måske), Annegrete (Ø), Morten (IB), KirstenBL (Ø), Liv (Amager), Charles (NV), Marianne (NV), [Carsten (N) med på en lytter] |
| Afbud: |
Lone (Syd),Jonathan (Frb), Niels-Simon udmeldt af gruppen., Lene (N) |
| Snacks: |
Alle medbringer en ret til fællesspisning |
| Ordstyrer: |
|
| Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien: |
| Gruppe/Afdeling |
Nyheder |
|---|---|
| Amager |
Vi er i gang med at stabilisere os selv efter et kaotiske lille års tid. Vi har efterhånden fundet en plads i huset, fået styr på vagtbeskrivelser, holder intro-møder og lignende. Vi har holdt påskefrokost, hvor vi også diskuterede punkter på dagsordenen forud for GF. Vi får besøg af fødevarekontrollen onsdag d. 29., så det er spændende. Desuden starter Fællesmøntgruppen deres udviklingsprojekt om timefællesskaber og timevaluta op d. 9. Juni. |
| Christiania |
|
| Frederiksberg |
Ikke til mødet. |
| Islands Brygge |
Vi har afholdt et præmøde til generalforsamling, som der desværre ikke var så mange der mødte op til. Vi fik dog stadig besat et par vigtige poster, blandt andet en ny repræsentant i økonomigruppen. |
| Nordvest |
Team-strukturen -herunder overvågning af vagtforpligtigelse- ser ud til at fungere fint. Fortsat svært at sikre deltagelse i centrale arbejdsgrupper; vi er p.t. hverken repræsenteret i arrangementsgruppen eller kommunikationsgruppen. NV holder åbent hele sommeren; YN inviteres til et samarbejde om fælles pakning/udlevering fra NV Karens Hus i sommerperioden. Fællesspisning hver den 3. onsdag i måneden; få deltagere men hyggeligt. NV butiksgruppen savner retningslinier for den fremtidige selvforvaltning i afdelingerne. Eksempelvis, om man fortsat må have egen bankkonto eller "cigarkasse" til brug ved lokalarrangementer. Der stilles forslag om at få lavet noget generelt information, der kan bruges til at kommunikere og brande de centrale arbejdsgrupper. Det kan vi tage med videre til koordineringsmøde. Butiksgruppen vil gerne have klare retningslinjer for afdelingsøkonomier. Skal de lukke egen konto/kasse ned og aflevere regnskab for 2014? Da der ikke er et udspecificeret afdelingsregnskab for nogen afdelinger, kan vi ikke på nuværende tidspunkt sige, hvordan dette kan gøres. Forhåbentlig kan vi på sigt få regnskab, der kan bruges i hver afdelinger, så alle afdelinger kan lave egne budgetter. |
| Nørrebro |
Lene er på ferie og suppleanten er desværre også forhindret. Håber I får et godt møde. Lidt nyt fra Korsgade: Vi er blevet kontaktet af Miljøpunkt Nørrebro som skal flytte til nye lokaler og spørger om vi kunne tænke os at flytte sammen! De har kig på forretningslokaler i Korsgade. Vi synes det lyder spændende, men skal selvfølgelig se om rammerne kan passe til os, så vi taler videre med Miljøpunkt. Der er kommet godt gang i fællesspisning som foregår hver torsdag hos den økologiske produktionsskole på Husumgade 44. De aftager 10 poser ugentligt og der er fint fremmøde. Alle er velkomne, se FB siden "Kbhff fællesspisning hos Økocaféen Nørrebro". Carsten supplerer: Der er fornyet energi i afdelingen og det går udemærket. Samarbejdet med Miljøpunktet er sat lidt på stand by igen. |
| Vanløse |
Ingen repræsentant fremmødt. Carsten kommer tilbage til maj, som repræsentant. |
| Vesterbro |
Der er et generationsskifte i gang i butiksgruppen. Om ca. 2 måneder burde der være en ny kærnegruppe, med friske mennesker og ny energi der driver biksen på Vesterbro. Søren supplerer: Mangler stadig en repræsentant i distributionsgruppen. Generelt har de svært ved at få besat de forskellige lokale og centrale arbejdsgrupper. Overvejer at starte filmaftener. Fælles dialog om det at hverve medlemmer til centrale arbejdsopgaver: Forslag om at team-links og butiksgrupper tager fat i potentielle repræsentanter, så de føler sig særligt udvalgt. Samtidig kan repræsentanter fra manglende vagter komme til intro-møder og "sælge" deres vagt. Forslag om at skrue ned for ekstra fælles aktiviteter såsom fællesspisninger og lignende, så de andre vagter kan blive tilfredsstillet. |
| Ydre Nørrebro |
Mangler repræsentant i distributionsgruppen. Vores indtryk er, at afdelingen ikke er særligt velfungerende og vi er usikre på, hvad der skal ske, så længe der ikke er kontakt med afdelingen. Der har været sendt en mail der har været første håndsrækning ud fra at der ikke bliver stillet repræsentanter i de centrale arbejdsgrupper. Svaret gav |
| Østerbro |
Hverdagen kører. Vi har fået oprettet et intro-team. Vores nye returemballageteam fungerer fint. Chaufførerne har været flittige i flere måneder. Arrangementgruppen fortsætter successen med månedlig fællesspisning og har arrangeret udflugt til Bellingehus. |
| Sydhavn |
Lone kommer desværre ikke, og vi har ikke nogen suppleant. Vi har et fremstød for KBH FF til det store lokale 1. maj møde, desuden har vi medlemsmøde 6. maj med sammenskudsgilde for at fejre vi nu har solgt øko frugt og grønt i Sydhavnen i 1. år. Vi har planlagt fire workshops: plante og frøbytte, tips og tricks for at få brugt hele posens grøntsager, fremstilling af stofbanner samt planlægning af avlerbesøg. |
| Opgave |
Hvem? |
Status |
|---|---|---|
| Skrive til Vanløse afdelingen, hvem der er repræsentant fra Vanløse, når Carsten ikke kan det næste stykke tid. Tilsvarende for Vesterbro + Ydre Nørrebro. |
Jonathan |
Afventer svar |
| Ringe til Svanholm og spørger om de vil have pallecontainere for fragtprisen. |
Lone |
Der ville de ikke |
| Give nummer til Svanholm til Lone |
Jonas |
Tjek |
| Skrive til Torsten om problem med at have mailadressen opdateret. |
Jonathan |
|
| Skrive til CA at de skal stille med repræsentant til næste distributionsmøde. |
Lene |
Tjek |
| Se på udkast til revidering af håndsrækningsprocedurer og -krav |
Morten |
Først til maj! |
| Lave en wiki-side til chaufførerne |
Kirsten og Jonas |
Har vi ikke nået. |
| Chauffør-team-ansvarlige indtil vi finder nogle nye. |
Jonas og Jonathan |
- |
| Alle giver tilbagemelding om sommerlukning Amager: lukket i industriferien + én uge før eller efter. Men vi vil gerne stille med repræsentanter til fælleslageret, hvis der kan være uddeling derfra. Islandsbrygge: Endnu usikkert. NV: Holder åbent hele ferien og inviterer YN til at være med hos dem. Vesterbro: ? Vanløse: ? Nørrebro: ? (Carsten gætter på at holde åbent hele ferien) Østerbro: Tilsvarende Amager. YN: ? Sydhavn: ? Frederiksberg: ? Når vi har svar fra alle kan vi overveje muligheden for at have uddeling fra fælleslageret og finde ud af hvad det kræver rent teknisk med medlemssystemet. |
Alle |
| Nr. |
Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) |
Person (hvem har skrevet punktet på?) |
Type (er punktet et informationspunkt, diskussionspunkt, idéudviklingspunkt beslutningspunkt) |
Tid (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) |
|
| Christiania Hanne har meldt tilbage, at de ønsker at lukke afdelingen. Jeg har lagt op til, at vi diskuterer hvordan og hvornår på mødet idag. Afdelingen har selv meldt at de ikke kan eksistere længere og er ærgerlige over, at det ikke kan lade sig gøre, men er forstående. Vi stiller forslag om at afdelingen er lukket pr. 7. maj, men vil kontakte afdelingen for at høre, hvad de selv tænker. Ved denne dato kan vi sikre at have inviteret CA medlemmer til intro-møder hos Amager og Islandsbrygge |
Jonathan |
Beslutning |
15 min |
||
| Chauffører Vi har været nød til at gøre en hel del vedr. chaufførkoordineringen. Vi vil gerne gennemgå et forslag til ny teamstruktur for chauffører. Medhjælpertjansen er ændret til en guide-tjans, samtidig vil vi gerne have at guiderne skal have chauffør-muligheder, så vi kan sikre at der altid er to med kørekort koblet til bilerne. Med team-strukturen ønsker vi at sikre chaufførerne kommer jævnligt, så hver chauffør kommer hver fjerde uge og vi samtidig kan lave en langtrækkende vagtplan. Spørgsmål ved tilfælde af medlemskaber, hvor det er to eller flere der deler medlemsskabet og de ønsker at køre sammen. Har de ved en kørsel så taget to gange 3 timers vagt på medlemsskabet eller taget én gang 3 timers vagt? Det er en fordel for chauffør-teamet at der er en fast rytme, hvor chaufførerne kommer jævnligt og kender rytmerne. Det kan ikke lade sig gøre hvis ét medlemsskab tager to vagter pr. gang de kører, for så kører de kun hver 12. uge. En løsning kan være to par, hvor parrene ønsker at køre sammen, bliver sat på det samme team, så de indbyrdes kan bytte og dermed komme til at køre sammen. På den måde kan de komme til at køre sammen hver 8. som par, hvilket svarer til at medlemsnummeret har taget to vagter hver 8. uge. Det giver en usikkerhed i tilfælde af at hele parret melder afbud, så en hel bil er ubesat. |
Jonas, Kirsten, Jonathan |
Info/ diskussion |
20 min |
||
| Nyt fra Letsgo I forbindelse med ovenstående har vi bedt om et møde med letsgo for at evaluere vores aftale. Mødet ligger lige før dette møde. Konkret ift. sommerferien, så er to biler bestilt til alle onsdage i sommerferien. Hvis ikke de afbestilles senest tre døgn inden reservationstidspunkt, koster det et gebyr på 30 % Der er desuden mulighed for at vi kun booker halve timer, hvilket gør, at vi ikke optager biler i tidsrum, vi ikke bruger bilen. Det kan bruges til at booke halve i stedet for hele timer, som buffer på onsdage. Med fødevarefællesskabet har vi særlige bookinger, der blot registrerer at det er en chauffør fra KBHFF, der kan åbne, hvorfor alle chaufførerne kan. Det betyder ved bookninger udenfor onsdage (ture til Fejø, ture til avlere etc.) skal foretages af en administrator. Notesystem, der kan registrere hvilke chauffører, der er aktive i LetsGo i system, så det kan matche vores chaurffør-oversigt. Stor ros fra LetsGo, som er glade for vores samarbejde. -En passant nævnes, at LetsGo har inviteret KBHFF til at deltage i generalforsamling i Københavns Delebiler den 21. maj kl.18:30. Beslutning og svar? Kontaktpersonen i KBHFF bør genmeddeles til LetsGo, der fortsat sender mails til Charles. Vi stiller ikke med repræsentanter til mødet. |
Jonas, Kirsten Charles |
Info |
5 min |
||
| Stofposer og introkontakt (fra sidst) Sofie fra Vesterbro har meldt i sidste referat, at hun stopper i distributionsgruppen (læs nærmere i referatet). Stofposeansvaret mener jeg ikke er en særlig stor opgave, som vi på mailen derfor godt kan tage. Men opgaven som introkontaktperson er noget større og meget vigtig, så lad os finde en afløser for Sofie til denne tjans. Hvis ikke nogen melder sig, hvad gør vi så? (Jonas) (Sofie tager tjansen indtil der er fundet ny person, så skriv til mig hvis der er noget der skal formidles ud til introfolket) Annegrete er stofposeansvarlig fra nu af. |
Jonas |
Info/ Diskussionspunkt |
5-20 min |
||
| Feedback på kvalitet (opfølgning fra sidste koordineringsmøde) Evalueringskorpset vil arbejde videre med det. De vil lave en google-formular. |
Jonas |
Info |
2 min |
||
| Virksomhedsmedlemsskaber (fra sidst) Flere firmaer kontakter os, fordi de ønsker at kunne få adgang til vores grøntsager. Det er køkkener med socialt fokus og undervisning af børn, og det er cafeer med fokus på økologi. Jeg vil foreslå et udviklingsmøde til efteråret, hvor vi sætter emnet på dagsordenen. Under middagsdiskussionen sidst kom vi frem til, at vi ser muligheder i at firmaer, skoler, storkøkkener etc. kan bruge vores distributionsnetværk. Men det er nødvendigt at holde KBHFF og "Københavns fødevaredistribution" adskilt både i praksis og juridisk. Charles vil gerne være i en gruppe, som arbejder med dette, f.eks. ved at lave et udviklingsmøde til efteråret med mulighed for at træffe beslutning herom. (Charles tilføjer: Vi bør starte med en kort analyse. Eksempelvis a) vedr. KBHFF- Kan forslaget rummes i vedtægterne( §2, pkt.6)? Og hvilken merværdi vil det tilføje KBHFF's samlede mission? b) vedr. målgruppen- kan denne præciseres og evt. prioriteres, f.eks. ved at tage skolerne først? Hvilke forventninger har målgruppen til samarbejdet med KBHFF- hvilket kan afdækkes ved stikprøveinterviews. Formålet må afstemmes mellem parterne og sucesskriteria aftales for at kunne lave monitorering. Og så må det vel indebære noget mere end blot, at sikre en pålidelig leveranse af økovarer?) |
Jonas Charles |
Diskussion |
10-15 min |
||
| Deling af en tjans og bedre forventningsafstemning med afdelingerne (fra sidst) Det er i alles interesse, at alle bidrager med 3 timer om måneden. I afdelingerne må det være butiksgrupperne, som sidder med det overordnede ansvar for, at dette så vidt muligt opfyldes. NVs teamoversigt viser et godt eksempel på, hvordan der holdes styr på det, og det har NV haft god erfaring med, ligesom andre afdelinger har haft god erfaring med strammere styring, f.eks. Østerbro og Islands Brygge. Det giver mening i den forstand, at "hvis de andre ikke arbejder 3 timer, så gider jeg heller ikke". Af andre teamoversigter fremgår direkte, at medlemmer deler en tjans, så de kun er på vagt hver 8. (eller hver 12.) uge. Det synes jeg ikke, vi kan være bekendt over for dem, som tager en tjans hver 4. uge. Der er også afdelinger med 6 teams, så man kun er på vagt hver 6. uge, der er klart svære at ændre på, og jeg ved godt, at der er mange medlemmer i de afdelinger, og at alternativet ville være alt for mange medlemmer på et team. Så i første omgang synes jeg, vi skal italesætte problemet med deling af en tjans; det er unfair. - Det er vigtigt at introgrupperne understreger dette på intromøder; der er masser alternativer til KBHFF, hvis man ikke vil lægge 3 timer om måneden. De må også gerne fortælle, at langt de fleste medlemmer kun køber en pose, og så melder de sig passive. Og det er vigtigt at give besked frem for at bare blive væk, for det kræver, at nogen skal være bussemænd og satte en person passiv, som ikke har bedt om det. Det er der ingen, som har lyst til at være som frivillig. (Jonas) Punktet er blevet snakket om på sidste møde, hvor det er blevet udskudt. Vi snakker om, at vi bestræber os på at finde en balance mellem hvor mange opgaver der er på en given onsdag og hvor mange vagter der er på en given onsdag. Er der for mange på et team kommer folk til at kede sig og føler sig derfor ikke motiveret og omvendt er der for få medlemmer på hvert team, bliver det for skrøbeligt og ikke sjovt at komme igennem en onsdag. Vi diskuterer hvorvidt det er et krav der skal overholdes at alle skal arbejde tre timer, hvis ikke der er arbejde til det eller om man skal overveje at sætte timeantallet ned. Vi vil indtil videre opfordre til at butiksgrupperne bestræber sig på at få mindst tre timers arbejde til alle medlemmer hver måned. |
Jonas |
Diskussion |
15 min |
||
| Følgende synes jeg der er blevet taget hånd om /blevet behandlet i et fejlagtigt fora. For mig at se er det op til distributionsgruppen at fastsætte operationelle procedurer, hvorimod bestyrelsen bør begrænse sig til mere principielle beslutninger. Min hensigt er herved at tage spørgsmålet op for at afklare procedurerne og undgå gentagelse af fejlen. Problemstilling: -Bestyrelsen har vedtaget, at manglende varer op til 15 kr ikke refunderes, grundet besværlighed i kommunikation. Vi har hidtil haft en refunderingspolitik/procedure, hvor afdelingerne selv står for hvilken form for refusion der vælges, forudsat at ca. værdien af posens indhold ikke ændres. Hvad er bestyrelsens grundlag for at ændre på dette? - i "tilfældet " timian har kommunikationsomfanget været betydeligt større end nødvendig, idet der skulle refunderes. I andre fortilfælde er alt gået strygende blot med to sms-led koblet med distributionsrepræsentantens forpligtigtelse til at kontakte pakkehold og kassemester. Jeg tror vi skal passe på, der er trods alt knap 1000 betalende medlemmer i øjeblikket. Vi taler om at vi var ærgerlige over bestyrelsens beslutning, der blev truffet udenom distributionsgruppen. Vi har dog talt om på sidste distributionsgruppemøde at vi har det fint med at afdelingerne selv er ansvarlige for hvordan de refunderer, derfor henvises til referatet fra sidste møde. |
Marianne |
Diskussion/udvikling |
10 min |
||
| Fødevarestyrelsen besøg på fælleslageret Info er sendt på mail: - der skal rottesikres. Der er ved at blive indhentet tilbud. - der skal udfyldes risikoanalyser. - der skal vaskes hænder uden for toilet (er skrevet er vagtbeskrivelsen) - følgesedler skal underskrives (er skrevet er vagtbeskrivelsen) Er taget på mail. |
Jonas |
info/diskussion |
5 min |
| Opgave |
Ansvarlig |
Til hvornår? |
|---|---|---|
| Skrive til økonomigruppen: Få afklaret retningslinjerne om hvorvidt afdelingernes butiksgrupper har ansvar for at få lukket afdelingsregnskaber for 2014 eller om økonomigruppen har klaret det. Få afklaret hvilke midler afdelingerne kan budgettere med? |
Jonas |
|
| Skrive til afdelinger der mangler at melde tilbage om sommerferielukning og høre om de er interesseret i at være med til fælles uddeling fra fælleslageret. |
Jonas |
|
| Kontakte bestyrelsen og opfordre til at næste koordineringsmøde d. 18. maj, da sidste mandag i måneden er en helligdag. |
Jonas |
|
| Link til fælleslagervagtens vagtbeskrivelse på vagtplanen |
Jonas |
|
| Lave udkast til nyhed om CA's lukning og sende til kommunikation. |
||
| Skrive til de centrale arbejdsgrupper om lukning af CA |
||
| Lukning af CA - koordinere med afdelingen |
Søren (og Jonas).Evt. Jonathan |
|
| Invitere CA-medlemmer til at blive medlemmer i Amager/Islandsbrygge |
Liv og Morten |
|
| Svare LetsGo at vi ikke deltager i GF |
Charles |